中國銀河**股份****檔案管理辦法
第一章總則
第一條為加強中國銀河**股份****（以下簡稱「公司」）檔案管理，根據《檔案法》、《**法》、《**公司治理準則（試行）》、《會計檔案管理辦法》以及公司有關規章制度，制定本辦法。
第二條公司檔案是指總部及各分支機構在經營管理中形成的、具有查考價值的各種類別和載體的檔案材料的總稱，包括檔案資料、會議材料、協議文字、業務檔案、會計檔案、技術裝置檔案、基建裝修檔案，以及各種載體和記錄方式的聲像資料和實物檔案等。
公司檔案是公司各項工作的真實記錄和原始憑證，是考查公司工作、研究公司歷史的重要依據。
第三條公司檔案管理原則：統一管理，分級保管，確保公司檔案的完整和安全，為公司經營管理和業務發展服務。
第四條總裁辦公室是公司檔案工作的管理部門，對公司各部門和各分支機構檔案管理工作負有管理和指導職責。
總裁辦公室設檔案室，並配備政治上可靠、熟悉公司業務、具有一定檔案管理知識和工作經驗的人員負責檔案管理。主要職責：
（一）根據國家有關法律法規，建立健全公司檔案管理工作制度；
（二）對公司總部各部門和各分支機構檔案管理工作進行指導和督促檢查；
（三）負責組織公司總部各部門開展檔案資料的年度歸檔、移交和整理編目工作；
（四）負責公司檔案室檔案的日常保管和借閱工作，積極開展檔案的編研和提供利用。
第五條各分支機構應根據本辦法，結合本單位實際，制定相應的檔案管理實施細則，並指定專人管理本單位檔案。
第二章收集歸檔工作
第六條歸檔範圍
凡是反映公司各項工作、活動、具有查考價值的檔案材料均屬歸檔範圍。包括以下檔案資料：
（一）上級單位印發我公司的各種檔案。
（二）有關行業協會、交易所、**登記結算公司等印發我公司的檔案。
（三）其它單位印發我公司用於聯絡、協商工作或需要執行的檔案。
（四）公司印發（含與其他單位聯合制發）的各種檔案和其他有查考利用價值的重要資料及其電子版。
（五）各部門向公司領導請示彙報工作或部門之間溝通協商使用的簽報。
（六）各分支機構報送的重要請示、報告等檔案。
（七）公司董事會會議、監事會會議、年度工作會議、總裁辦公會議、專題工作會議、專業委員會會議、公司黨委會議等形成的會議材料、會議紀要等。
（八）公司各種合同、協議文字。
（九）公司各種裝置技術檔案以及與公司辦公樓或營業場所相關的基建裝修檔案。
（十）公司用印和介紹信審批存根或審批單。
（十一）公司會計檔案，包括會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算材料。具體包括：
1．會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，彙總憑證，其他會計憑證；
2．會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬薄，其他會計賬薄；
3．財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附註及文字說明，其他財務報告；
4．其他類：銀行存款餘額調節表，銀行對賬單，其他應當儲存的會計核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
（十二）公司各項業務檔案，包括客戶開戶資料、委託記錄、交易記錄和與內部管理、業務經營有關的各項資料。
（十三）公司重要活動形成的**、錄音、錄影等聲像檔案資料及其文字說明材料。
（十四）其他具有儲存、查考價值的公司各種資料。
第七條不歸檔檔案材料範圍
（一）重份的檔案材料。
（二）無查考利用價值的一般事務性、臨時性檔案材料。
（三）公司內部相互抄送的檔案材料。
（四）非隸屬關係單位抄送的不需要辦理的檔案材料。
第八條對不歸檔檔案材料的處理辦法
（一）對經鑑定不需要歸檔的檔案材料要進行銷毀。銷毀前由總裁辦公室登記造冊，並經公司分管領導批准。銷毀中要採取安全措施，防止遺失和洩密。
銷毀秘密級以上檔案要按保密規定執行。銷毀一般檔案材料，只登記檔案號，並注「銷毀」字樣。
（二）有些不歸檔檔案材料，但在一定時期內仍有一定的參考利用價值可由檔案部門作為「暫存卷」進行保管。「暫存卷」失去參考價值時，按不歸檔檔案材料銷毀。
第九條歸檔收集要求
（一）凡歸檔檔案均留存原件，各種簽批、書寫文字均應使用耐久性材料書寫；
（二）公司印發的各種檔案，要同時儲存檔案正本和發文底稿，有附件和相關依據性資料的，要收集齊全；
（三）簽報檔案，如有相關部門會簽意見及其他依據性材料的，要收集齊全；
（四）外來檔案，要將公司領導的批示意見以及承辦部門的處理過程和結果一併存檔；
（五）請示與批復檔案要完整，採用**批覆或口頭批覆的，承辦人員應在檔案處理單上說明，並由承辦部門負責人簽字；
（六）**檔案，要將底片和文字說明一併歸檔，由攝影者或承辦單位負責編寫文字說明；
（七）磁性載體檔案，須經演示或檢測證明無病毒、無劃傷，檔案具有完整性、可讀性且運轉正常，由檔案形成部門負責編寫包括檔案執行系統環境等在內的歸檔說明；
（八）其它有利於公司檔案完整、安全儲存的要求。
第十條歸檔時間要求
（一）平時歸檔。是指各部門負責做好檔案資料的日常收集歸檔工作，確保檔案資料的完整有序，為年度歸檔移交工作打好基礎。
（二）年度歸檔。是指年度結束後，總部各部門按照檔案管理部門的統一要求和安排，做好年度歸檔移交整理等工作。
第十一條年度歸檔的組織
公司總部年度歸檔工作由總裁辦公室負責組織實施。
在總裁辦公室的統一安排下，各部門根據本辦法的有關規定，將儲存在本部門的上一年度應歸檔檔案資料進行收集歸檔，並按要求向公司檔案室移交。移交時，要根據移交目錄認真清點、核對並履行移交手續。
公司各部門有義務確保本部門應歸檔檔案資料的完整、有序。
第十二條檔案整理
移交至公司檔案室的歸檔檔案資料由總裁辦公室組織人員進行分類編目整理。
（一）整理原則
遵循檔案的形成規律，保持檔案之間的有機聯絡，區分不同價值，便於保管和利用。
（二）整理要求
1．對歸檔檔案應進行分類排序、編寫頁碼、加蓋歸檔章，並裝盒上架；
2．有破損的檔案應予以修整；
3．字跡模糊或宜褪變的檔案應複製，並將複製件附於原件後一併歸檔；
4．整理歸檔檔案所使用的書寫材料、紙張、裝具、裝訂材料等應符合檔案保護要求；
5．各種不同載體的檔案，應採用相應的存放工具進行存放；
6．將檔案資料檢索標識錄入計算機，實現計算機檢索。
（三）整理方法
歸檔檔案資料的整理大致分以下幾個環節：裝訂、分類、排列、編號、裝盒、資料錄入和編目。
1．裝訂
公司檔案以件為歸檔整理單位，按件進行裝訂。一般情況下，1份檔案為1件，報表、名冊、圖冊等1冊（本）為1件，來文與復文為1件。
裝訂時，正本在前，定稿在後；復文在前，來文在後。裝訂要結實、整齊、美觀，不掉頁、不壓字、不損壞檔案、不妨礙閱讀。
2．分類
公司檔案按「年度—部門—檔案類別」**分類標準進行分類。
第一級分類標準：年度。即將檔案按形成年度分開。當檔案形成年度與檔案內容針對年度不一致時，可按照以下原則對歸檔年度進行確定：
（1）以檔案內容所針對的年度為準；
（2）請示與批復檔案不在乙個年度的，放在批復檔案年度；
（3）跨年度的計畫（規劃）放在針對年度的第1年；跨年度的總結放在針對年度的最後1年；
（4）跨年度的會議檔案放在會議開幕年度；
（5）臨時性機構形成的檔案，放入機構撤銷的年度。
第二級分類標準：部門。即將檔案按照組織機構分開。如資產管理部形成的檔案資料為一類，人力資源部形成的檔案資料為一類。
第**分類標準：歸檔檔案類別。即按照外來檔案、公司發文、部門發文、簽報、會議資料、演示文稿、協議文字等將歸檔檔案資料分開。
3．排列
將歸檔檔案資料在分類方案的最低一級類目（檔案類別）內，按時間、重要程度等進行排列。排列中應本著先總體後部分、先綜合後具體、先檔案後資料的原則，成套檔案（如會議檔案、統計報表、演示文稿、刊物等）應排列在一起。
4．編號
通過在歸檔檔案資料首頁上端空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容對公司檔案進行編號。公司歸檔章設定全宗號、年度、部門**、保管期限、室編流水號、檔案頁數等七項內容（見附件一）。
（1）填寫部門**，即公司檔案室為各部門編制的**（參見附件二）；
（2）確定保管期限，即按照檔案的內容和價值，將檔案劃分為永久、長期、短期不同的保管時限。其中，永久為儲存50年以上，長期為儲存16年至50年，短期為儲存15年以下（含15年）（具體劃分標準參見附件三）。對於不易判定保管期限的檔案材料，應按照宜長不宜短的原則進行劃分。
有關業務檔案的保管期限，根據中國證監會及有關業務主管部門的規定執行。
（3）填寫室編流水號，由檔案類別**（參見附件四）和在該類檔案內的排列順序號組成，中間用「-」隔開。例如：某部門某年歸檔的公司發文中排序為18的歸檔檔案，其室編流水號為：
02-0018。
**檔案和實物檔案要在上述方案的基礎上，分別在室編流水號之後加上大寫英文本母「z」和「s」，並用小括號隔開。
5．裝盒
將歸檔檔案材料按件號順序裝入檔案盒，並填寫備考表和盒上有關檢索標識專案。
件號，是每份檔案唯一的識別號。其編制方法為：年度-部門**-室編流水號，例如：2002-01-02-0018，表示2023年度公司總裁辦公室印發的公司檔案，其排列流水號為18。
一般情況下，每個檔案盒中只裝同一部門同一種型別的檔案，特殊情況下（如同一部門檔案數量特別少等），為了節省空間可以考慮將同一部門的不同種類檔案合併裝盒，並在備考表中註明。
備考表（見附件五）包括盒內檔案情況說明、整理人、檢查人和日期等項，根據盒內檔案的實際情況填寫，置於盒內檔案之後。
（1）盒內檔案情況說明：是對盒內檔案缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況進行說明；
（2）整理人：即負責整理歸檔檔案的人員姓名；
（3）檢查人：即負責檢查歸檔整理質量人員的姓名；
（4）日期：即歸檔檔案整理完畢的日期。
檔案盒採用無酸紙製作，由檔案行政管理部門監製。檔案盒長、寬分別為305mm和220mm，盒脊厚度可以根據需要設定為25mm、50mm等。根據擺放方式的不同，在盒脊或底邊設定全宗號、年度、保管期限、機構、起止室編流水號、盒號等專案。
其中，起止室編流水號項，填寫盒內第1件檔案和最後1件檔案的室編流水號。
檔案管理辦法
第一條為規範公司檔案 檔案管理，依據 中華人民共和國檔案法 結合公司實際情況，特制定本辦法。第二條檔案管理工作的基本原則是 集中管理與分散管理相結合，公司文書檔案歸口辦公室管理，專業圖紙 協議書 合同 報告 憑證 傳真件等資料檔案歸口各業務部門保管歸檔。第三條歸檔檔案 資料報括 1.公司章程 股東大...
檔案管理辦法
一 總則 1.為加強和規範公司的檔案管理工作，提高檔案的實用性和有效性，充分發揮檔案的支撐作用，提公升公司管理水平，為公司發展服務，特制定本制度 2.公司檔案，是指公司在經營 管理和其他各項活動中形成的有儲存價值的各種文字 圖表 聲像等不同形式的歷史記錄 3.公文承辦部門和承辦人員，要保證經辦檔案的...
檔案管理辦法
依據 中華人民共和國檔案法 結合公司實際情況，制定本辦法。第一章總則 第一條公司檔案工作管理的基本原則 集中管理與分散管理相結合，以集中管理為主，即公司各類檔案由經理辦公室統一管理，以便於及時利用 維護檔案的完善與保證檔案安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的檔案材料，由承辦單位主辦人負責...