（試行）
本規定對紙質檔案數位化的工作流程提出具體的技術要求，適用於檔案館（室）紙質檔案的數位化加工、驗收及資料管理。
本規定依據國家行業標準 da/t 31—2005《紙質檔案數位化技術規範》而制定。
1 紙質檔案數位化基本要求
1.1 加工範圍
檔案數位化加工的範圍為永久或長期儲存的、社會利用價值高的檔案。
1.2 基本環節
紙質檔案數位化的基本環節為：檔案整理、檔案掃瞄、影象處理、影象儲存、目錄建庫、資料掛接、資料驗收、資料備份、資料管理等。
1.3 過程管理
1.31 建立檔案數位化加工安全保密管理制度,確保檔案原件和數位化檔案資訊的安全。
1.32 建立檔案數位化的臺帳制度,在檔案數位化各環節均進行詳細登記，以備查考。
2 檔案整理
在檔案進行數位化掃瞄前，應對檔案進行整理，確保檔案數位化質量。
2.1 目錄審核
目錄審核是根據檔案的實際情況，按照《檔案著錄規則》（da/t 18）等要求，規範檔案目錄著錄內容，核實目錄的準確性。如有不規範或錯誤的檔案題名、責任者、檔號、起止頁號和頁數等，應對目錄進行修改，為建立目錄資料庫做準備；已建立目錄資料庫的，則依據檔案實體對目錄資料進行檢查核實和修改。
2.2 鑑定掃瞄件和非掃瞄件
制定掃瞄件和非掃瞄件的範圍，按要求把同一案卷中的掃瞄件和非掃瞄件區分開。原則上重份檔案、有正文的底稿或檔案經過鑑定後不列入掃瞄範圍的屬於非掃瞄件。
2.3 拆件和裝訂
以不損傷檔案原件為前提，盡量拆除檔案裝訂物，以免影響掃瞄質量。如拆除裝訂物可能會對檔案原件造成損傷的，應保持原裝訂。
掃瞄工作完成後，應進行檔案清點，做到準確、無遺漏；拆除過裝訂物的檔案應按原檔案卷內檔案的排列順序進行排列，恢復裝訂，或根據工作需要改變原裝訂方法。
2.4 頁面修整
對已確定掃瞄的檔案進行頁面情況檢查，頁面破損嚴重，無法直接進行掃瞄的，應先進行頁面修復；頁面摺皺不平，影響掃瞄質量的，應先壓平或熨平後再進行掃瞄。
2.5 檔案整理登記
製作檔案整理工作登記表，對檔案整理的過程一一進行登記，包括目錄審核修改情況，掃瞄件和非掃瞄件鑑定情況，頁面修整情況等，作為數位化其他工作環節的依據（登記**參見附表a）。
3 檔案掃瞄
3.1 掃瞄方式
3.1.1 根據檔案幅面的大小選擇相應規格的掃瞄器或專業掃瞄器進行掃瞄。
大幅面檔案可採用大幅面平板直接掃瞄，或採用縮微拍攝後膠片轉數位化。沒相應裝置的一般採用小幅面掃瞄後進行影象拼接的方式處理。
3.1.2 紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應採用平板掃瞄方式；紙張狀況好的檔案可採用高速掃瞄方式。
3.1.3 掃瞄方式的選擇以不損傷檔案原件為原則。
3.2 掃瞄色彩模式
3.2.1 掃瞄色彩模式有黑白二值、灰度、彩色等。
3.2.2 用黑白二值模式掃瞄，形成的影象檔案所占用的空間較小，適用於頁面為黑白兩色，字跡清晰，不帶插圖的檔案。
3.2.3 灰度模式適用於頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差，或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案。
3.2.4 彩色模式掃瞄形成的影象檔案所占用的空間較大，但能直接反映檔案的原貌，用途廣泛，並且可根據需要把彩色影象轉換成黑白二值或灰度。
頁面有紅頭、印章或有**、彩色插圖的檔案應採用彩色模式。
3.3 掃瞄解析度
3.3.1 掃瞄解析度引數大小的選擇，應以掃瞄後的影象清晰、完整，不影響影象的利用效果為準。
3.3.2 不論採用何種色彩模式，一般情況下，掃瞄解析度大於或等於100dpi即可。如果檔案文字偏小、密集、清晰度差等，可適當提高解析度。
3.3.3 需要進行ocr漢字識別的檔案，掃瞄解析度應大於或等於200dpi。
3.4 掃瞄登記
登記掃瞄檔案的頁數、色彩模式、解析度等，如需要進行ocr識別的檔案應註明。在登記的同時應注意核對每份檔案的實際掃瞄頁數與檔案整理登記單填寫掃瞄件的頁數是否一致，發現漏掃或錯掃時應及時補掃，並在登記表上註明原因和處理方法（登記**參見附表a）。
4. 影象處理
4.1 影象質量檢查
4.1.1 影象質量應達到以下要求：影象完整、清晰，無影響**美觀的黑邊和汙點，影象不偏斜或倒置，符合正常閱讀習慣。
4.1.2 檢查影象的偏斜度、清晰度以及完整性，發現不符合影象質量要求的應進行影象處理；因操作不當造成影象不完整或無法清晰識別時，應重新進行掃瞄。
4.1.3 掃瞄影象的排列順序與檔案原件一致，發現不一致時應進行調整；發現檔案漏掃時，應及時補掃並正確插入影象。
4.2 糾偏
對出現偏斜的影象應進行糾偏處理，以達到視覺上不感覺偏斜為準。對方向不正確的影象進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。
4.3 去汙
對影象頁面中出現的影響影象質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑邊等應進行去汙處理，在不影響文字可懂度的前提下展現檔案原貌。
4.4 影象拼接
對大幅面檔案採用分割槽小幅面掃瞄後，形成的多幅影象，應進行拼接處理，合成為乙個完整的影象，拼接後應與檔案原件核實，確保拼接無誤，保證數位化影象的整體性。
4.5 裁邊
為縮小影象檔案容量，節省儲存空間，掃瞄的影象應去除影象無內容、多餘的邊。
5 影象儲存
5.1 影象儲存格式
5.1.1 影象儲存格式一般應選擇tiff（g4）或jpeg格式。這兩種影象格式儲存檔案小，通用性強，不使用專門影象編輯和瀏覽軟體也能在windows系統平台上進行瀏覽和管理。
5.1.2 採用黑白二值模式掃瞄的影象檔案，應採用tiff（g4）格式儲存；採用灰度或彩色模式掃瞄的影象檔案，應採用jpfg格式儲存。
5.1.3 提供網路查詢的影象，可把原tiff或jpeg影象檔案轉換為ceb、pdf、海藍或其他格式。
5.2 影象檔案的命名
5.2.1 每乙份檔案應以該檔案相對應的唯一檔號來為掃瞄後的影象檔案命名。為了便於管理和資料掛接，影象檔案命名的檔號格式應與其目錄資料庫中的檔號格式相一致。
5.2.1.
1 傳統以捲為保管單位的文書檔案，檔號格式為：全宗號—目錄號—案卷號—檔案所在頁號（或檔案順序號）或全宗號—年度—保管期限**—類別（機構）**—歸檔號—檔案所在頁號（或檔案順序號）。
5.2.1.1.1 保管期限**為永久為1、長期為2、短期為3、30年為4、10年為5。
5.2.1.1.2 類別（機構）**由各單位根據實際情況進行編制，固定使用，沒進行分類的則以「0」替之。
5.2.1.2 立卷改革後以件為保管單位的檔案，根據檔案型別的不同其檔號格式有所區別。
5.2.1.2.1 文書檔案檔號格式為：全宗號—年度—保管期限**—機構（問題）**—件號。
5.2.1.2.2 會計檔案影象檔號格式為：全宗號—年度—類別—件號。
5.2.1.2.3 基建檔案檔號格式為：全宗號—年度—專案代號（**）—保管期限**—類別號**—件號。
5.2.1.2.3.1 類別號**：基建文字為1、基建圖紙為2。
5.2.1.2.3.2 專案代號（**）由各單位自行編制，固定使用。
5.2.1.
3 企事業檔案的影象檔案以檔號及件號來命名，具體格式為：全宗號—類號—案卷號—件號（或檔案所在頁號）。企事業檔案類號的編制應遵循國家檔案局制定的《工業企業檔案分類試行規則》，年度與類目號以及不同級類目號之間用「.
」分隔；
5.2.1.4 如有行業規定的檔號命名格式，則應按行業標準來命名其影象檔案。
5.2.2 檔號中的各號（**）固定位數，不足前補「0」。具體如下：
全宗號3位、目錄號3位、案卷號4位、檔案所在頁號4位、檔案順序號（件號）4位、年度4位、類別（機構）**2位、歸檔號4位、一級類目代號1位、二級以上類目代號2位。
檔號中空缺或沒有進行編制的號（**），如全宗號、類別（機構）**等，則以「0」替之。
5.2.3 多頁檔案應建立相應的資料夾，並按檔號加上頁碼順序對影象檔案命名。
5.2.3.1 以捲為保管單位的檔案，每卷建立乙個資料夾並以其檔號來命名。
5.2.3.2 以件為保管單位的檔案，每件建立乙個資料夾並以其檔號來命名。
6 目錄建庫
6.1 資料格式
選擇通用的資料格式（dbf、txt、mdb），能直接或間接地通過xml文件進行資料交換。
6.2 檔案著錄
按照《檔案著錄規則》（da/t 18）、《廣西檔案級檔案目錄資料採集方案》等要求進行著錄，建立規範檔案目錄資料庫。
6.3 目錄資料質量檢查
質量檢查可採用人工抽查或軟體自動校對等方式，核對著錄專案是否完整、著錄內容是否規範、準確。為了保證目錄資料與影象檔案能夠正確掛接，檢查時要重點檢查檔號是否準確、錄入的資料條目數與檔案的實際數量是否一致，發現資料錯錄、漏錄應及時進行修改、補錄。
7 資料掛接
7.1 彙總掛接
檔案數位化後形成的影象資料庫，經過質量檢查確認合格後，通過相應的軟體與檔案檔案目錄資料庫進行批量掛接。
7.2 檢查掛接
資料掛接後，以檔案檔案級目錄資料庫為依據，對掛接的影象檔案進行檢查，核對影象檔案的命名格式是否符合要求，發現錯誤及時作出修正。
7.3 掛接登記
對彙總掛接及檢查掛接的情況進行登記，對掛接錯誤的註明錯誤原因、處理辦法及修正結果（登記**參見附表b）。
8 資料驗收
8.1 資料抽查
8.1.1 以抽查的方式檢查已完成數位化轉換的所有資料，包括目錄資料庫、影象檔案及資料掛接的總體質量。
8.1.2 同一批驗收的檔案，抽查的比率不得低於15%。
8.2 驗收指標
8.2.1 目錄資料庫與影象檔案掛接錯誤，影象檔案不完整、不清晰、有錯誤等，為「不合格」。
8.2.2 同一批驗收的檔案，質量抽查合格率達到95%以上（含95%）時，可以驗收「通過」。
合格率=抽查合格的檔案數/抽查檔案總數×100%。
8.3 驗收審核
驗收「通過」的結論，必須經過分管領導審核、簽字後才有效。
8.4 驗收登記
對驗收過程進行詳細登記，以備查考（登記**參見附表b）。
9 資料備份
9.1 備份要求
9.1.1 在檔案數位化的過程中,要求把每天形成的影象檔案資料備份到計算機的硬碟上。
每星期形成的影象檔案資料，除備份在計算機硬碟外，並採用一次性寫入光碟燒錄一套資料儲存。
9.1.2 資料掛接並驗收合格後，應及時進行備份。採用多套備份方式，備份介質為一次性寫入光碟,至少備份3套，並注意異地儲存。
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