工作制度建設規範
1 範圍
本標準規定了公司檔案資料檔案的歸檔、鑑定、整理、借閱、利用及各項管理制度的要求和辦法。
本標準適用於公司檔案管理。公司各部門參照執行。
2 引用標準
gb/t11822-2000 科學技術檔案案卷構成的一般要求
gb/t17678.1-1999 cad 電子檔案光碟儲存、歸檔與檔案管理要求
gb/t11821-89 **檔案管理規範
db37/t180-93 工業公司檔案分類編號規則
3 檔案工作制度體系構成
3.1 檔案管理辦法；
3.2 檔案材料歸檔辦法；
3.3 會計檔案管理辦法；
3.4 檔案分類編號實施方案；
3.5 音像檔案管理辦法；
3.6 電子檔案歸檔與電子檔案管理辦法；
3.7 實物檔案管理辦法
3.9 檔案鑑定銷毀制度；
3.10 檔案保密制度；
3.11 檔案借閱制度；
4 檔案工作制度制定原則
4.1 符合國家法律法規的有關規定，並納入公司的相關制度；
4.2 適用、可行，符合公司實際情況；
4.3 全面、具體，有較強的可操作性；
4.4 措施得力，形成有效的約束機制。
5 本標準由公司行政辦負責解釋。
第一章總則
第一條為進一步加強公司檔案管理工作，充分發揮檔案管理的服務職能，根據《中華人民共和國檔案法》,結合公司實際情況，特制訂本辦法。
第二條公司檔案是指公司在各項活動中直接形成的具有儲存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
第三條公司應當加強對檔案工作的領導，明確檔案管理機構，配備檔案管理人員，為檔案工作提供必需的條件。
第四條檔案工作的基本原則是:集中統一地管理公司全部檔案，維護檔案的完整與安全，便於公司各項工作的利用。
第二章檔案管理體制及其職責
第五條公司成立以分管檔案工作的副總裁為組長，以行政辦公室主管檔案人員為核心，各部門專(兼)職檔案員為成員的檔案管理網路體系。
第六條行政辦公室主管檔案人員依法履行下列職責:
（一）貫徹、執行檔案工作的法律、法規和國家有關方針政策，建立健全檔案工作各項規章制度；
（二）統籌規劃並負責檔案資料的收集、鑑定、整理、保管、統計和開發利用等工作，確保檔案資料的完整、準確與安全，積極主動地為公司各項工作服務；
（三）對各部門檔案、資料的形成、積累和歸檔工作進行監督、指導；
（四）完成與檔案工作相關的其它工作。
第七條各部門兼職檔案人員，負責本部門形成檔案材料的收集、積累和立卷歸檔工作。
第三章檔案材料的形成與歸檔
第八條檔案材料的形成、積累、整理和歸檔工作要融入生產、技術、經營、管理等各個環節，列入各部門及有關人員的職責範圍.
第九條各部門負責人應確定相應人員負責檔案材料的積累、整理和歸檔工作。
第十條公司舉行重大活動或發生重大事件時，以及在進行科研成果鑑定、工程竣工驗收、工程創優等活動時，檔案人員應及時做好檔案材料的收集、審查、驗收工作。
第十一條對因公外出學習、考察、參加會議獲取的材料和外購資料、書籍，有關人員應及時向行政辦辦理移交登記手續，並在所發生的差旅費用或購書憑證上簽字後，財務部方可辦理報銷手續。
第十二條檔案材料的歸檔範圍
（一）按材料**分:
1.各部門形成的檔案材料；
2.公司外部形成的對公司有儲存價值的檔案材料；
3.公司參與投資的全資、控股、參股公司應移交的檔案材料；
4.公司參與的合作專案、合作單位應移交的檔案材料；
5. 公司改制過程中兼併、購買其它公司的有關材料。
（二）按發展階段分:
1.公司籌備、設立過程中形成的檔案材料；
2.公司運營中形成的檔案材料；
3.公司合併、重組、分立等產權變動過程中形成的檔案材料。
（三）按載體形式分:
1．紙質檔案、圖紙；
2．儲存電子檔案的光碟、磁碟、磁帶（相應的軟體和文字說明）；
3．錄音帶、錄影帶；
4．**、底片；
5．實物；
6．其它。
第十三條檔案材料歸檔的具體規定和要求見附錄《檔案材料歸檔辦法》。
第四章檔案的管理
第十四條遵循「保持檔案之間的有機聯絡，便於管理與利用」的原則，結合檔案內容及形成特點，對檔案進行科學的分類與編號，具體方法見附錄b《檔案分類編號實施方案》。
第十五條編制檔案總目錄以及分類目錄、底圖目錄、專題目錄等檢索工具，其內容與格式見《逖悉開鋼絲繩檢測技術****檔案管理和檔案材料立卷歸檔統一**式樣》。
第十六條配備適應需要的檔案庫房和裝置裝具等設施，並具有防盜、防火、防潮、防光、防高溫、防有害生物、防汙染等安全措施。
第十七條珍貴的、絕密的檔案應放入保險櫃或採取專門措施儲存。
第十八條定期鑑定已超過保管期限的檔案。
第十九條建立檔案統計臺帳，按年度對檔案管理的基本情況進行統計，統計的內容包括檔案種類、數量、檔案提供利用及其效果等方面。
第二十條檔案管理人員應嚴格執行檔案保密規定，做到不失密、不洩密，確保檔案的安全。
第二十一條檔案管理納入公司資訊化管理系統，要適應現代化管理需要。
第二十二條檔案管理人員變動時，應辦理檔案交接手續。交接雙方應對保管的檔案進行清點、登記，並在移交目錄上簽字。
第二十三條公司員工調離時，須將檔案資料交檔案室後方可辦理調離手續。
第二十六條開發利用檔案資訊資源，為公司經營管理提供服務。
檔案材料歸檔辦法
第一條為規範檔案材料歸檔工作，豐富、完善檔案資訊資源，依據有關規定，制定本辦法。
第二條本辦法所稱檔案材料是指公司在生產、經營和管理活動中形成的各種形式和載體的記錄。
第三條擔負檔案材料積累、整理和歸檔業務的人員應認真執行有關規定，確保檔案材料的完整、準確、規範和及時歸檔。
第四條行政辦公室負責對檔案材料的形成及應歸檔檔案材料的積累、整理和歸檔工作予以監督和指導。
第五條檔案材料歸檔的基本要求
（一）歸檔檔案的製作和書寫材料應當有益於長久儲存，不得使用原子筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水、複寫紙、熱敏紙、二次紙；
（二）歸檔檔案材料應當完整、準確、簽批手續完備；
（三）歸檔檔案材料應當經部門或專案負責人審定；
（四）歸檔檔案材料的整理應當系統、規範；
（五）音像材料（包括**、錄音、錄影等）和實物要與文字說明一起歸檔；外文材料要與翻譯材料一起歸檔；電子檔案要與紙質檔案一起歸檔。（試具體情況）
第六條檔案材料的歸檔範圍
見附件：《逖悉開鋼絲繩檢測技術****檔案材料歸檔範圍及檔案保管期限表》
第七條檔案材料的歸檔時間
（一）各職能部門形成的管理性檔案材料，一般應在辦理完畢後的第二年上半年歸檔；
（二）工程專案、科研專案檔案材料原則上在專案結束後三個月內歸檔，時間長的專案可分階段、分單項歸檔；
（三）外購裝置儀器或引進專案的檔案資料在開箱驗收或接收時先登記，等安裝除錯完後，隨即與安裝除錯中形成的檔案材料一起歸檔；
（四）公司領導和員工外出參加公務活動形成的檔案材料應在公務活動結束後即時交有關人員歸檔；
（五）會計檔案材料在會計年度終了後歸檔，由財務部保管。
（六）員工人事管理檔案材料辦理完畢後，由人事管理人員整理並定期向檔案部門移交；
（七）實行文件一體化或採用計算機輔助設計技術形成的電子檔案應即時歸檔；
（八）下列檔案材料應及時歸檔：
1．沒有及時歸檔的零散檔案材料；
2．變更、修改、補充的檔案材料；
3．裝置儀器的維修檔案材料；
4．產品、裝置更換的新零部件檔案材料；
5．公司機構變動或員工調動、離崗時留在部門或個人手中的檔案材料；
6．應歸檔的非紙質載體材料；
7．其它臨時活動中形成的檔案材料。
第八條歸檔檔案材料的整理
參照《檔案分類編號實施方案》
第九條。應歸檔的檔案材料一般歸檔乙份，重要的和使用頻繁的檔案材料可根據需要確定歸檔份數。
第十條檔案材料歸檔時，由承辦部門填寫歸檔材料移交清單，重要專案檔案材料歸檔時還應編寫歸檔說明，並經專案負責人審核簽字。交接雙方根據檔案材料移交清單清點，核對無誤後，在《檔案移交（接收）登記表》上簽字，移交清單由交接雙方各保留乙份。
第一條為了加強會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，根據《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規定，制定本辦法。
第二條本辦法適用於公司財務檔案管理。
第三條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。具體包括：
（一）會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，彙總憑證，其他會計憑證。
（二）會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其它會計賬簿。
（三）財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附註及文字說明，其它財務報告。
（四）其它類：銀行存款餘額調節表，銀行對賬單，其它應當儲存的核算專業資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
第四條公司每年形成的會計檔案，由財務部按照歸檔的要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
第五條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。
第九條本辦法規定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執行。
第十條保管期滿的會計檔案，可以按照以下程式銷毀：
（一）由行政辦公室會同財務部提出銷毀意見，財務部編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。
（二）總經理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
（三）銷毀會計檔案時，應當由行政辦公室和財務部共同派員監銷。
（四）監銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀後，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，並將監銷情況報告總經理。
保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其它未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
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