２０１４年６月
總第３１８期文化教育
檔案數位化是檔案管理的未來趨勢
孫梅霞（瀋陽理工大學，遼寧
瀋陽１１０１６８）
摘要：隨著科學技術的不斷發展和深化，檔案工作發生了
翻天覆地的變化。目前，資訊的種類和形式在不斷發生著變化，傳統檔案管理模式已不能滿足資訊時代的需求和發展。因此，人們提出了檔案管理數位化建設的構想。本文通過了解檔
案數位化管理的內涵，對我館檔案數位化進行闡述。
關鍵詞：數位化；檔案管理；未來趨勢一、
檔案管理數位化概念
檔案數位化是隨著計算機技術、掃瞄技術、ｏｃｒ技術、數
字攝影（錄音、錄影）技術、資料庫技術、多**技術、儲存技術
的發展而產生的一種新型檔案資訊形態。它把各種載體的檔案
資源轉化為數位化的檔案資訊，以數位化的形式儲存，以網路化的形式互相連線，利用計算機系統進行管理，形成乙個有序
結構的檔案資訊庫，實現了資源共享。
要實現檔案管理的數位化，關鍵在於將紙質的檔案轉入電子文件，如將各種文字、圖表、聲像等通過掃瞄、錄入等方式存
儲到計算機資料庫中，實現檔案管理數位化。
二、加快檔案資訊資源開發。推進檔案數位化程序１．優化館藏結構。首先，從優化館藏結構著手，數字檔案館需要做好檔案的收集、整理、鑑定、保管等傳統基礎工作，構建豐富的館藏體系，為檔案資訊資源服務奠定良好的基礎。
其次，數字檔案館需要加大對檔案資訊資源開發工作的投入，加快檔案資訊資源的開發程序。通過對檔案資訊資源價值的深層挖掘，為社會公眾提供日益豐富的檔案資訊集成品。再次，加大數字檔案資訊資源建設力度。
數字檔案館要有大量可利用的檔案資訊資源，以便讀者在網路上查閱、參考，這就要確保電子檔案及時歸檔，採用通用標準和先進技術，為檔案資訊資源服務建立完整的數字資訊資源體系。
２．擴大檔案資訊資源的開放範圍。傳統檔案資訊資源開放範圍難以適應檔案資訊資源使用者日益增長的資訊需求。這就要求對現有的檔案開放範圍做出相應的調整，以滿足社會公眾對
檔案資訊的需求。堅持在控制中開放的原則，盡量擴大檔案開
放的範圍，擴大社會檔案資訊知情權。同時，還要切實做好檔案的保密工作，正確處理好開放與保密的關係，以保障社會檔案資訊資源正常、有效地開放。
３．構建特色館藏資料庫。結合館內檔案數位化實際情況，
在條件允許的情況下，著力構建特色館藏資料庫，如名人資訊
資料庫、畢業生查詢資料庫、全校教職工科研成果資料庫等，為檔案資訊資源使用者提供特色資訊服務。
三、制訂和修改相關規章制度，為館藏檔案數位化打下良
好基礎為了實現檔案資訊數位化，檔案館下發了《檔案管理暫行
辦法》，修訂了各項檔案管理辦法和制度，編寫了《檔案管理手冊》併發送到各學院及職能部門，使基層單位檔案工作有章可循、有法可依。為加快檔案資訊化建設，加速館藏檔案數位化步伐，檔案館從２００６年開始引進南大之星檔案管理軟體，建立檔
案管理系統基礎資料庫，從２０１０年９月開始，完成了從１９５３
年到２００７年的館藏１６０８卷檔案檔案目錄錄入及部分檔案全
文的上傳工作，完成了聲像檔案的數位化，初步實現了檔案管理的資訊化，使學校檔案工作提公升了乙個層次。
現階段我們著手對館藏檔案進行分類，重點擊擇有長遠利
用價值、考查率高、社會效益廣泛的先進行全文掃瞄的數位化
工作，此項工作分為三個階段完成。即：利用率較高部分、利用率較低部分、很少利用部分。
首先，對檔案管理人員進行合理分工，抽調業務骨幹對館藏檔案進行優選。其次，核對檔案目錄與內容，對破損的檔案進行技術修裱。再次，核對準確無誤後再進行掃瞄，全文錄入檔案管理系統資料庫，實行檔案管理數位化。
目前，已完成了從１９５３年到２００７年檔案錄入檔案級目錄
５６１５６萬條，聲像檔案２０１７條。完成了２００８年至２０１１年檔案
全文的上傳工作，對破損檔案組織人員進行修復工作。在２０１２年完成第一階段的掃瞄建庫工作，２０１３年完成第二階段的掃瞄建庫工作，計畫在２０１４年完成第三階段的掃瞄建庫工作。
對於數位化的掃瞄工作，我們學習和借鑑了兄弟院校的成功經驗，學校領導非常重視，配備了最新型號的掃瞄器和有關技術人員，對場地的準備和掃瞄加工進行了安全控制，對資料
文書檔案數位化管理
摘要 電子計算機技術和網路技術的發展，使現代社會的各項工作都逐漸步入了數位化自動化的科技時代，文書檔案管理工作也與時俱進，已經初步進入了數位化管理系統和模式，實現了檔案管理工作的新轉折，極大地提高了檔案管理工作的效率，但也存在著一些新問題。關鍵詞 文書檔案數位化管理 文書檔案管理工作主要是收集 整理...
檔案數位化標準
檔案整理數位化加工服務 檔案整理 分類 編號 裝訂 修復等 檔案掃瞄 檔案 資料 圖紙 證照等 文件著錄 檔案 檔案 資料 業務的著錄工作 質量控制與檔案保護 遵循規範 1 中華人民共和國行業標準da t 18 1999 檔案著錄規則 2 歸檔檔案整理規則 會計檔案管理辦法 3 檔案管理軟體功能要求...
檔案數位化知識
一 什麼是檔案數位化？檔案數位化是隨著計算機技術 掃瞄技術 ocr技術 數字攝影技術 錄音 錄影 多 技術 儲存技術的發展而產生的一種新型檔案資訊形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數位化的檔案資訊，以數位化的形式儲存，網路化的形式互相連線，利用計算機系統進行管理，形成乙個有序結構的檔案資訊庫，及時提...