一、總則
1. 為加強和規範公司的檔案管理工作，提高檔案的實用性和有效性，充分發揮檔案的支撐作用，提公升公司管理水平，為公司發展服務，特制定本制度；
2. 公司檔案，是指公司在經營、管理和其他各項活動中形成的有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄；
3. 公文承辦部門和承辦人員，要保證經辦檔案的系統完整(公文上的各種附件一律不准抽存)，結案後及時歸檔。因工作變動或離職時，應將經辦的檔案材料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。
二、檔案管理職責
1. 檔案管理分**.綜合室代表公司負責全公司的檔案管理；各部門經理作為部門檔案責任人（日常管理原則由部門文員負責或指定人員負責）；業務負責人或經辦人作為**管理責任人；
2. 管理責任人要按照規定做好檔案材料的收集、整理、分類、歸檔以及查閱/借閱等工作。各級責任人要忠於職守，努力維護公司檔案的完整與安全。
三、檔案分類歸檔要求
1. 總體原則
1) 遵循檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，以區別不同的價值，便於保管和利用。
2) 原則上以各部門職能進行檔案分類，盡可能切分清楚。為保證分類檔案的相對完整性，部分資料可以在不同職能的分類檔案中重複存檔。
3) 歸檔檔案材料種類、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。
4) 不同年度的檔案一般不得歸在一起立卷；跨年度的總結歸在後一年立卷；跨年度的會議檔案歸在會議開幕年
5) 檔案檔案材料要區別不同情況進行排列，密不可分的檔案材料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；印件在前，定稿在後；其它檔案材料依其形成規律或特點，保持檔案之間的密切聯絡進行系統的排列。
2.檔案組成
公司檔案由檔案目錄、分類檔案冊和檔案檔案組成。
1) 檔案目錄：檔案目錄是記錄檔案文獻內容特徵和形式特徵的檔案二次資訊系統,是按照一定的次序編排而成的條目組合，簡單的說檔案目錄就是所有分類檔案的條目按照一定的分類邏輯和層次彙編而成的目錄文件。
a. 分類檔案編號及分冊號：每一類別的分類檔案擁有乙個唯一的編號，是查詢和歸檔的關鍵索引。
以公司會議紀要這一分類檔案為例：行政檔案目錄在檔案目錄中一級編號是1，會議紀要在行政檔案的二級編號是4，則分類檔案-公司會議紀要的檔案編號為：1-4。
目前公司有2023年及2023年會議紀要，所以，2023年會議紀要檔案編號為：1-4-1,2023年會議紀要檔案編號為：1-4-2。
以後有增加則依此類推；
b. 檔案冊編號：隨著時間或其他因素的變化，某一分類檔案一冊已經歸檔滿了，會出現多冊的情況，則可採用（1）、（2）順序號來區分不同分冊號。
例如公司2023年會議紀要，如果出現了多冊，便用順序號來加以區別，第一冊的具體分類檔案冊編號為：1-4-1（1），第二冊為：1-4-1（2），可見分類檔案冊編號由分類檔案編號加上分冊順序號組成。
c. 檔案目錄格式示例（示例見附件1）
2）.分類檔案冊
（1）檔案冊標籤
標籤是用來標誌分類檔案冊的。標籤內容包括：檔案編號、分類檔名稱、管理部門、責任人。標籤統一插在檔案盒側邊。（示例見附件2）
（2）檔案目錄
檔案目錄是分類檔案冊內檔案的查詢和歸檔索引。從方便查詢和歸檔出發，檔案目錄根據不同分類檔案的檔案性質編制檔案目錄。例如收發文、台賬、重要證照、管理制度等類別檔案的檔案目錄編寫示例如下：
①發文：序號→來文單位/部門→來文時間→檔名稱→文號→存檔人→存檔時間。（示例見附件3）
②台賬：序號→檔案編號（往往以商戶編號、裝置編號、樓棟號作為檔案編號）→檔名稱（往往以商戶名稱、裝置名稱、樓棟名稱作為檔名稱）→存檔人→存檔時間。
③重要證照：序號→證照名稱→存檔人→存檔時間。
④管理制度：序號→制度名稱→存檔人→存檔時間。
3、檔案檔案
檔案檔案：按一定的特點和規律組合起來，具有查考利用價值，辦理完畢的檔案即為檔案檔案。
檔案檔案是檔案管理工作的物件，對於檔案檔案的收集、整
理，是檔案工作的根本保證。檔案管理人收到檔案檔案一定要及時歸檔，同時蓋上檔案簽收章和存檔章，並在印章處簽名。
四、檔案的日常歸檔存放管理
檔案採取行政部集中管理與其他部門分散管理相結合的辦法。總檔案目錄由行政部統一管理、各部門由部門負責人（或委託專人）管理部門的檔案目錄。
**檔案管理人每週進行實體和電子檔案的歸檔，二級管理人每月進行部門實體和電子檔案更新管理（包括檔案目錄），一級管理人每季度進行公司全部電子檔案和公司總檔案目錄的更新管理。
在每年的第三季度首月將上年實體檔案移交行政部集中在檔案室進行存放。
各級檔案管理人在更新檔案或移交檔案存放地點後均須與上級檔案管理人在檔案目錄或檔案目錄處進行簽章確認。
五、檔案查閱與借閱
1、查閱、借閱本部門檔案，當事人可直接與檔案管理人聯絡辦理（見附件4）。
2、公司證照原件無特殊情況不得外借，如確因公辦事需用原件，經行政部經理同意後方可借出。
3、行政部存檔的公司重要檔案原件，概不外借，如有需要只能使用影印件。
4、檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經理處理。
5、必須嚴格保密，不准洩露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追求責任。
6、不准拆卷及任意抽、換卷內檔案或剪貼塗改其字句。
7、必須愛護檔案，保持整潔，不准在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
8、不准轉借，必須專人專用。
9、用後按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
六、本制度自二〇一二年十月一日起執行。
附件1：
檔案目錄
附件2：檔案冊標籤規範
附件3、檔案目錄示例及字型規範：
一級目錄字型規範：
二級目錄字型規範：
頁碼字型規範：
第一頁，共？頁
附件4檔案查閱/借閱/歸還登記表
檔案管理辦法
中國銀河 股份 檔案管理辦法 第一章總則 第一條為加強中國銀河 股份 以下簡稱 公司 檔案管理，根據 檔案法 法 公司治理準則 試行 會計檔案管理辦法 以及公司有關規章制度，制定本辦法。第二條公司檔案是指總部及各分支機構在經營管理中形成的 具有查考價值的各種類別和載體的檔案材料的總稱，包括檔案資料 ...
檔案管理辦法
第一條為規範公司檔案 檔案管理，依據 中華人民共和國檔案法 結合公司實際情況，特制定本辦法。第二條檔案管理工作的基本原則是 集中管理與分散管理相結合，公司文書檔案歸口辦公室管理，專業圖紙 協議書 合同 報告 憑證 傳真件等資料檔案歸口各業務部門保管歸檔。第三條歸檔檔案 資料報括 1.公司章程 股東大...
檔案管理辦法
依據 中華人民共和國檔案法 結合公司實際情況，制定本辦法。第一章總則 第一條公司檔案工作管理的基本原則 集中管理與分散管理相結合，以集中管理為主，即公司各類檔案由經理辦公室統一管理，以便於及時利用 維護檔案的完善與保證檔案安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的檔案材料，由承辦單位主辦人負責...