第一條為了合理、有效地收集、整理公司各項經營管理過程中所形成的檔案，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，並有效地儲存及利用檔案資料，使之服務於公司各項經營活動，特制定本制度。
第二條公司檔案，是指公司從事開發、經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有儲存利用價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的材料。
第三條本制度適用於金洋房產、金鷹安裝、金山資訊、金洋物業公司。
第四條公司設立、變更的申請、審批以及公司資質等方面的檔案資料。
第五條重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議演示文稿、會議記錄等。
第六條上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計畫等檔案材料。
第七條公司對外的正式發文、與有關單位來往的文書。
第八條本公司的各種工作計畫、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及演示文稿。
第九條公司與有關單位簽訂的合同、協議書等檔案資料。
第一十條公司所有專案開發建設過程中形成的各類文件、影像資料。
第一十一條本公司幹部任免的檔案材料以及關於職工獎勵、處分的檔案材料。
第一十二條公司職工勞動、工資、福利方面的檔案資料。
第一十三條公司的大事記及反映公司重要活動的剪報、**、錄音、錄影等。
第一十四條公司其他具有利用和儲存價值的檔案資料。
第一十五條
第一十六條檔案資料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理辦公室審查後歸檔。
第一十七條凡本公司印發出的公文(含定稿和兩份列印的正件與附件、批覆請示、**檔案含被**的原件)一律由總經理辦公室統一收集管理。
第一十八條一項工作由幾個部門參與辦理的，在工作中形成的檔案資料，由主辦部門或人員收集，交總經理辦公室備案。
第一十九條會議檔案由會議主辦部門負責收集。
第二十條公文承辦部門或承辦人員應保證經辦檔案的系統完整(公文上的各種附件一律不准抽存)，結案後及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的檔案材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
第二十一條各部門專職文書的職責：
1.了解本部門的工作業務，掌握本部門檔案材料的歸檔範圍，收集管理本部門的檔案材料。
2.認真執行平時歸檔制度，對本部門承辦的檔案材料及時收集歸卷，定期將歸檔檔案材料交公司檔案管理員，辦好交接簽收手續。
3.承辦人員借用檔案材料時，應積極地提供利用，做好服務工作，並辦理臨時借用檔案材料登記手續。
第二十二條檔案質量總的要求是：遵循檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同的價值，便於保管和利用。
第二十三條歸檔的檔案材料種數、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。
第二十四條在歸檔的檔案材料中，應將每份檔案的正件與附件、印件與定稿、 請示與批覆、**檔案與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。
第二十五條不同年度的檔案一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議檔案放在會議開幕年。
第二十六條檔案檔案材料應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案材料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；其它檔案材料依其形成規律或特點，應保持檔案之間的密切聯絡並進行系統的排列。
第二十七條歸檔**、音像帶需附說明，其中**、錄影說明內容包括事由、 時間、地點、人物、攝影者等；錄音說明內容包括錄製日期、講話人姓名、職務、主要內容、講話時間等。重要的聲像檔案盡可能採用儲存空間小、穩定性好，利於長久儲存的電子檔案形式。
第二十八條歸檔的電子檔案內容應準確、完整，檔名稱應與內容一致。文字、**類的電子檔案要求有對應書面檔案存檔。
第二十九條案卷封面，應逐項按規定用電腦列印，字跡要工整、清晰。
第三十條歸檔檔案整理以件為單位。一般每份檔案為一件，檔案正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與影印件為一件，**文與被**文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件，來問與復文為一件，每一專案招投標各資料為一件。
第三十一條歸檔檔案整理時，需如檔案用紙幅面尺寸大於國標標準a4型時，需進行摺疊。
第三十二條歸檔檔案裝訂時，正本在前，定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，影印件在後；；**文在前，被**文在後；來問與復文作為一件時，復文在前，來問在後；招投標資料根據招投標流程進行先後整理。
第三十三條歸檔檔案裝訂時，一般採用不易生鏽、霉變的材料進行裝訂，裝訂時檔案右、下兩側邊緣對齊，採取左側或左上角裝訂。
第三十四條特種檔案管理時，以單位載體為一件，如光碟一張為一件。
第三十五條按照有關規定做好檔案資料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
第三十六條按照歸檔範圍、要求，將檔案材料按時歸檔。
第三十七條檔案管理人員應當遵紀守法、忠於職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
第三十八條公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者都要填寫《檔案呼叫審批單》，報主管人員批准後，方可借閱，其中非受控文件的借閱要由部門經理簽字批准，受控文件的借閱要由總經理簽字批准。
第三十九條檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。
第四十條必須嚴格保密，不准洩露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。
第四十一條不准拆卷及任意抽、換卷內檔案或剪貼塗改其字句等；不得任意摘抄或複製案卷內容，如確有需要，必須經領導批准才能摘抄或複製。
第四十二條必須愛護檔案，保持整潔，不准在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
第四十三條不准轉借，必須專人專用。
第四十四條用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
第四十五條檔案檔案的移交
1、 經辦人員在資料產生後一周內移交所在部門，經辦人不得私自保留檔案原件；檔案形成部門定期將形成的檔案移交總經理辦公室檔案管理員。加密級的檔案資料，由經辦人及時移交總經理辦公室檔案管理員存檔。員工離職前，所有資料需移交所在部門。
2、 經辦人員移交的檔案資料應清晰、完整，符合歸檔要求，特種載體檔案應附相應的文字說明。其中**、錄影帶檔案光碟、軟盤檔案包括編制日期、編制部門、密級等；獎盃、牌匾檔案應寫明背景情況。
3、 新專案前期形成的檔案資料由公司總經理辦公室負責收集、整理、歸檔，在新專案組織架構搭建並運作後二個月內，移交專案所屬城市公司檔案管理部門管理。
4、 檔案辦理移交時，移交人列明案卷移交清單兩份，交接雙方清點核對移交目錄，由雙方經辦人簽字，乙份由檔案接收部門留存。
第四十六條檔案檔案的保管
1、 檔案室是儲存檔案的專用庫房，庫房物品未經許可，不得挪作他用。
2、 檔案室係機要重地，未經同意，嚴禁入內。庫房內嚴禁煙火。
3、 檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散）；不亂（不使檔案互相混亂）；不丟（檔案不丟失不洩密）、不壞（不使檔案遭到損壞）。做好檔案的防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵等保護工作，保證檔案材料的完整和安全。
檔案如有破損應及時修補和複製。
4、 特種檔案保管應區別於一般的紙質文書檔案，採用專用儲存介質。電子檔案應備雙份分別存放，一套封存，一套提供利用。實物檔案應有專門的陳列器具，不同的實物材料可採用不同的排列與存放方法。
第四十七條檔案的鑑定：
1、從檔案的內容、**、時間、可靠程度、名稱等方面鑑別檔案的價值。
2、確定各類檔案的中管期限表。其中財務檔案見財務檔案儲存期限表。
3、公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。介於兩種保管期限的，保管期限從長。
第四十八條檔案的銷毀：
1、對已失效的檔案，認真鑑定，編制銷毀清冊，該清冊永久儲存；
2、辦理銷毀手續，經董事長批准，方能銷毀；
3、銷毀時要有二人以上監銷，在清冊上簽字。
4、公司應採取嚴密管理措施，防止檔案失密和洩密。
附表：《歸檔檔案目錄》
《檔案移交表》
《檔案呼叫審批表》
《檔案銷毀申請單》
《歸檔檔案臺帳》
歸檔檔案目錄
江蘇金洋房地開發****
檔案移交表
注：本表一式二份，乙份由移交部門存檔，乙份由檔案接收部門存檔。
江蘇金洋房地產開發****
檔案呼叫審批表
江蘇金洋房地開發****
檔案銷毀申請單
申請日期
江蘇金洋房地開發****
歸檔檔案台賬
檔案管理辦法
中國銀河 股份 檔案管理辦法 第一章總則 第一條為加強中國銀河 股份 以下簡稱 公司 檔案管理，根據 檔案法 法 公司治理準則 試行 會計檔案管理辦法 以及公司有關規章制度，制定本辦法。第二條公司檔案是指總部及各分支機構在經營管理中形成的 具有查考價值的各種類別和載體的檔案材料的總稱，包括檔案資料 ...
檔案管理辦法
第一條為規範公司檔案 檔案管理，依據 中華人民共和國檔案法 結合公司實際情況，特制定本辦法。第二條檔案管理工作的基本原則是 集中管理與分散管理相結合，公司文書檔案歸口辦公室管理，專業圖紙 協議書 合同 報告 憑證 傳真件等資料檔案歸口各業務部門保管歸檔。第三條歸檔檔案 資料報括 1.公司章程 股東大...
檔案管理辦法
一 總則 1.為加強和規範公司的檔案管理工作，提高檔案的實用性和有效性，充分發揮檔案的支撐作用，提公升公司管理水平，為公司發展服務，特制定本制度 2.公司檔案，是指公司在經營 管理和其他各項活動中形成的有儲存價值的各種文字 圖表 聲像等不同形式的歷史記錄 3.公文承辦部門和承辦人員，要保證經辦檔案的...