檔案管理辦法

檔案管理制度

一、歸檔範圍

主要為工程檔案資料:

工程檔案是指各類報批檔案、各類合同、設計資料及圖紙、設計變更與工程洽商資料、監理檔案、施工日誌、會議紀要、審計結論及各種驗收證件、檢測報告、材料裝置的合格證及說明書、施工圖、財產移交手續及其他需要存檔的檔案等。

二、檔案保密制度

1. 檔案工作人員必須樹立高度的保密觀念，遵守各項保密制度。

2. 凡涉及不宜公開的檔案，應作秘密保管並嚴格控制查閱範圍，本專案人員需要查閱者，須經本公司主管領導批准。

三、檔案工作人員崗位職責

1. 熱愛檔案事業，忠於職守，遵紀守法，勤奮學習，具備檔案專業知識。

2. 負責本專案建設工程中形成的資料和裝置資料的收集、整理、立卷、歸檔工作,積極提供利用，為各項工作服務。

3. 按規定向當地檔案館移交應進館的檔案。

4. 辦理領導交辦的其他檔案業務工作。

四、檔案管理制度

1. 非檔案管理人員不得擅自查閱檔案櫃裡的案卷，確因工作需要，須經本專案領導批准同意後方可查閱。

2. 檔案櫃內的檔案要進行系統排列存放，不准堆放與檔案無關的東西, 做到完整安全，存放有序，查詢方便

3. 做好檔案櫃內「六防」（防盜、防火、防塵、防陽光、防潮、防鼠蟲蛀）工作，平時要勤檢查、勤打掃、保持檔案櫃衛生整潔、安全。

4. 對檔案櫃所存檔案要進行經常檢查，發現問題及時採取有效措施。

五、檔案安全制度

1. 嚴格執行定期檢查和進出檔案清點制度，檔案櫃實行專人負責，鑰匙應妥善保管，如有丟失應及時匯報並採取措施，非管理人員不得隨意翻閱檔案櫃裡的檔案。

2. 每次長假前應對檔案進行全面檢查，檔案櫃加貼封條，切實消除安全隱患。

六、檔案資料查閱利用制度

1. 本單位人員借閱檔案、資料須登記，未履行登記手續的，檔案管理人員不予提供檔案、資料。檔案資料的借出時間，不得超過半個月，確需繼續借閱，必須辦理續借手續。

對於關鍵性和常用部分的檔案應使用影印件，盡量不用原件，一般由使用人影印。

2. 檔案、資料的原件一般不外借給其他單位人員，特殊情況需要外借時，須經分管領導批准，辦理外借手續並限期歸還。借出的檔案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毀壞和遺失，按期歸還，如有損壞、遺失，由借用人負責。

外單位人員需要影印檔案櫃裡資料時,須經主管領導同意後方可進行。

3. 檔案櫃裡有檔案、資料需交給其他單位時應填交接單方可交付。

4. 查閱檔案時，嚴禁吸菸，嚴禁在檔案材料上劃線、打勾、作記號、折角等，嚴禁塗改和拆撕檔案，違者且造成檔案損毀的，依法追究當事人行政、法律責任。

七、檔案的收集

1. 檔案管理人員收到公司內部人員或相關單位人員給予的資料應及時登記。

2. 應妥善儲存各類檔案和資料，如發現用途不明的資料應交總工程師審閱確定用途。