1、數位化物件的確定原則
應當對所要進行數位化的物件按照一定的原則和利用方法進行確認，屬於歸檔範圍且應永久或長期儲存、符合國家有關規定的檔案可列入數位化加工的範圍。
2、基本環節
紙質檔案數位化的基本環節主要包括:檔案整理、目錄建庫、檔案掃瞄、影象處理、影象儲存、資料掛接、資料驗收、資料備份、成果管理等。
3、過程管理
加強紙質檔案數位化各環節的安全保密管理機制，同時建立起完整、規範的記錄。
4、檔案整理
在掃瞄之前，根據檔案管理情況，按下述步驟對檔案進行適當整理，並視需要作出標識，確保檔案數位化質量。
5、目錄資料準備
按照《浙江省省直單位檔案室電子目錄資料庫結構與交換格式》的要求，規範檔案目錄內容。包括確定檔案目錄的著錄項、字段型別和長度，並對錯誤或不規範的目錄資料進行修改。
6、拆除裝訂
在不去除裝訂物情況下，影響掃瞄工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。
7、區分掃瞄件和非掃瞄件
按要求把同一案卷中的掃瞄件和非掃瞄件區分開。掃瞄檔案區分的原則是：無關和重複的檔案，以及檔案形成過程中所產生的最後稿本外的其他各種稿本、參考資料、檔案處理單等要剔除。
8、頁面修整
破損嚴重、無法直接進行掃瞄的檔案，應先進行技術修復，摺皺不平影響掃瞄質量的原件應先進行相應處理(壓平或熨平等)後再進行掃瞄。
8、檔案整理登記
製作並填寫紙質檔案數位化加工過程交接登記表單。
9、裝訂
掃瞄工作完成後，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，案卷不掉頁、左邊和底邊整齊，做到安全、準確、無遺漏。
紙質檔案數位化技術規範
specification for digitization of based records 1 範圍 本標準規定了紙質檔案數位化的主要技術要求。本標準適用於採用各種裝置對紙質檔案的數位化加工處理及數位化成果的管理。2 規範性引用檔案 下列檔案中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期...
紙質檔案數位化規範DAT31 2019
分享 列印 放大字型 縮小字型 發布機構 萬源市檔案局發布日期 2018 04 16 紙質檔案數位化規範da t31 2017 前言本標準按照gb t 1.1 2009給出的規則起草。本標準替代da t 31 2005 紙質檔案數位化技術規範 本標準與da t 31 2005相比，主要技術變化如下 ...
檔案數位化標準
檔案整理數位化加工服務 檔案整理 分類 編號 裝訂 修復等 檔案掃瞄 檔案 資料 圖紙 證照等 文件著錄 檔案 檔案 資料 業務的著錄工作 質量控制與檔案保護 遵循規範 1 中華人民共和國行業標準da t 18 1999 檔案著錄規則 2 歸檔檔案整理規則 會計檔案管理辦法 3 檔案管理軟體功能要求...