檔案管理辦法

第一章總則

第一條為了加強11公司系統的檔案管理，實現檔案管理的規範化、制度化、更好地為11公司各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和(總公司辦公制度》有關規定，結合公司實際情況，特制定本辦法。

第二條凡總公司各部門、專業公司(下稱各單位)在工作活動中形成的，具有查考利用價值的檔案材料，必須按規定定期向總公司機要檔案室移交，集中管理，任何單位和個人不得據為已有。

第三條各單位的領導應重視本單位檔案資料的管理和文書立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

第四條11公司系統的文書立卷工作和檔案管理工作由總公司辦公室負責監督和指導。

第二章歸檔範圍

第五條凡是反映公司工作活動、具有查考利用價值的檔案材料(公文、電報、傳真、圖表、書信、報刊、錄音、錄影、碟片j員片等)均屬歸檔範圍。

第六條上級機關檔案材料應歸檔的有。

(一)上級機關頒發的需要公司貫徹執行的檔案材料;

(二)黨和國家領導人及上級機關有關領導視察、檢查公司工作時的重要指示、講話。題詞、**和有特殊儲存價值的錄音、錄影等聲像材料及登載相關內容的報刊。

(三)代上級機關草擬並被採用為檔案的定稿和印本。

(四)其他檔案材料。

第七條公司檔案材料應歸檔的有。

(一)公司頒發的(包括**及其他單位聯合頒發的)各種正式檔案的簽發稿、印本、重要檔案的修改稿。

(二)公司的請求與上級機關的批復檔案，各部門、各專業公司、各子公司及其他各所屬企業的請求與本公司的批復檔案;

(三)公司及各部門的工作計畫、總結、報告;

(四)公司召開的各種會議的全套檔案以及會議形成的聲像材料;

(五)公司領導公務活動形成的重要檔案、電報、**記錄，從外單位帶回的與公司有關的檔案材料;

(六)公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視台、廣播電台及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料、撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本;

(七)反映公司經營和管理的專業檔案材料，如實業投資專案、房地產開發、**、**、信貸、租賃、世行貸款、轉貸等業務中產生的各種檔案、資料、合同、樣票等;

(八)公司或公司彙總的統計報表和統計分析資料(包括計算機碟片等);

(九)公司及各部門、各專業公司成立、啟用印章及其組織機構、人員編制等檔案材料;

(十)公司及各部門、各專業公司制定的規章制度等;

(十一)公司的歷史沿革(包括公司簡介)、大事記、年鑑，反映公司重要活動、事件的剪報、聲像材料，榮譽獎勵證書，有紀念意義和憑證性的實物及展覽**、錄音、錄影等檔案材料;

(十二)公司編印的公司要聞、演示文稿等刊物的定稿和印本，編輯出版物的定稿、樣本;

(十三)公司及各部門、各專業公司幹部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、職工的錄用、轉正、定級、調資退職、退休、醫療、扶恤、死亡、獎懲等工作形成的檔案材料;

(十四)公司幹部、工人、黨員、團員名冊、報表;

(十五)公司幹部、工人轉移工資、行政、黨、團關係的介紹信存根;

(十六)公司外事活動中形成的請示、報告、計畫、考察總結、重要演示文稿、會議紀要、會談記錄、聲像材料、有參考價值的材料、互贈禮品清單、工作來往檔案等;

(十六)公司解決法律糾紛問題形成的檔案材料;

(十八)公司或部門、專業公司與有關單位簽訂的各種合同、協議書等檔案材料;

(十九)公司固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證;

(二十)公司購置大型裝置和基建工作中形成的憑證、協議合同、圖紙檔案材料。

第八條同級機關和非隸屬機關檔案材料應歸檔的有：

(一)同級機關和非隸屬機關頒發的非本公司經營範圍但需要執行的法規性檔案;

(二)有關業務機關檢查本公司工作形成的重要檔案;

(三)同級機關和非隸屬機關與本公司聯絡、協商工作的來往檔案。

第三章立卷歸檔要求

第九條公司各單位應在每年3月底以前將上年度辦理完畢、需歸檔的檔案材料整理、立卷，向總公司辦公室移交。

第十條各單位必須嚴格遵守歸檔制度，不得無故延期或不交應歸檔的檔案材料，如有些材料還需使用，也應先按立卷歸檔後再辦理借閱手續。

第十一條各單位向總公司辦公室移交檔案時，要嚴格履行移交手續。

第十二條歸檔案卷的總要求是：遵循檔案材料的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同價值，便於保管和利用。具體應做到下述幾點：

(一)歸檔的檔案材料種類、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。歸檔的專案檔案應包括如下檔案：專案建議書、可行性研究報告、立項批覆、專案評估報告、批准專案檔案、協議、合同、營業執照(影印件)、章程、專案人員任兔檔案，有關專案業務的各種意向書、紀要、備忘錄、**記錄、請示、報告、批覆及其它有關專案業務的音像製品、計算機碟片等。

(二)在歸檔的檔案材料中，應將每份檔案的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、**檔案與原件、多種文字形成的同一檔案立在一起，不得分開;文電應全在一立卷。

(三)卷內檔案材料應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案材料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後;正件在前，附件在後;印件在前，定稿在後;

(四)卷內檔案材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號;不裝訂的案卷，應在卷內每份檔案材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。

(五)永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內檔案目錄，對檔案材料的題名不要隨意更改和簡化;沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質內容的也應重新擬寫：沒有責任者、年、月、日的檔案材料要考證清楚，填入有關項內;卷內檔案目錄放在卷目。

(六)聲像材料應用文字標出攝像或錄音的物件、時間、地點、中心內容和責任者。

(七)本公司各部門及各專業公司立卷所需的案卷封皮、卷內檔案目錄表由總公司辦公室統一發給。

第四章檔案保管期限

第十三條文書檔案的保管期限定為永久、長期和短期三種。長期為十六至五十年左右，短期為十五年以下，三年以上。

第十四條確定公司檔案保管期限的原則

(一)凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

(二)凡是反映公司一般活動，在較長期時間內對公司工作有查考利用價值的檔案材料，列為長期保管。

(三)凡是在較短時間內對公司有參考價值的檔案材料，列為短期保管。

第五章檔案的鑑定與銷毀

第十五條公司辦公室秘書處對所儲存的檔案定期進行鑑定，對於儲存期限已滿的檔案材料，按規定進行銷毀。

第十六條檔案鑑定工作由辦公室主持，有關部門參加，組成檔案鑑定小組，對被鑑定的檔案進行逐件審查，提出存毀意見。

第十七條檔案材料鑑定小組審定，並經公司有關領導批准後，方可銷毀。

第十八條銷毀檔案材料，要由二人以上並在指定地點進行監銷，監銷人要在銷毀清冊上簽字。

第六章檔案的借閱

第十九條公司各部門因工作需要，借閱本部門的業務檔案需經本部門領導批准，然後到公司辦公室秘書處機要室填寫檔案借閱單，方可借閱。

第二十條公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門同意或公司領導批准。

第二十一條借閱檔案必須嚴格履行登記手續，歸還的檔案要進行檢查、清點，並在登記薄上登出。

第二十二條借閱檔案的同志，不得洩密、塗改、折散、轉借影印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經辦公室主任批准。

第二十三條借閱的檔案用完後，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

第二十四條借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，按本制度第七章第三十一條進行處罰。

第二十五條凡借閱的檔案、檔案一律不得私自影印，如工作需要，應按公司有關保密規定辦理。

第七章罰則

第二十六條公司各單位凡違反制度第三章第九條，無故延期或不交應歸檔的檔案材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其檔案負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款100元～500元，並予以通報批評。

第二十七條公司各單位凡違反制度第六章第十四條，洩露秘密，按《公司保密工作條例)進行處理。對塗改、拆散或未經辦公室領導批准轉借、影印或攜帶檔案外出的;視具體情況，對其單位領導和當事人各罰款500元～1000元，並予以通報批評。

第二十八條公司各單位凡違反本制度第六章第二十五條，不按借閱期限歸還的，限期歸還並責令其當事人寫出書面檢查。

第二十九條公司各單位凡違反本制度第六章第二十六條，遺失檔案的，應立即報告。因遺失檔案，洩露秘密的，按《公司保密工作條例》進行處理。

第八章附則

第三十條本辦法由總公司辦公室負責解釋。

第三十一條各子公司應根據本辦法，結合本單位的實際情況，制定具體實施細則。

第三十二公司以往的相關規定與本辦法不一致的，以本辦法為準。

歸檔檔案目錄應單獨裝訂成冊並編制封面，封面如下圖：

長310mm、寬220mm、厚度20mm、30mm、40mm

檔案盒封面

盒脊4、人事檔案管理規範

(1)、營銷中心行政部必須為全體員工建立人事檔案，負責檔案的設計、填寫、更新和管理等。

(2)、員工檔案將作為公司人力資源開發和管理的基本資料庫，是開展員工關懷、職業生涯設計和個性化員工培訓的基礎。

(3)、人事檔案的內容必須包括員工基本資料如簡歷、員工登記表、身份證、相關證件影印件等；員工考核動態情況，如月度考核結果、季度考評結果和薪酬變動情況；員工獎勵情況，如年度獎勵、其他獎勵狀況；詳見《人事檔案用表》。

(4)、員工檔案必須進行動態管理，及時根據實際情況進行記錄和變更，每月10日前必須進行月度檢視。

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