山西沁新煤業****
勞動用工檔案管理規範
公司所屬各單位：
為規範員工檔案建立、保管，便於高效、有序的利用檔案材料，現將具體要求通知如下：
一、歸檔內容
（一）入職檔案
1.新招員工基本情況登記表（附表1）；
2.個人證件（身份證影印件、學歷學位證影印件、戶口本影印件、資格證書影印件、職稱影印件）及近期免冠**：
3.原單位解除勞動關係證明；
4.養老、醫療保險統繳手續；
5.戶籍所在地公安機關出具的無違法違紀證明；
6.勞動合同（合同原件、員工續簽勞動合同意見書附表2）；
7.職業危害因素告知書。
上述資料必須由入職員工本人簽字認可。
（二）備案檔案
1.用人單位備案表（附表3）；
2.年檢審核表（附表4）。
（三）變動檔案
1.員工轉正審批表（附表5）；
2.員工長假到期上崗審批表（附表6）；
3.任免職檔案；
4.獎懲檔案；
5.工傷或醫療期滿證明。
（四）離職檔案
1.員工辭職申請表（附表7）；
2.員工違紀過失單（附表8）。
二、管理規定
（一）基礎管理
1.原則：歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規範。
2.新錄用的員工，應及時建立檔案、造冊登記，並更新電子資訊檔案。
3.檔案按在職人員、離職人員分開管理，存檔應編號、制檢索目錄，按次序存放。
4.員工的基本檔案資料有變動時（如學歷變動，身份證資訊變動、技術職稱變動等），應及時將相關資料影印件存檔備案。
5.員工獎懲材料要及時收集歸檔，保持檔案的完整；並保證材料真實、文字清楚、手續齊備。
6.離職員工檔案每月清查，離職員工檔案儲存三年後方可銷毀（高管及核心技術人員保留至該員工離崗8年止）
（二）查閱管理
1.嚴禁塗改、圈劃、抽取、撤換和損壞檔案材料；
2.不得擅自複製(拍攝)檔案內容，如因工作需要從檔中取證必須事先經辦公室負責人申請廠（礦）長同意後方可。
3.查閱者不得擅自洩露檔案內容，違反者視情節輕重，予以懲罰。
4.原則上不允許員工自帶檔案流動，確有需要，由檔案發出方做好封口、蓋章（或簽字），接收方接受檔案時須注意檢查檔案封口是否完整。
三、檔案銷毀
1.任何個人或部門非經允許不得銷毀公司員工檔案資料.
2.當某些檔案到了銷毀期時，由管理員填寫《員工檔案資料銷毀審批表》（附表9），經辦公室負責人審核、礦（廠）長批准後執行。
3.經批准銷毀的員工檔案，管理員須認真核對，將批准
的《員工檔案資料銷毀審批表》和將要銷毀的檔案資料進行登記，登記的《公司員工檔案資料銷毀登記表》（附表10）永久儲存。
四、本通知從發文之日起執行，由公司職業危害防治管理處負責解釋並監督執行。
特此通知
附件：1.新招員工基本情況登記表
2.員工續簽勞動合同意見書
3.錄用人員備案表
4.山西省煤礦企業從業人員年檢申報審核表
5.員工轉正申請審批表
6.員工長假到期上崗審批表
7.員工解除勞動合同申請表
8.員工違紀過失單
9.員工檔案資料銷毀審批表
10.員工檔案資料銷毀登記表
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2023年5月22日
關於規範員工離職管理的通知
各有關單位 為進一步規範公司自聘員工管理，降低企業用工風險，現對各子公司自聘員工離職管理做如下規範 1 辦理人事 業務的自聘員工離職 1 自聘人員辦理離職時，需遞交個人離職申請，經單位主管領導簽字後，由各子公司人事專員發放 自聘員工離廠通知單 離職人員到各有關單位辦理相關手續，並在5個工作日內交回單...
關於印發職業衛生檔案管理規範的通知
監管總局辦公廳 安監總廳安健 2013 171號 各省 自治區 直轄市及新疆生產建設兵團安全生產監督管理局 根據 中華人民共和國職業病防治法 工作場所職業衛生監督管理規定 監管總局令第47號 用人單位職業健康監護監督管理辦法 監管總局令第49號 的要求，為加強用人單位職業衛生管理，保證職業衛生檔案完...
關於規範應急管理檔案和台賬的通知
編號 zt aq dc 2015 10 013號 各廠部 根據滄州渤海新區安全生產監督管理局關於 河北省安全生產監督管理局 關於規範應急管理檔案和台賬的通知 的通知 要求，結合新區應急管理工作規範化企業建立活動，認真貫徹落實 企業安全生產應急管理九條規定 參照省安監局印製的11個應急管理台賬通用格式...