檔案管理規定
1 目的
為科學規範地搭建起公司管理制度體系，有序做好檔案體系管理，保障公司「科學規範、有序高效」執行
2 適用範圍
適用於本公司管理制度體系要求的檔案。
3 職責
3.1 行政人力資源部負責本規定的編制，各部門貫徹執行。
3.2 相關部門負責編制本部門的管理制度檔案。
3.3 各部門負責確定檔案的編號、分發範圍、受控級別及檔案的檢查。
3.4 行政人力資源部負責檔案的分發、**、銷毀、存檔。
3.5 各部門負責本部門檔案的變更、使用、管理。
4 檔案內容
4.1 檔案格式
4.1.1 檔案編排
檔案紙張大小以a4為主。如有特別需求，可選用a3或b4紙。
每份檔案分首頁、修改記錄頁、發放控制頁和目錄。
檔案首頁應包含：
1) ****廠標
2) 公司名稱
3) 檔名稱
4) 檔案編號
5) 版本
6) 保密等級：非受控、受控、保密、絕密
7) 審核權責
8) 版權宣告
4.1.2 格式排版
頁面設定，上下邊距為1，左右邊距為2；正文用1.5倍行距、小四號宋體，頁首字型為13號宋體粗體，頁尾字型為10號宋體。檔案應標註頁碼以利於編輯修改。正文各部分都應簡潔明瞭。
1 一級標題（小四號宋體粗體），頂格對齊;
1.1 二級標題（小四號宋體）,頂格對齊；
1.1.1 **標題（小四號宋體）,頂格對齊；
4.1.3 檔案內容通常應包含以下六大要項：
1 目的
2 適用範圍
3 職責
4 檔案內容
5 相關檔案(不需附於本檔案中，僅需列出檔名稱)
6 記錄**
7 參考文獻
8 附錄
為維持管理制度檔案內容編排方式一致性，若某檔案的六大要項中有缺時 ，請仍保留該要項，而於要項後註明。例：5 相關檔案（換行） 無
4.1.4崗位說明書必須包括下列內容：
1. 崗位的基本情況
2. 崗位職責
3. 風險和職業健康影響因素
4. 防範措施
5. 事故應急措施
6. 崗位任職條件
4.2 檔案的編號
4.2.1 檔案的名稱
4.2.1.1 檔案的名稱由檔案英文本元代號，數字序號和中文檔名稱三部分組成。
4.2.1.2 檔案的名稱包括：制度、規定、辦法、部門職責說明書、崗位說明書。
4.2.1.2檔案編號：
scy**編號：檔案編號/rc***
部門檔案型別：部門可以增加一類「綜合」，當檔案沒有對應的類別時可以放在綜合管理類；有車間的部門，可以將職責和部門組成合起來一起分類，如生產部，建議可以分為生產管理類、綜合管理類、一車間、二車間、三廢車間。
4.2.2 檔案的版本
主版本號，第一版用1.0表示，第二版用2.0表示，第三版3.0，依此類推。
涉及到對組織架構變更、管理流程變更或其它重大變更的檔案修訂，版本號直接公升到主版本號。
對區域性內容進行修改的，次版本號依修訂次數依次公升級。。
例如：1.1
4.3 檔案的受控狀態
檔案分為受控和非受控兩大類。凡是管理體系要求的檔案均為受控檔案。受控檔案在發放前加蓋「受控」章。
涉及公司機密檔案（如：薪酬等）需加蓋「保密」章，用於存檔的檔案同時加蓋「存檔」章。
4.4 檔案的編制、審核、批准
4.4.1 各部門負責相關的管理檔案組織編制、修改、優化；各部門組織相關公司領導/部門進行檔案評審，根據評審意見進行修改、優化，報有許可權領導簽發。
4.5 檔案的發放、**
4.5.1 公司所有管理檔案審核、批准完後由行政人力資源部負責印刷，並根據相關部門規定的發放範圍和檔案受控級別（受控、保密）進行發放。
4.5.2 檔案發放、**時，要填寫《檔案發放**記錄》，要寫清檔案的名稱、編號、分發號等內容並由檔案接受人簽字。
收文單位填寫《收文登記表》，行政人力資源部建立公司管理檔案清單。檔案收回須在《受控檔案清單》的備註欄內註明收回。
4.6 檔案的保管
4.6.1 行政人力資源部負責公司所有檔案的存檔；發放至各部門的檔案由各部門負責保管。檔案需儲存在乾燥、安全的地方，行政人力資源部負責檢查。
4.7 檔案的更改
4.7.1 當檔案需要更改時，相關部門組織召開評審會，評審檔案的適宜性，必要時進行修改。
4.7.2更改方式
4.7.4.
1 劃改：使用於少量文字的更改，更改時，劃去原文本，在旁邊加上更改後的文字，並加蓋「更改」章，劃改不超過兩次，檔案的版本號不變；當划改超過兩次，檔案的版本號由1.0變為1.
1，以此類推。
4.7.4.
2 換版：當檔案的內容出現較大變動時，檔案需換版，版本號由1.0變為2.
0。行政人力資源部收回舊版本加蓋「作廢」章，發放新版本檔案，註明新版本號。
4.8檔案的作廢與銷毀
4.8.1 所有失效和作廢的管理檔案，由行政人力資源部從所有發放和使用場所**，並填寫《檔案銷毀申請單》，由行政人力資源部加蓋「作廢」章，對要銷毀的檔案負責銷毀，防止非預期使用。
4.9 檔案的借閱和複製
4.9.1 借閱：借閱與管理有關的受控檔案，需由借閱部門和借出部門填寫《檔案借閱、收回記錄》。
4.9.2 複製
4.9.2.
1 檔案因破損需要複製時，由使用部門填寫《檔案複製記錄》。經行政人力資源部經理批准後由行政人力資源部進行複製，使用原檔案的分發號。並由行政人力資源部負責收回破損的檔案，並加蓋「作廢」章。
4.9.2.
2 檔案因丟失需要複製時，由丟失部門填寫《檔案複製記錄》。經行政人力資源部經理批准、部門經理確定新檔案的分發號後由行政人力資源部進行複製並發放，同時宣布丟失檔案作廢，並在公司檔案清單上做好丟失記錄。
4.9.2.
3 由於檔案不夠用需要複製時，由行政人力資源部部填寫《檔案複製記錄》，經行政人力資源部經理批准後由行政人力資源部進行複製，在原檔案的分發號後面加-1進行發放，並在公司檔案清單上做好記錄。
4.11 行政人力資源部每半年對本公司各個部門檔案管理情況進行一次檢查，填寫《檔案（記錄）管理檢查表》。主要檢查檔案是否丟失、保管是否完好、是否是最新版本、收發文記錄是否清楚等情況。
5 相關檔案
無6 記錄**
《檔案更改申請表
《檔案借閱、收回記錄
《檔案銷毀申請表
《檔案發放、**記錄
《檔案（記錄）管理檢查表
《收文登記表
《受控檔案清單
《檔案複製記錄
《檔案發放控制頁
7 參考文獻
無8 附錄
無檔案評審匯籤表
注：制度紙本檔附《制度評審匯籤表》後。
檔案更改申請表
編號序號:
檔案借閱 、收回記錄
編號部門序號:
檔案銷毀申請表
編號部門序號:
批准人日期銷毀員日期監督人：
檔案發放**記錄
編號: qua-pd-001/rc004部門序號:
檔案（記錄）管理檢查表
編號序號：
收文登記表
編號部門序號:
受控檔案清單
編號部門序號:
批准人填表人
8檔案室安全管理規定
本標準規定了檔案安全管理方面的工作要求。本標準適用於檔案安全管理。下列檔案中的條款通過本標準的引用而成為本標準的條款。凡是注日期的引用檔案，其隨後所有的修改單 不包括勘誤的內容 或修訂版均不適用於本標準，然而，鼓勵根據本標準達成協議的各方研究是否可使用這些檔案的最新版本。凡是不注日期的引用檔案，其最...
12檔案管理規定HR12
1.目的 為了加強公司文書，檔案的科學，規範管理工作，提高文書檔案工作質量，保證和維護檔案的安全，完整，進一步發揮檔案的功能，提高利用價值為公司為公司經營管理直接服務的作用，根據檔案實施辦法，結合本公司實際情況特制定本暫行管理規定 2.主題內容與適用範圍 本規定規定了公司檔案的整理，儲存，維護，歸檔...
2019檔案管理制度
檔案管理制度目錄 1.總則 2.職責 許可權 3.歸檔範圍 4.歸檔要求 5.歸檔時間 6.檔案保密制度 7.附則 1 總則 1.1 為提高檔案管理的整體水平，使檔案管理工作更好地為生產 經營 基本建設等各項工作服務，根據國家有關法律 法規及集團公司的規定，結合某 以下簡稱公司 的實際情況，制定本制...