一、專案實施方案
（一）專案實施的依據
1、《中華人民共和國檔案法》
2、《機關檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》（國家檔案局第8號令）
3、國家檔案局《cad電子檔案光碟儲存、歸檔與檔案管理要求》gb/t17678.1—1999
4、《歸檔檔案整理規則》（da/t 22—2015）
5、《檔案著錄規則》(da/t18-1999)。
6、《紙製檔案數位化技術規範》（dat-31-2017）
7、《電子檔案歸檔與管理規範》gb/t18894—2002
（二）專案實施前準備
1、人員準備
（1）甲方人員
職務：現場交接管理人員
職責：①負責與乙方的檔案提卷和還卷等交接工作，協同甲方人員作好交接清單記錄並簽字。②負責監督乙方規範化加工。
③隨時把握乙方加工進度並進行協調。④及時關注並抽查乙方加工質量。⑤代表甲方與乙方進行及時的溝通及問題協調，確保專案順利完工。
（2）乙方人員
2.1 管理人員：主要為熟悉現場加工管理，熟悉數位化整體作業流程，具有較強組織能力和現場管理及溝通能力的乙方負責人。
2.2 工程技術人員：主要為熟悉計算機軟、硬體技術，了解檔案資料庫標準和系統開發。了解檔案管理等相關專業知識的乙方技術支援工程師。
2.3 資料採集作業員：主要為了解檔案資料庫資料標準和計算機軟體應用等相關知識的乙方數位化製作工作人員
2、專案裝置設施準備
（1）主要加工裝置及其技術引數
（2）數位化加工管理軟體要求
數位化加工過程中使用的數位化加工管理軟體，是檔案數位化加工的主要應用工具，也是確保檔案數位化加工工作效率和成果質量的關鍵技術。檔案數位化加工軟體必須具有掃瞄、影象處理、著錄、校對、質檢、自動掛接、查詢檢索、資料轉換、資料上傳、資料統計、列印傳輸等功能，能夠滿足檔案數位化加工全流程各業務環節的需要，以及對加工資料進行質量檢查和驗收的需要。
（3）其他輔助加工裝置
除上述主要加工裝置外，在檔案數位化加工現場，還需要配備以下輔助裝置：辦公桌椅、檔案儲存櫃、儲物櫃、裝訂機、電熨斗、切紙機、抽濕機、碎紙機以及紙張、檔案捲皮、檔案盒、裝訂線、膠水等消耗材料。具體參照招標檔案要求或合同約定配置。
3、場地部署準備
（1）各單位應配備專用的數位化加工場地，並進行合理布局，形成檔案存放、數位化前處理、檔案著錄、檔案掃瞄、影象處理、質量檢查等工作區域。一般設在檔案部門獨立、可封閉的建築內。
（2）數位化加工場地應符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射、防有害生物、防汙染等安全管理要求。場地內應配備可覆蓋全部場地的報警、防火等應急設施裝置。
（3）數位化加工場地應配備滿足安全管理需要的**監控裝置，確保檔案暫存處、數位化加工工位、伺服器、資料匯出端及門窗等無監控死角；**監控資料自產生之日起儲存不少於6個月，涉密檔案數位化加工監控錄影要儲存到專案完工資料移交1個月後；檔案部門應定期對**監控資料進行回放檢查，在刪除**監控資料之前，要留存**回放安全檢查記錄。
（4）數位化加工場地應配備符合國家標準並滿足工作需要的檔案裝具，用於分別存放待數位化處理和已數位化處理的檔案。
（5）各單位和數位化服務機構應合理規劃、配備和管理檔案數位化設施裝置，確保設施裝置安全、先進，能夠滿足數位化工作的需要。
（6）數位化加工場地須封斷所有檔案數位化加工裝置的無線網路功能以及非必要的各終端介面，各單位和數位化服務機構應定期進行相關檢測。如有必要，應由縣檔案局構建數位化加工專用區域網和**監控專用網。
（三）專案加工方案
檔案數位化是指用計算機技術將模擬訊號轉換為數碼訊號的處理過程。紙質檔案數位化就是採用專業的掃瞄器、高拍儀和數位相機等數碼裝置對紙質檔案進行數位化加工，將其轉化為儲存在磁帶、磁碟、光碟等載體上並能被計算機識別的數字影象或數字文字的處理過程。
紙質檔案數位化的基本原則是使檔案資訊資源能準確、方便、快捷地提供利用，使可以公開的檔案資訊資源得到共享，以滿足社會或行業對檔案利用的需求。檔案數位化加工主要流程包括：提卷-拆卷-檔案著錄-掃瞄-影象處理-ocr-校對-版式還原-轉雙層pdf-終驗-掛接。
1、入庫提卷、拆卷
（1）從檔案室移交檔案，嚴格執行原始檔案的交接手續，使用雙方專案負責人確認的檔案交接清單（完成清點登記）。
（2）檔案整理：編寫頁碼、核對紙質檔案頁碼、對可拆釘的檔案做拆釘處理以適應掃瞄的要求、對需要修復的檔案進行歸併整理（如果發現破損嚴重，無法直接進行掃瞄的檔案，應先進行技術修復、摺皺不平影響掃瞄質量的原件應先進行相應處理後再進行掃瞄，發現破損嚴重的檔案須立即報知專案相關負責人）製作卷內目錄，掃瞄檔案抽取。
（3）按照掃瞄處理量明確交接週期和檔案交接量（雙方專案負責人簽字，以保在施工過程中檔案不損失、不丟失。）
（4）裝訂案卷應保證裝訂牢固，案卷整齊，卷內材料不鬆動，脫落，保持與原案卷一致。
圖二：2、標引著錄按要求將檔案所需資訊錄入到軟體資料庫裡，標引著錄按照國家檔案局有關標準結合使用者檔案著錄的具體要求進行。
（1）錄入方式採用手工錄入的方式
（2）校對方式校對以軟體校對和列印輸出、對比校對相結合，錯誤率在萬分之二以下。案卷目錄和卷內目錄按照檔案的原始資料錄入。卷案目錄和卷內目錄的樣式經使用者同意可做相應調整。
對檔案目錄資料修改和補充的資料，須填寫更改資料、更改資料放入原案卷內，卷內目錄及其他不全的需補充完整。
3、檔案掃瞄
（1）掃瞄方式：根據檔案幅面的大小選擇相應規格的掃瞄器或專業掃瞄器進行掃瞄。大幅面檔案可採用加長式掃瞄或者影象拼接處理方式處理，同一頁面有兩個以上檔案，需分別掃瞄。
（2）掃瞄色彩模式：採用彩色模式進行掃瞄，主要採用平板掃瞄方式。
（3）掃瞄解析度：不低於300dpi，對材料中有多色、紅頭、印章、插有****、清晰度較差等無法辨識清晰的頁面，要提高解析度，要求掃瞄後的影象清晰，不失真、完整、不影響利用效果。
（4）影象檔案的大小：黑掃瞄影象應與原紙質檔案保持一致。掃瞄時做到不缺頁、不重頁、單頁影象內容完整。
（5）如遇字間距和行間距過密、原件本身是影印件等字跡不清楚的情況，可適當增加掃瞄的解析度，但要保證影象清晰的同時，又不影響遠端查詢和瀏覽的速度。
（6）清晰度：掃瞄影象字跡清晰、顏色恰當，不宜過淺或過深，並且不得出現字跡筆畫殘缺或字跡筆畫疊合而影響閱讀的情況，即使原檔案存在鏽斑變質、顏色過淺或深淺不一致，也保證掃瞄影象可讀，掃瞄留下的墨跡寬度不得超過0.5厘公尺，並且指印和黑線不能覆蓋或影響正文內容。
（7）根據檔案實體情況，在檔案電子檔案中相對應目錄設定「複製件」、「原件不清」標誌。目錄以原有檔案目錄為準，在實際處理過程中著有未歸類的新目錄。可根據情況修改目錄，增加或調整標準目錄，對檔案原目錄資料修改或補充的資料，需填寫更改資料，更改資料放入原案卷內，能實現一條目錄對應多個影象和乙個影象對應多條目錄的編目。
（8）影象內容：
8.1實時在螢幕上監控掃瞄全過程，遇有漏掃、重張，影象黑邊、偏斜、折角、不清晰等情況，則進行重掃或補掃。
8.2檢查掃瞄件是否合乎要求，掃瞄影象必須與原圖頁面一一對應，不得出現顛倒、缺頁、重頁或錯頁情況，不能有遺漏、重複，掃錯的現象
8.3掃瞄的頁面內容居中顯示，不可出現明顯偏左或偏右的現象，正文內容、頁首、頁尾、反面印章、附件、手寫注釋等資訊完整；影象內容與書本面完全對應，不得出現書頁內容殘缺或將旁邊頁面資訊掃入本頁的現象。（對影象黑邊、偏斜、折角、不清晰等情況進行處理，以達到使用者需求）
8.4紙張較差檔案掃瞄方案：由於進行數位化的檔案會有部分為歷史檔案，紙張質量比較差，對於這部分紙張質量較差的歷史檔案掃瞄，我們本著以下原則：
8.4.1保證檔案安全。
紙張較差的檔案多為破損檔案，對於破損檔案更應該在生產流程中加以特殊對待，不能造成二次破壞。保證檔案的安全是第一要務。因此，在處理紙張較差的檔案時，不允許使用蘸水防滑等有破壞檔案可能性的操作方法。
8.4.2保證掃瞄質量。
歷史檔案之所以進行檔案數位化，其中最主要的目的之一就是搶救這部分歷史檔案，今後在應用這部分檔案時，盡量避免人為翻閱歷史檔案而給檔案造成二次傷害，而應使用電子系統，使用掃瞄件。這樣檔案掃瞄的質量要盡可能的清晰、乾淨，盡可能的恢復歷史原貌，這對掃瞄質量的要求很高。
檔案數位化加工方案
三 數位化加工部分 1 6.1.需求分析與總結 1 6.2.參考的國家標準及技術規範 2 6.3.數位化加工實施細則 3 6.9.1.本項的掃瞄加工流程 3 6.9.2.生產流程有以下幾個主要的步驟組成 4 6.9.3.檔案整理 5 6.9.4.著錄標引 6 6.9.5.紙件掃瞄 7 6.9.6.影...
檔案數位化標準
檔案整理數位化加工服務 檔案整理 分類 編號 裝訂 修復等 檔案掃瞄 檔案 資料 圖紙 證照等 文件著錄 檔案 檔案 資料 業務的著錄工作 質量控制與檔案保護 遵循規範 1 中華人民共和國行業標準da t 18 1999 檔案著錄規則 2 歸檔檔案整理規則 會計檔案管理辦法 3 檔案管理軟體功能要求...
檔案數位化知識
一 什麼是檔案數位化？檔案數位化是隨著計算機技術 掃瞄技術 ocr技術 數字攝影技術 錄音 錄影 多 技術 儲存技術的發展而產生的一種新型檔案資訊形態，它把各種載體的檔案資源轉化為數位化的檔案資訊，以數位化的形式儲存，網路化的形式互相連線，利用計算機系統進行管理，形成乙個有序結構的檔案資訊庫，及時提...