***xx****管理檔案
編號：qg/ltwl0102-15批准：xx
2023年6月1日發布2023年6月1日實施
前言本辦法依據《中華人民共和國檔案法》和股份公司《檔案工作管理辦法》，並結合天津利通物流****的實際情況編制，自公布之日起執行。
本辦法由***xx****綜合管理部提出並歸口。
本辦法主要起草人:***
1 目的與適用範圍
1.1目的:檔案工作是企業管理基礎工作的組成部分，是維護企業的經濟利益和合法權益，反映歷史真實面貌的一項工作。為加強檔案管理工作，特制定本辦法。
1.2 適用範圍:本辦法適用於天津利通物流公司各部(室)門的檔案管理工作。
2 術語和定義
2.1 檔案: 是機關、團體、企業、事業單位和某些個人在社會活動中形成的、作為原始記錄儲存起來以備查考的資訊材料（包括檔案、技術圖紙、聲像、實物等）。
2.2 歸檔: 各業務部門把已辦理完畢或告一段落並具有儲存價值的檔案材料收集齊全，經鑑定整理後向檔案部門移交，由檔案部門進行管理的過程。
3 管理職責
3.1 檔案室
3.1.1 是公司的檔案管理機構，負責集中統一管理本公司在黨群工作、行政工作、經營工作、物流業務、會計工作、專案、裝置儀器和基本建設管理等活動中形成的各類檔案。
3.1.2 負責公司應歸檔檔案材料的收集、整理、鑑定、統計、保管、提供利用，以及嚴格按規定進行檔案的銷毀工作。
3.1.3 負責提供檔案查閱、復**務時做好《檔案利用申請表》簽字手續的審查和監督工作。
3.1.4 負責各職能部門檔案工作的業務監督、檢查並對職能部門專（兼）職檔案管理員進行業務指導。
3.2 各職能部門
3.2.1 各職能部門專（兼）職檔案管理人員負責積累在日常工作中形成的有儲存價值的檔案材料，並整理、立卷，依據《檔案材料歸檔辦法》向檔案室移交。
3.2.2 利用檔案時應嚴格履行簽字手續。
3.2.3 負責本部門銷毀檔案的鑑定，提出鑑定銷毀意見。
3.2.4各職能部門領導
a)負責履行本部門在檔案材料形成、積累、整理、歸檔工作中的管理、審核職責；
b)負責本部門在完成公司所下達工作任務時對部內檔案材料歸檔任務的計畫推進、完成質量等工作進行全面監督把關。
4 工作方法和要求
4.1 檔案的形成、收集和整理
4.1.1 檔案室指導、督促業務部門按《檔案材料歸檔辦法》的要求，做好檔案材料的形成、收集和整理工作。
4.1.2 管理文件類檔案（黨群、行政、經營、物流業務）分別由相關職能部門進行收集整理。
4.1.3 會計檔案由財務部進行收集整理和存檔管理。
4.1.4各類基建類檔案材料由生產管理部裝置動力課進行收集整理後，一併定期上報公司檔案室儲存。
4.1.5 各類裝置在購買時應由採購部門負責保證其相關資料的齊全與完整，裝置交付使用部門後，該裝置相關全套資料依實際情況由相關專業統管部門或裝置使用部門負責儲存。
現就各類材料保管部門具體規定如下：
4.1.5.1生產裝置（如：卡爾瑪正面吊車、各類油/電叉車、電葫蘆等）類檔案由生產管理部裝置動力課進行儲存。
4.1.5.2生產運輸裝置（各類卡車）相關材料由運輸管理部進行儲存，公務用車相關資料由綜合管理部進行儲存。
4.1.5.3公司範圍內各類it裝置（電腦、伺服器、印表機、影印機、傳真機、攝錄裝置、**機、膝上型電腦、監控裝置等）相關材料由綜合管理部it組統一進行收集儲存。
4.1.5.
4公司各類需存檔儲存的電子檔案（含各類電子文件，音**檔案）由各部門自行整理並經部門負責人審定後報送綜合管理部it組，由it組進行資料光碟製作。光碟製成後，由各部門領回自行儲存並將光碟內資料清單報送公司檔案室儲存備查。
4.1.6專案管理部門負責對所經手專案檔案材料進行儲存，並在專案完結後二個月之內及時將所有專案關聯檔案材料及清單送至公司檔案室進行歸檔。
4.1.7各類實物檔案（獎旗、獎盃、獎狀、獎旗、證書等）由檔案產生部門進行收集整理儲存。相關檔案及儲存位置需由檔案產生部門進行明細清單彙總，並將清單上報公司檔案室儲存備查。
4.1.8 合同類檔案由綜合部儲存並提交公司檔案室存檔。
4.1.9各類公司證照類檔案主要由綜合管理部負責儲存並建立證照明細清單。
對於特殊無法歸檔儲存的檔案（如餐飲服務衛生許可證等需懸掛食堂進行展示），應在證照清單中標明儲存位置。證照清單上報公司檔案室留存備查。
4.1.10 公司檔案室管理員對所接收檔案進行分類、組卷、編目、著錄（電子著錄）、排架、建立檔案臺帳、編制檢索工具目錄。
4.2 移交
4.2.1 檔案材料形成部門要保證歸檔材料的質量與齊全，向檔案室移交歸檔檔案材料時,應與檔案室認真履行交接手續，填寫《檔案移交登記簿》（一式二份），其中乙份隨同檔案一同向公司檔案室移交歸檔，另乙份由本部門留存。
4.2.2 歸檔時間和歸檔份數見《檔案材料歸檔辦法》。
4.3 鑑定
4.3.1各部門整理完成的檔案材料及明細目錄應首先由各部門負責人進行確認把關，確保檔案材料的有價值性、完整性和檔案整理的質量。
4.3.2檔案室對業務部門移交檔案進行質量鑑定，確保歸檔檔案材料齊全、完整、準確。
4.3.3 檔案室定期對已超過保管期限的檔案提出《檔案銷毀申請審批單》，送交形成檔案的業務部門進行鑑定，經相關領導審批後編制《銷毀清冊》，方可進行銷毀。
4.4 保管
4.4.1 檔案的保管
4.4.1.1 檔案進出庫房，要嚴格進行登記。
4.4.1.2 檔案的排列依照編號、主次分明、訪問方便的原則進行排列；檔案櫃架排放整齊、合理，便於通風，清潔美觀。
4.4.1.3 整理完的檔案按要求放入檔案裝具內；底圖平放，嚴禁摺疊，防止損壞；光碟妥善存放,避免擠壓，遠離強磁場和強熱源，與有害氣體隔離。
4.4.1.4 整理裝訂的檔案應編制檔案封面、案卷內目錄和備考表，具體依照《檔案材料歸檔辦法》的相關規定執行。
4.4.1.5 每年底要對庫藏檔案進行檢查並做好記錄，對檔案字跡模糊褪色或損壞的檔案，要及時進行修復或複製。
4.4.1.6 公司撤消或變動時，要妥善保管檔案；人員調整時，應做好交接工作，屬於歸檔儲存的檔案，任何人均不得私自留存或帶走。
4.4.2 檔案庫房的管理
4.4.2.1 檔案庫房是檔案資料保護和貯存的機要重地，非本室工作人員未經許可不得入內,如工作需要進入庫房時，由本崗工作人員陪同進入。
4.4.2.
2 檔案庫房應有良好的衛生條件和防火、防潮、防塵、防盜、防光、防高溫高濕、防有害生物等防護裝置和安全措施。應安裝防盜門，配備一定數量的滅火器具,每年春季施放防蟲劑。
4.4.2.
3 檔案庫房內安置溫濕度計，每週溫濕度記錄1～2次；庫房溫度應保持在14℃～24℃之間，相對濕度為45%～60%，應避開30奧斯特以上的磁場，如果出現溫度過高，相對濕度過大時，應設法進行調節使之達到規定標準。
4.4.2.4 庫房內禁放食品及雜物，保持乾淨整潔。
4.4.2.5 檔案庫房有專人負責管理，對檔案安全、保管、利用、統計、衛生等各項工作負全部責任。每天下班前要對庫房進行一次安全檢查，鎖好門窗，切斷電源。
4.5 統計
4.5.1 檔案室每年編制報表對庫存基本情況做出統計，做到帳物相符。
4.5.2 每年對統計報表中的利用情況進行分析，找出利用規律。
4.6 利用
4.6.1 檔案管理人員要熟悉庫藏，編制必要的檢索工具和彙編。
4.6.2 檔案管理人員依據《檔案利用申請表》，及時登記《借閱（複製）檔案登記簿》。
4.6.3 檔案的借閱
4.6.3.
1 檔案一般情況不予借出，只限在檔案室內查閱，查閱時須填寫《檔案利用申請表》，特殊需要借出者，須經所在部門負責人簽字，秘密級以下包括秘密級檔案經檔案管理部門負責人簽字後方可借出，秘密級以上的檔案經總經理批准後方可借出。借出期限不得超過三天，需借出的永久保管檔案，應在當日歸還，須連續幾天使用的，也應當日歸還，次日再借。
4.6.3.2 借閱者要愛護檔案，禁止在檔案上任意批註、劃改、塗寫和隨意抽取，更不能洩密或轉借他人。使用後應完好無損如數將檔案歸還檔案室。
4.6.3.3 檔案管理員對所借出檔案要加強監督，及時登記。歸還時要先檢查無誤後登出，發現問題及時向公司檔案室負責人匯報。
a)文書檔案：各職能部門只能查閱與本部門業務有關的檔案，與本職工作無關的檔案除經總經理特批外一般不予查閱；
b)人事檔案：須由綜合部部長批准後，人力資源課人員方可查閱。人事檔案原則上不予借出，特殊原因需借出時應事先得到總經理批准。
c)財務檔案: 須由財務部部長批准後，財務人員方可查閱。
4.6.3.
4 外單位因工作需要查閱檔案，需憑介紹信和相關職能部門聯絡，相關職能部門部長批准、檔案管理部門部長簽字並報請總經理批准後在檔案人員的監督下方可查閱，介紹信由檔案室留存。
檔案管理辦法
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