檔案與資料管理辦法
（試行）
廣州市南瑞電力建設****
二○○○年十月一日
廣州市南瑞電力建設****
guangzhou nanrui power construction ltd
檔案與資料管理辦法
1 範圍
本辦法對質量體系檔案和資料的收發、更改、保管作出了具體的規定，目的是能方便、準確、及時地修改、完美質量體系檔案，防止因疏忽而錯用失效或作廢檔案。
本辦法選用於質量體系檔案和資料的管理。
2 引用檔案
qb/gdtc-qsp5-1999檔案和資料控制程式
qb/gdtc-qsfd9-1-1999工程專案技術管理制度
qb/gdtc-qsp16-1999質量記錄控制程式
qb/gdtc-qspa5-1999質量體系檔案編寫導則
注：以下被引用檔案的代號為簡寫。
3 職責
本辦法由企管全質辦歸口管理。
3．1 第
一、二層質量體系檔案及各要素歸口管理部門編寫的管理性檔案由企管全質辦負責編號、發放。
3．2 質量體系外部檔案中以技術標準、規範、規程為主體的外來檔案由工程管理科負責管理。
3．3 工程（專案）技術檔案由工程管理科負責管理。
3．4 各生產單位編寫的管理性檔案由各編寫單位負責管理。
3．5 工程（專案）質量措施檔案、質量記錄由質量安全監督科負責管理。
4 辦法
4．1 各部門（生產單位）應設定兼職檔案資料管理員，負責質量體系檔案的收、發、更改、保管等管理工作。沒有設檔案資料員的科室其質量體系檔案由企管全質辦統一管理。
4．2 企管全質辦應建立公司檔案和資料的控制台賬，並填寫「質量體系檔案及其修改狀態清單」，以便能隨時識別檔案的現行修訂狀態。
4．3 各部門的檔案資料員應將本部門的質量體系檔案記錄到「質量體系檔案及其修改狀態清單」中，建立本部門的檔案和資料台賬，及時撤消作廢、無效檔案，防止誤用。
4．4 外來檔案由工程管理科建立全公司現行技術標準、規範目錄。外來檔案需納入質量體系時，應由工程管理科批准。納入質量體系的外來檔案應作出受控標識，並由檔案資料員建立本單位的外來檔案目錄清單。
4．5 受控檔案發放應由檔案資料員填寫「質量體系檔案和資料收發登記表」，經部門負責人或技術主主管批准後，按發放範圍發放檔案。
4．6 檔案發放時按順序進行編號，檔案領用人應「質量體系檔案和資料發放登記表」中簽名領取已蓋受控章和領用編號的檔案。
4．7 質量體系檔案丟失及檔案破損嚴重影響使用時，不得隨意影印，應填寫「檔案領用申請表」，經本部門領導及檔案管理部門負責人批准，領取新檔案。原檔案作廢處理。
4．8 質量體系檔案需修改時，由申請修改部門人填寫「檔案更改申請通知單」，經部門領導及檔案管理部門負責人批准，由檔案歸口管理部門發出。
4．9 需擴大檔案使用範圍，增補檔案時，嚴禁自行複製，應由檔案資料員填寫「檔案領用申請表」，通用性檔案經本部門負責及企管全質辦批准後由企管全質辦統一印製蓋受控章，登記發放；專用性檔案由本部門負責人批准後由檔案資料員統一印製蓋發放章，登記發放。
4．10 檔案資料員應按檔案更改表中規定更改方法進行更改檔案。
4．11 檔案資料管理員實施更改後應蓋上「修正」章標識清楚，在檔案修改狀態列中應填寫實施時間、更改序號及更改表編號，並及時將檔案返還檔案持有者。
4．12 檔案資料員應根據收到更改表的先後順序按年度編號進行儲存，以能方便、快捷地查詢。
4．13 作廢檔案由資料員據發放登記進行**並記錄。需銷毀的檔案應經部門負責人批准，檔案資料員在監銷人陪同下進行銷毀。要保留的作廢檔案應蓋「作廢」章並隔離放置。
4．14 有些時效性很強的檔案，一旦檔案規定的任務完成規定的有效期已過，該檔案自動中止或作廢，不進行**和標識。如季度培訓計畫、審核計畫等。
4．15 工程專案技術檔案的管理按qsfd9-1999執行。
4．16 質量記錄的管理按qsp16-1999執行。
5 質量記錄
5．1 p5-r001（b0）質量體系檔案及其修改狀態清單
5．2 p5-r002（b0）質量體系檔案和資料發放登記表
5．3 p5-r003（b0）檔案更改申請通知單
5．4 p5-r004（b0）檔案領用申請表
附加說明：
本規定由企管全質辦歸口、並負責解釋。
檔案管理辦法
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