摘要:下文針對我國當前檔案數位化工作存在的問題,提出檔案數位化首席資訊官久儲存和利用的關鍵是儲存元資料的問題,並從元資料的管理對檔案數位化首席資訊官期儲存工作的意義展開論述,並在國內外檔案行業及相關專業領域的先進思路、工作標準的基礎上,提出檔案數位化首席資訊官期儲存的元資料框架。
關鍵詞:檔案數位化資料管理長期儲存
一、檔案數位化工作存在的問題
傳統檔案的數位化工作可以提高檔案利用效率、保護檔案原件安全,是檔案安全保障體系建設的一項基礎性工作。為此,檔案行業許多部門都投入大量的人力、物力進行傳統檔案的數位化工作,但如此浩大的工程卻存在不可忽視的普遍現象。
1.重掃瞄輕描述。當前檔案行業所開展的數位化工作大多集中在掃瞄工作上,而忽視了檔案數位化資訊的元資料描述。
可見,如果不做好檔案數位化資訊元資料的描述工作,今天掃瞄的檔案數位化資訊在不久的將來就無法考證它的真實、完整和有效性,更談不上永久儲存和利用。
2.重利用輕儲存。當前檔案部門所開展的檔案數位化工作,主目的是為了提高檔案的利用率,卻忽視了檔案數位化資訊的長期儲存問題,對如何真實、有效地管理和利用並長久儲存檔案數位化資訊等工作欠缺考慮。
然而,隨著計算機技術不斷發展,硬體和軟體將不斷公升級換代,唯有使檔案數位化資訊獨立於系統存在的元資料將與其永久儲存下來,要保持檔案數位化資訊始終能夠被理解和檢索,必須重視且有足夠的元資料,確保檔案數位化資訊的長期有效。
3.重操作輕標準。當前檔案部門開展的數位化工作只注重將傳統檔案通過掃瞄轉換成數位化資訊,忽略了必要的元資料管理,而現實工作中也缺乏適合實際需要的元資料管理規範,無法指導檔案數位化資訊元資料的描述、管理、儲存等工作。
二、檔案數位化首席資訊官期儲存策略選擇的標準
檔案數位化標準
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