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發布機構：萬源市檔案局發布日期：2018-04-16
紙質檔案數位化規範da/t31—2017
前言本標準按照gb/t 1.1-2009給出的規則起草。 本標準替代da/t 31-2005《紙質檔案數位化技術規範》。
本標準與da/t 31-2005相比，主要技術變化如下：
——標題進行了修改；
——增強組織與管理部分的內容，完善數位化工作中管理相關要求；
——增強數位化前處理部分的內容，包括對實體檔案保護和檔案規範化管理方面的要求；
——增加數位化過程中元資料採集的要求；
——修改了檔案掃瞄部分引數要求；
——修改了影象處理部分內容，更加強調保持檔案原貌的要求；
——細化了數位化成果驗收的內容；
——刪除原標準資料備份和數位化成果管理相關內容。 本標準由國家檔案局提出並歸口。
本標準起草單位：國家檔案局檔案科學技術研究所、國家檔案局資訊管理中心、國家檔案局技術部。
本標準主要起草人：王良城、馬淑桂、郝晨輝、程春雨、杜琳琳、蔡偉、宋湧、王大眾、田軍、曹燕、李華峰。 本標準所代替標準的歷次版本發布情況為： ——da/t 31—2005。
引言da/t 31-2005的發布實施，從技術標準方面對紙質檔案數位化工作提出了要求，很好的促進了紙質檔案數位化工作向科學化、規範化的方向發展，在檔案資訊化工作中發揮了重要作用。
由於紙質檔案數位化工作所依賴的資訊科技發展迅速，經過10年的時間，數位化裝置、儲存、網路等技術條件都發生了較大變化，同時，紙質檔案數位化工作管理方法和管理理念等都在不斷更新、發展。因此，及時對本標準進行修訂，適時調整相關要求，從檔案行業層面科學規範紙質檔案數位化工作，具有重要的現實意義。
標準本次修訂更加注重我國紙質檔案數位化工作自身的特點，結合目前資訊科技發展的水平，提出適用於檔案行業的紙質檔案數位化工作的規範性要求。
紙質檔案數位化規範
1 範圍
本標準規定了紙質檔案數位化技術和管理要求。 本標準適用於採用掃瞄裝置對紙質檔案的數位化加工過程的管理。
2 規範性引用檔案
下列檔案對於本檔案的應用是必不可少的。凡是注日期的引用檔案，僅註日期的版本適用於本檔案。凡是不注日期的引用檔案，其最新版本（包括所有的修改單）適用於本檔案。
gb/t 20530-2006 文獻檔案資料數位化工作導則 da/t 1 檔案工作基本術語 da/t 18 檔案著錄規則
iso/tr 13028 資訊與文獻檔案數位化實施指南（information and documentation — implementation guidelines for digitization of records）
3 術語和定義
gb/t 20530-2006、da/t 1、da/t 18界定的以及下列術語和定義適用於本檔案。
3.1數位化 digitization
利用計算機技術將模擬訊號轉換為數碼訊號的處理過程。
3.2數字影象digital image
表示實物影象的整數陣列。乙個二維或更高維的取樣並量化的函式，由相同維數的連續影象產生。
3.3紙質檔案數位化digitization of *****-based records
採用掃瞄器等裝置對紙質檔案進行數位化加工，使其轉化為儲存在磁帶、磁碟、光碟等載體上的數字影象，並按照紙質檔案的內在聯絡，建立起目錄資料與數字影象關聯關係的處理過程。
3.4解析度resolution
單位長度內影象包含的點數或畫素數，一般用每英吋點數(dpi)表示。
4 總則
4.1 各單位應根據檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數位化資金情況等因素統籌規劃、科學開展紙質檔案數位化工作。紙質檔案數位化工作的開展應遵循iso/tr 13028和gb/t 20530提出的要求和建議。
4.2 紙質檔案數位化的基本環節主要包括：數位化前處理、目錄資料庫建立、檔案掃瞄、影象處理、資料掛接、數位化成果驗收與移交等。
4.3 應採取有效的管理和技術手段，確保紙質檔案數位化成果質量。紙質檔案數位化應遵循檔案管理的客觀規律，真實反映檔案內容，最大程度地展現檔案原貌。
4.4 紙質檔案數位化過程中，應儲存數位化專案資訊、技術環境、數位化各類技術引數等方面的元資料。元資料元素的確定應符合iso/tr 13028提出的要求。
4.5 應加強紙質檔案數位化各環節的安全管理，確保檔案實體和檔案資訊的安全。
4.6 加工涉密檔案時，應按照涉密檔案相關保密要求開展工作。
5．組織與管理
5.1 機構及人員
5.1.1 應建立紙質檔案數位化工作組織，對數位化工作進行統籌規劃、組織實施、協調管理、安全保障、技術保障、監督檢查、成果驗收等，確保數位化工作的順利開展。
5.1.2 應配備具有相應能力的工作人員，包括熟悉檔案業務並具有較高的調查研究水平和良好的組織領導能力的管理人員，熟悉相關標準規範並能夠為紙質檔案數位化工作各環節提供技術支援的技術人員，掌握一定數位化基礎知識並熟悉本職工作的操作人員等。
應通過科學規範的管理制度，對工作人員進行規範化管理。為強化數位化工作的安全性，應加強對外聘工作人員的審核。
5.2 基礎設施
5.2.1 應配備專用加工場地，並進行合理布局，形成檔案存放、數位化前處理、檔案著錄、檔案掃瞄、影象處理、質量檢查等工作區域。
5.2.2 加工場地的選擇及溫濕度等環境的控制不應不利於檔案實體的保護。場地內應配備可覆蓋全部場地的防火、防水、防有害生物、防盜報警、**監控等安全管理的設施裝置。
5.2.3 應合理規劃、配備和管理紙質檔案數位化設施裝置，確保設施裝置安全、先進，能夠滿足數位化工作的需要。
5.3 工作方案
5.3.1 應在充分調研的基礎上，制定科學合理的工作方案，確保紙質檔案數位化工作達到預期目標。
5.3.2 紙質檔案數位化工作方案應包括數位化物件、工作目標、工作內容、成本核算、數位化技術方法和主要技術指標、驗收依據、人員安排、責任分工、進度安排、安全管理措施等內容。
數位化物件的確定應綜合考慮檔案的珍貴程度、開放程度、利用率、亟待搶救程度、數位化資金情況等因素。
5.3.3 宜對紙質檔案數位化工作方案進行專家論證，確保其科學、規範、合理。
5.3.4 紙質檔案數位化工作方案應經審批後嚴格執行。工作方案審批結果應與數位化工作過程中形成的其他檔案一併儲存。
5.4 管理制度
5.4.1 應制定科學化、規範化的管理制度，並在工作過程中嚴格執行，以有效保障檔案安全和紙質檔案數位化成果質量。
5.4.2 紙質檔案數位化管理制度應包含崗位管理、人員管理、場地管理、裝置管理、資料管理、檔案實體管理等方面的制度。
崗位管理制度主要規定數位化工作各崗位的工作目標和職責，形成明確的崗位業務流程規範、考核標準、獎懲辦法等；人員管理制度主要對人員的安全責任、日常行為、外聘人員資訊審核及管理、非工作人員來訪登記等進行規範；場地管理制度主要對人員出入和工作場地內基礎設施、環境、網路、監控設施、現場物品、證件等的管理進行規範；裝置管理制度主要對數位化工作各環節涉及的全部裝置的管理進行規範；資料管理制度主要對數位化各環節所產生的資料的管理進行規範；檔案實體管理制度主要對檔案實體在數位化過程中的交接、管理、存放等工作進行規範。
5.5 工作流程控制
5.5.1 應依據相關的法律法規和各類技術標準，制定相關的工作流程和各環節操作規範等，對紙質檔案數位化全過程進行有效的控制，確保數位化成果質量。
紙質檔案數位化流程示例參見附錄a。
5.5.2 應加強對紙質檔案數位化工作的全流程安全管理。
5.5.3 應建立完善的問題反饋機制，對紙質檔案數位化工作過程中後端環節發現前端環節中產生的問題進行及時反饋和修正。
5.6 工作檔案管理
5.6.1 應根據情況制定符合實際要求的紙質檔案數位化工作檔案，以此加強對數位化工作的管理。
主要包括紙質檔案數位化工作方案、紙質檔案數位化審批書、紙質檔案數位化流程單、資料驗收單、專案驗收報告、紙質檔案數位化成果移交清單等，採取外包方式實施時，還應包括專案招標檔案、投標檔案、中標通知書、專案合同、保密協議等。部分工作單示例參見附錄b。
5.6.2 應加強對紙質檔案數位化工作檔案的管理，明確數位化工作過程中形成的工作檔案的整理、歸檔、移交等管理要求。
5.7 檔案數位化外包
5.7.1 紙質檔案數位化工作如需外包，檔案部門應從企業性質、股東組成、安全保密、企業規模、註冊資金情況等方面嚴格審查數位化加工企業的相關資質；按照gb/t 20530-2006第5章的要求評估數位化加工企業的技術能力；從規章制度的建立健全程度等方面考查加工企業的管理能力。
5.7.2 在專案實施過程中，應依據《檔案數位化外包安全管理規範》（檔辦發[2014]7號），從檔案部門、數位化服務機構、數位化場所、數位化加工裝置、檔案實體、數位化成果移交接收與裝置處理等層面執行嚴格的安全管理要求。
5.7.3 檔案部門應指派專門人員參與紙質檔案數位化外包業務的監督、指導，完成質量監控、進度監控、投資監控、安全監控和協調溝通等方面的工作。
6 檔案出庫
6.1 檔案保管部門應按照紙質檔案數位化工作方案確定的數位化物件開展檔案調取、清點、登記等前期準備工作，並提交檔案出庫申請，經相關責任人批准後，嚴格按照檔案庫房管理規定為數位化物件辦理出庫相關手續，並與數位化部門共同清點無誤後，對檔案進行交接出庫。
6.2 紙質檔案數位化過程中，應設定距離數位化加工場所較近的保管庫用以臨時存放紙質檔案，並對紙質檔案的領取與歸還進行嚴格管理，認真做好檢查、清點、登記等工作，確保紙質檔案的安全。
7 數位化前處理
7.1 確定掃瞄頁
原則上應將確定為數位化物件的紙質檔案全部掃瞄，不宜進行挑掃。如有不需要掃瞄的頁面應加以標註。
7.2 編制頁號
7.2.1 應對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。
7.2.2 重新編制頁號時，應在統一位置書寫頁號，且不壓蓋檔案內容。
7.2.3 書寫頁號所使用的筆、墨等不應破壞檔案原件
或對檔案長期儲存造成影響。
7.2.4 應將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。
紙質檔案數位化技術規範
specification for digitization of based records 1 範圍 本標準規定了紙質檔案數位化的主要技術要求。本標準適用於採用各種裝置對紙質檔案的數位化加工處理及數位化成果的管理。2 規範性引用檔案 下列檔案中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期...
紙質檔案數位化基本要求
1 數位化物件的確定原則 應當對所要進行數位化的物件按照一定的原則和利用方法進行確認，屬於歸檔範圍且應永久或長期儲存 符合國家有關規定的檔案可列入數位化加工的範圍。2 基本環節 紙質檔案數位化的基本環節主要包括 檔案整理 目錄建庫 檔案掃瞄 影象處理 影象儲存 資料掛接 資料驗收 資料備份 成果管理...
檔案數位化標準
檔案整理數位化加工服務 檔案整理 分類 編號 裝訂 修復等 檔案掃瞄 檔案 資料 圖紙 證照等 文件著錄 檔案 檔案 資料 業務的著錄工作 質量控制與檔案保護 遵循規範 1 中華人民共和國行業標準da t 18 1999 檔案著錄規則 2 歸檔檔案整理規則 會計檔案管理辦法 3 檔案管理軟體功能要求...