1． 總則
1.1為確保檔案管理正常、順利進行，促進公司管理工作的效率，特制定本辦法。
1.2所謂「檔案」，是指業務工作上往來公文、函、報告、請示、會議紀要、規章制度等。
1.3檔案的收發、領取與寄送由對口部門負責。
2．權責
行政部負責檔案的管理與歸檔。
3． 檔案的類別
3.1 絕密：指極為重要並且不得向無關人員洩露內容的檔案。
3.2 秘密：指次重要並且所涉及內容不能向物管人員透漏的檔案。
3.3 機密：指不宜向公司以外人員透漏內容的檔案。
3.4 普通：指非機密性檔案。
4．外來檔案的收發及處置原則
4.1 外來檔案由對口部門接收，對口部門在《外來檔案收發簿》中登記，需要審批的，填寫《檔案處理標籤》由總經理批示後，下發相關部門處理，在處理時按下列要點處置。
4.1.1 一般檔案予以啟封，分發各部門，各部門在《收文登記簿》中登記。
4.1.2 私人檔案不必開啟，直接送收件人，並登記確認查收。
4.1.3 分送各部門的檔案若有差錯，必須立即返回。
4.2 普通檔案的處理原則
4.2.1 由部門負責人以上人員負責對檔案進行審閱、回答、批辦以及其他的處理，或交由制定的下屬對檔案進行具體處理。
4.2.2 遇到重要或異常事項，必須及時與上一級主管取得聯絡，按上級指示辦理。
4.2.3 各種有關聯的事項，必須與各部門上以後方可給予處置。
4.3 機密檔案的處理原則。
4.3.1 機密檔案原則上由責任者或當事者自行處理。
4.3.2 指名或親啟檔案，原則上應在應在封面上註明檔案所涉及事項的要點和發文者姓名，並由發文者封緘。
4.3.3 到達的指名或親啟檔案，原則上由檔案上所指明的部門負責人或個人開啟，其他人不得擅自啟封。如某主管在職務上有許可權替代來件所指名者，不受本規定的約束。
5．內部檔案的製發
5.1 各部門因工作業務需要以公司檔案下發時，由部門擬定檔案交由行政部，由行政部統一格式擬定《檔案審批表》交相關部門會簽，由總經理審批後下發。
5.2 各部門對外因業務需要傳送文函時，由部門擬定文稿，到行政部領取文函號，由總經理（執行總經理）審批後傳送。
5.3 部門之間的文函需要傳遞時，由部門負責人審批按內部文函規範直接傳遞。
5..4 公司會議紀要下發時，由總經理（執行總經理）審批後下發，部門會議紀要，由部門負責人審批後下發。
5.5各部門制度流程需要下發時，由各部門擬定檔案交行政部，由行政部統一格式編號擬定《檔案審批表》交相關部門會簽，由總經理（執行總經理）審批後下發。
6．檔案編號規則
6.1 公司檔案：涉及公司重大經營決策、規章制度、人事變動等事宜，均以公司檔案下發。編號規則：皖龍祥司字（***x）000號（***x為發文年號，000為發文流水號）。
6.2 總經理辦公室檔案：臨時的通知等以辦公室檔案下發。
編號規則：皖龍祥辦字（***x）000號（***x為發文年號，000為發文流水號）。
6.3 會議紀要：凡公司會議形成的決定均應以會議紀要形式下發.
編號規則：皖龍祥紀字（***x）000號（***x為發文年號，000為發文流水號）。
部門會議要以公司會議紀要同等格式，編號規則為：（部門名稱）紀字（***x）000號。
6.4 對外文函：凡公司因業務對外聯絡，需統一格式對外下發。
編號規則：皖龍祥函字（***x）000號（***x為發文年號，000為發文流水號）。
6.5 對內文函：部門之間因工作需要以文函傳遞時，需統一格式傳遞。
編號規則：（部門**）函字（***x）000號（如行政部：xz《二級**》-2011-001）。
部門**：如行政部（xz），取部門名稱前兩個字第乙個字母大寫。
6.6 制度流程：各部門制度流程下發，應由公司的檔案進行下發。
編號規則：（部門**）製字（***x）000號（如行政部：xz《二級**》-2011-001）。
6.7記錄**：各部門使用的紀錄**在初次使用前必須到行政部進行編號，無編號的**不允許在部門之間流轉。編號規則：
q/lx-***-001
發文流水號
發文年號
記錄字首/公司**（可字尾部門二級**
例如：行政部考勤表系列表單中請假單q/lx-xz-2011-001/01
6.8 檔案的受控：為確保下發檔案在使用的場所使用和對密級的控制，必須對下發檔案進行控制，，控制其分發場所。公司所有下發檔案必須有密級標識和檔案受控號。
受控章外形：
7．檔案下發
7.1 需要再使用部門留存的檔案必須以紙質檔案或電子檔案下發，下發時各部門必須在《檔案簽收簿》簽收登記。
7.2 不需要在使用部門留存的，在檔案正本上附《檔案傳閱表》交相關部門傳閱，檔案被閱覽後，閱覽者必須簽字，表示已經閱覽完畢。如有必要，可在《檔案傳閱表》上填寫閱覽後的意見。
8．檔案存檔
8.1 公司的外來檔案和內部檔案在處置完畢後兩個工作日內必須交檔案室存檔，否則將追究相關人員的責任。
8.2 各部門制定一人工作人員管理部門檔案，公司下發的檔案、對外文函、部門之間的文函和外來檔案各部門必須完整儲存。行政部不定期檢查各部門的檔案管理情況，發現公司機密文性文件使用、儲存不當或遺失的，將追究檔案管理人員的責任。
8.3 檔案管理人員應對每年的檔案進行整理，集中封存。
9．檔案查閱
9.1 原則上部門查閱檔案應在部門自行查閱，檔案室不接受查閱。
9.2 因工作或業務需要，查閱公司機密性檔案，應辦理檔案查閱審批手續後，方可在檔案室查閱。
10. 執行
此管理辦法自發布之日起執行，由行政部負責解釋。
11．相關附件
11.1 《外來檔案收發表》
11.2 《檔案審批表》
11.3 《檔案簽收表》
11.4 《檔案傳閱單》
11.5 《檔案處理標籤》
檔案管理辦法
中國銀河 股份 檔案管理辦法 第一章總則 第一條為加強中國銀河 股份 以下簡稱 公司 檔案管理，根據 檔案法 法 公司治理準則 試行 會計檔案管理辦法 以及公司有關規章制度，制定本辦法。第二條公司檔案是指總部及各分支機構在經營管理中形成的 具有查考價值的各種類別和載體的檔案材料的總稱，包括檔案資料 ...
檔案管理辦法
第一條為規範公司檔案 檔案管理，依據 中華人民共和國檔案法 結合公司實際情況，特制定本辦法。第二條檔案管理工作的基本原則是 集中管理與分散管理相結合，公司文書檔案歸口辦公室管理，專業圖紙 協議書 合同 報告 憑證 傳真件等資料檔案歸口各業務部門保管歸檔。第三條歸檔檔案 資料報括 1.公司章程 股東大...
檔案管理辦法
一 總則 1.為加強和規範公司的檔案管理工作，提高檔案的實用性和有效性，充分發揮檔案的支撐作用，提公升公司管理水平，為公司發展服務，特制定本制度 2.公司檔案，是指公司在經營 管理和其他各項活動中形成的有儲存價值的各種文字 圖表 聲像等不同形式的歷史記錄 3.公文承辦部門和承辦人員，要保證經辦檔案的...