第一章總則
第一條為了促進公司檔案管理工作的規範化、制度化，提高工作效率和質量，結合公司實際，特制定本辦法。
第二條按照「嚴謹、高效、優質」的原則，綜合辦負責公司檔案管理工作。協調各單位檔案辦理各個環節的有序連線，確保辦文的及時、準確、安全和保密。
第三條本辦法是規範公司行政性檔案的管理。主要管理內容：收文辦理、發文辦理、檔案傳閱、電子檔案報批、檔案立卷歸檔、檔案使用等。
第二章收文辦理
第四條收文辦理是對收到外部送達公司的檔案、資料進行簽收、拆封、登記、擬辦、承辦、催辦、辦復和歸檔等處理。
第五條收文登記
1、送達公司的檔案、資料如沒有指定部門和個人「親啟」、「親收」的，應由辦公室簽收。業務部門應指定專人簽收本部門的業務檔案。
2、檔案拆封後，應進行分類、登記、編號，然後送部門負責人。
第六條擬辦。綜合辦負責人在收文後應提出擬辦意見，並附相關的背景資料、政策依據等呈送公司領導批示。
第七條批辦。公司領導對呈報檔案作出批示，由綜合辦傳送有關部門承辦處理。
第八條承辦。承辦部門根據領導批辦意見和檔案要求，進行檔案的處理或執行檔案要求，需要其它部門共同承辦的由主辦部門牽頭負責，協辦部門積極配合。
承辦部門認為不屬於本部門承辦範圍的，要及時向公司領導說明事由，由公司領導重新批示。
第九條催辦、辦復、歸檔。綜合辦對檔案辦理應跟蹤、催辦。承辦部門人員把檔案辦理完畢後，應及時將辦理結果報告公司領導，並將收文及領導批辦意見、辦理情況送綜合辦存檔。
第三章發文辦理
第一十條發文辦理是指公司對外發文或內部發文的處理。發文辦理程式主要包括：擬稿、核稿、會簽、審批、簽發、編號、校對、用印、分發等。
第一十一條擬稿、核稿。
1、根據部門職責或公司領導批示，由主辦部門擬稿。擬稿人擬稿完畢，按檔案格式規範要求列印檔案清樣，經部門負責人審核後，送綜合辦核稿。如需相關部門會簽的，應送相關部門負責人會簽。
2、核稿重點是：
⑴是否需要行文。
⑵文稿內容是否符合要求。
⑶文字表達是否清晰。
⑷使用文種是否得當。
3、綜合辦應對檔案體例、格式、行文規則等審核把關。對存在以下情況之一的，實行退文處理：
⑴直送領導個人，領導交辦專題事項和緊急突發檔案除外。
⑵越級行文。
⑶檔案主旨表達不清，錯漏文字嚴重。
⑷未按領導批示行文。
⑸主送或抄報、抄送不當。
⑹檔案使用錯誤，「請示」與「報告」不分，或「請示」一文多事、「報告」夾帶請示等。
⑺不使用規定檔案版頭。
⑻其它不符合行文規範的問題。
第一十二條審批、簽發
1、綜合辦核稿後由擬稿人呈送公司領導審批、簽發。
2、公司分管領導按職責許可權審批，呈報總經理審批的應在分管領導簽署意見後呈送。重大事項的決定應依據公司的議事規則提請公司領導班子會議集體研究決定。
3、簽發檔案。
⑴公司行政編號檔案由總經理簽發。
⑵公司行政對外發文必須經公司分管領導審核和總經理審批。
第一十三條校對、編號、用印、分發、存檔。
1、檔案簽發後，擬稿人根據公司領導批示意見進行修改。
2、以公司名義對外發出檔案、內部下發的重要檔案應送綜合辦複核簽字和編號。
3、擬稿人負責校對、列印正式檔案和辦理加蓋印章。正式檔案列印份數按存檔乙份及外發檔案數量而定。
4、經綜合辦編號的檔案，擬稿人應將蓋章後的正式檔案及其電子文件、連同領導修改審定底稿送交綜合辦，由綜合辦統一發文後歸檔。非編號的業務性內部發文，由業務部門發文，並指定專人按規定歸檔。
第一十四條公司內部下發的人事任免類檔案由綜合辦編號、發文、存檔。
第四章檔案的主要種類和行文規則
第一十五條檔案的主要種類
1、決議。經會議討論通過並要求貫徹執行的重要事項。
2、決定。對重大問題或行動做出安排或決策。
3、規章制度。由公司制定或批准，規定某些事項或職權。
4、通知。傳達上級指示，批轉下級檔案，**上級、同級和不相隸屬的檔案，要求下***事項和需要周知或共同執行的事項。
5、通報。表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。
6、請示。向上級請求指示和批准。
7、報告。向上級匯報工作，反映情況，提出建議，答覆上級的詢問或要求。
8、批覆。答覆下級請示事項。
9、函。相互商洽、詢問和答覆問題，向有關部門或單位提出請求等。
10、會議紀要。記載會議主要精神和議定事項。要求與會單位或人員共同遵守、執行。
第一十六條行文規則
1、在職權範圍內行文。
沒有公司領導授權，任何部門或個人不得對外行文。部門檔案只作為公司內部業務工作布置、請示、報告使用。
2、根據工作關係行文，選擇適當文種。
向下屬單位制發下行文，如決定、通報、通知、批覆等。向上級單位、部門製發上行文，如請示、報告、匯報。平行關係、不相隸屬關係的檔案往來使用平行文，如函等。
3、確定行文路線。
上下行文一般採用逐級行文，不得越級請示和報告，如特殊原因需越級行文的，必須抄報被越過的單位。重要事項下行文可採用多級行文，同時通報，提高工作效率。
4、確定行文方向主次。
普發性下行檔案可以多頭行文。上行文或指導性檔案通常以乙個單位為主要受文者，即乙個主送單位。在下列情況之一，檔案應向次要受文單位抄報或抄送：
⑴向下級主送重要規定性、領導指導性的檔案時，可向上級抄報。
⑵越級行文時應向被越過上級抄報或向被越過下級抄送。
⑶受雙重領導或多重領導時，向其中乙個負責辦理責任的上級單位主送檔案的同時，抄報其他上級單位。
⑷抄送其他應當和需要了解檔案內容的單位。
5、需協商的問題應在行文前充分協商。
第五章檔案格式
第十七條檔案格式主要指檔案的外觀形式，包括具體反映在檔案頁面上的檔案各個組成部份、附加標記等。如檔案版頭、版面安排、字型字型大小、字距行距、用紙尺寸等。通過合理安排，使檔案有乙個整潔、舒適的外觀，便於閱讀和文書處理。
公司檔案格式主要依據《國家行政機關公文處理辦法》和《行政公文印製說明》，結合公司的實際確定。
第十八條檔案格式內容
一、用紙規格。國際標準a4型紙 210mmx297mm
二、版式要求。使用word文件頁面檢視版式排版
三、檔案版頭。
1、發文機關標識：發文機關全稱+檔案，一號宋體字，紅色，頂行空2行，居中。
2、發文字號、文號：發文機關代字+[年份]+序號在發文機關標識下行，居中，三號黑色仿宋字型。發文號是公司製發檔案依次編排的順序代號
⑴公司檔案公司決議：xx決字[***x]xx號公司會議紀要：xx紀字[***x]xx號
⑵公司經營、管理檔案：xx政字[***x]xx號
⑶公司對外函件：xx函字[***x]xx號
⑷公司人事任免檔案：xx人字[ ***x]xx號
3、眉線在發文字號下印一條與版心等寬的紅色橫線。
四、檔案標題。眉線下空一行，居中，二號仿宋體字。檔案標題應準確簡要概括檔案的主要內容並標明文種。除法規、規章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
五、主送單位。標題下空一行，左側頂格，小四號仿宋體字，冒號。主送單位是檔案的主要受文單位，應使用全稱或規範化簡稱。
六、正文。主送單位下一行，自然段始左空2字位，回行頂格，小四號仿宋體字。正文文字排版應在版心尺寸之內，每頁31行，1.
5倍行距，每行約40個字，版面乾淨，字跡清楚無斷劃，版心不斜。
七、附件。正文最後下空一行，左空2字位，小四號仿宋體字，註明順序和名稱。即：附件 ×××××× 或附件 1、×××××× 2、××××××。
八、發文機關。發文機關名稱，小四號仿宋體字，應使用全稱或規範性簡稱。
九、成文日期。發文機關名稱下一行，居中於發文機關名稱，漢字，年、月、日寫全，「零」寫為「○」，以公司領導最後簽發的日期為準。
十、發文印章。單一發文印章壓成文日期，印章中正，騎年蓋月，上大下小。聯合發文兩印章，相距3 mm均壓成文日期。會議紀要一般不加蓋印章。
十一、主題詞。小4號加粗黑體字，居左頂格，詞目用小四號仿宋體字，詞目之間空一字位。外發的正式檔案應標註主題詞。
會議紀要和函件一般不加註主題詞。主題詞下加印與版心同寬黑色反線，居左空一字位。
十二、抄報。小四號仿宋體字，機關名稱之間逗號隔開。抄報下加印與版心同寬黑色反線，居左空一字位。
十三、抄送。小四號仿宋體字，機關名稱之間逗號隔開。抄送單位是指除主送單位外需要執行或知曉的其他單位，應使用全稱或規範化簡稱。抄送下加印黑色反線，左側空一字型。
十四、印發機關及印發時間。以上八至十四的位置為檔案最後一頁。
十五、頁碼。採用阿拉伯數字，由電腦設定形成，居中。
十六、顏色。檔案頭的文字、眉線和發文機關印章為紅色，其他如文號、收發文機關、正文、成文日期、主題詞等均為黑色。
十七、印刷。著墨均勻字面不花、不白、無斷劃。
十八、裝訂。左側裝訂，上下平裝，不增頁、不缺頁、不倒頁。
第五章檔案傳閱
第十九條本著「保密、及時」的原則，按照檔案規定或公司領導的批示進行傳閱。檔案傳閱採取專人送傳閱的方式，由辦公室負責送、收、傳，確保應閱領導或人員及時閱看檔案。
第二十條傳閱檔案要填貼上《檔案傳閱表》，如要辦文的及時送承辦部門閱辦。
第二十一條辦公室要根據傳閱範圍做好傳閱檔案的催閱、催退，加速檔案的流轉。檔案傳閱後應及時歸檔。
第六章電子檔案報批
第二十二條電子檔案報批是指通過公司內部辦公自動化系統，對自下而上報批包括工程專案、物品採購、付款申請和其它具體業務等檔案的處理。電子檔案報批程式主要包括：經辦人填寫報批表單、主辦單位報批、職能部門初審、公司分管領導審核、總經理審批。
第二十三條填寫報批表單。經辦人在公司內部辦公自動化系統新建報批表單，詳細填寫報批事項。
第二十四條主辦單位報批。主辦單位負責人應提出報批理由、實施方案、費用預算等意見。
第二十五條職能部門初審。相關職能部門負責人或授權主管對報批事項進行核實初審，需要其他職能部門會審的應及時分送、彙總提出初審意見後報公司分管領導。
第二十六條公司分管領導審核。公司分管領導按職責許可權對報批事項提出審核意見或審批意見。
第二十七條總經理審批。總經理對公司分管領導送轉的報批事項進行審批或按規定召開召開領導班子會議審定。
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