一、檔案室工作職責
1、認真貫徹執行黨和國家有關檔案工作的方針、政策、法規以及上級檔案管理部門對檔案工作的有關規定、辦法。
2、負責制定本公司檔案工作計畫和有關檔案管理的規定制度。
3、對本公司各部門形成的各種檔案材料的收集、整理、立卷和歸檔工作、以及對各鄉鎮土管所的土地管理檔案工作進行監督、指導。
4、集中統一管理本公司在各項活動中形成的各門類和載體的全部檔案，積極提供利用，為各項工作服務。
5、組織本機關專兼職檔案人員學習、交流業務知識，不斷提高業務水平。
6、參與本局重大、重要的活動，以便及時了解本局檔案形成趨向和資訊，並及時收集有關檔案資料，防止散失。
二、各部門工作職責
1、應把檔案工作列入本部門的工作範圍，並明確專人具體負責檔案材料的積累和立卷歸檔工作。
2、應將工作中形成的各類檔案材料收集、整理、歸檔。凡屬歸檔範圍和各種不同載體的檔案材料都歸樘，任何部門和個人均不得佔為私有。
三、立卷歸檔制度
1、歸檔範圍
凡是本公司各部門在土地管理各項工作中形成的具有查考利用價值的，並處理完畢的檔案材料、圖紙、圖表、聲、錄影等都應屬歸檔案範圍。
2、歸檔時間
各部門的檔案應在次年三月底前整理立卷完畢，移交檔案室。會計檔案在會計年度結束後的三個月內由會計整理、立卷，並由財務部門儲存一年後移交檔案室。
3、歸檔要求
＜1＞各部門必須按照立卷歸檔範圍，將應歸檔的檔案材料（包括**、聲像等載體）收集齊全。
＜2＞凡歸檔的材料，必須字跡清楚，圖表清晰、數字準確、責任者明確，年、月、日完全，並留出裝訂線。不得使用鉛筆、原子筆、紅墨水和複寫紙。
＜3＞歸檔材料應保持它們之間的歷史聯絡。
＜4＞案卷標題應簡明確切，並註明保管期限，便於保管、利用。
＜5＞裝訂卷宗要拆除卷內金屬物，注意裝訂結實、整齊、美觀。
＜6＞各部門檔案立卷完畢後，由部門負責人審簽後逐一填寫「檔案移交清冊」，經檔案室核對後，辦理交接手續，歸檔入庫。
四、檔案保管制度
1、檔案庫房應有專人管理，非本室人員未經允許，不得擅自進入檔案庫房。
2、檔案庫房有專門存放檔案的櫃子及箱，應按規格分開，排列整齊，固定位置，統一編號，並繪製案卷存放示意圖，便於迅速查詢。
3、庫房內不得堆放雜物，使庫房內保持良好的環境衛生。注意通風，並有防盜、防火、防光、防潮、防高溫、防塵、防鼠、防蟲蛀和防汙染等措施，確保檔案的安全。
4、庫房內應保持適宜的溫濕度，並做好溫度記錄。
5、庫房內嚴禁煙火和存放易燃物品，配備消防器材。下班前要進行安全檢查，切斷電源及關門上鎖。
6、檔案應建立全宗卷，儲存案卷的立卷說明、分類方案、鑑定報告、交接憑證、銷毀清冊、檢查記錄，全宗介紹等材料。
五、檔案利用制度
1、各部門人員原則上只能查閱部門工作範圍內的檔案，如需查閱其他部門的業務檔案，須經檔案室負責人同意，方能查閱。
2、查閱檔案，必須講明利用目的，填寫登記手續，方能閱檔。
3、外單位人員查閱本局檔案，須持有單位介紹信，辦理查閱手續。
4、查檔者只限在閱檔室內閱覽。
5、查閱有密級的檔案，需經分管責任負責人同意後方可閱檔。
6、借閱檔案者應做到：注意保密，保護檔案，不得轉借、外借，檔案上不能塗改、劃線、增刪和撕頁，並應保護檔案的整潔。
7、如發現查閱者違反檔案管理規定，應報請有關部門按《檔案法》有關規定處理。
六、檔案的統計、鑑定、移交制度
1、檔案室對檔案的收進、移出、保管、利用效果，存毀和檔案人員等情況進行準確統計。
2、檔案室應根據國家有關檔案保管期限的規定，結合本公司實際情況，定期對檔案進行鑑定，確定檔案的存毀。
3、按有關規定，凡屬向地方檔案館移交的檔案，應嚴格按要求移交。在移交時，雙方應在移交清冊上簽名蓋章。移交清冊應當收入全宗卷和有關檔案。
七、檔案保密制度
1、本公司工作人員必須嚴格執行《保密法》，增強保密意識，嚴格保密紀律，自覺維護****的安全。凡借閱的各類檔案材料必須注意妥善保管，不得轉借及帶回家。對違反保密的現象，要及時處理。
2、檔案管理人員要堅守崗位，遵守紀律，切實履行《保密法》賦予的職責。對借出的檔案材料，應及時催卷，及時歸檔。
3、檔案內容不得擅自傳抄，翻印，翻拍。
4、對故意失洩檔案秘密的人員，將按《保守國家秘密法》有關規定處理。
八、專職檔案員崗位責任制
1、服從領導，按受上級業務部門的指導，按時、按質地完成本崗位工作任務。
2、負責本公司各類檔案資料的收集、彙總、借閱制度以及其它有關制度的建立健全工作，明確管理範圍和物件。
3、負責做好有關檔案資料的收集、整理、分類、編目、統計、複製和借閱等管理工作。
4、負責檢查、督促、指導本機關部門檔案的形成，積累及歸檔工作，以確保檔案的完整性和系統性。
5、負責檔案庫房的安全管理工作，積極做好防火、防潮、防光、防高溫、防塵、防鼠、防蟲等工作，不斷改善保管條件，確保本機關檔案的完整與安全。
6、參加本公司工程工作驗收會，等有關活動，做好對檔案資料的把關驗收工作。
7、負責執行有關檔案工作的各項管理制度，主動搞好利用服務工作，及進調查、了解登記檔案利用效果，定期整理上報典型事例。
九、各部門兼職檔案員崗位責任制
1、接受本公司綜合檔案室業務指導和監督，按時、按質按量地完成本崗位工作任務。
2、在綜合檔案室的統一指導下，負責本部門檔案工作規章制度的貫徹執行。
3、負責根據歸檔的範圍和要求，收集、整理本部門各類檔案材料，按規定向綜合檔案室移交歸檔，並辦好交接手續，做到職責分明，手續齊全。
4、負責完成綜合檔案室交辦的與本部門業務工作直接有關的工作。
5、接受有關專業知識培訓，使本部門的檔案工作符合檔案管理要求。
6、按照本公司保密制度的要求，做好本部門檔案保密工作。
7、負責把各部門在檔案收集工作中存在的問題及時向負責領導和檔案部門匯報，並提出解決問題的辦法。
十、綜合類檔案的立卷歸檔制度
1、歸檔範圍
凡是本公司在文秘、勞動人事、黨群、行政、政策法規、外事活動中形成的具有儲存價值的文字、圖表、聲像材料均屬歸檔範圍。
2、歸檔時間
綜合類檔案於次年3月份歸檔。
3、歸檔要求
歸檔的材料必須遵循檔案材料的形成規律和特點，保持檔案間的有機聯絡，區別不同保管期限，便於保管和利用。
十一、計畫財務類檔案的立卷歸檔制度
1、歸檔範圍
凡是本公司在財務工作中形成的具有儲存價值的綜合性檔案材料、會計報表、財簿、憑證等均屬歸檔範圍。
2、歸檔時間
綜合性檔案材料於次年3月份歸檔；會計報表、憑證、帳簿可在財會部門存放1年後移交檔案室。
3、歸檔要求
歸檔的材料必須遵循檔案材料的形成規律和特點，保持檔案間的有機聯絡，區別不同保管期限，便於保管和利用。
十二、測繪類檔案的立卷歸檔制度
1、歸檔範圍
凡是本公司在測繪工作中形成的具有儲存價值的綜合性檔案材料及測繪涉及資料等業務方面的文字、圖表、聲像材料均屬歸檔範圍。
2、歸檔時間
綜合性材料於次年3月份歸檔；業務材料於業務活動結束年歸檔。
3、歸檔要求：
歸檔的材料必須遵循檔案材料的形成規律和特點，保持檔案間的有機聯絡，區別不同保管期限，便於保管和利用。
十三、用地類檔案的立卷歸檔制度
1、歸檔範圍
凡是本公司在建設用地工作中形成的具有儲存價值的綜合性檔案及用地專案批文、土地出讓、轉讓等業務方面的文字、圖表、聲像材料均屬歸檔範圍。
2、歸檔時間
綜合性檔案材料於次年3月份歸檔；用地審批材料於次年6月歸檔。
3、歸檔要求
歸檔的材料必須遵循檔案材料的形成規律和特點，保持檔案間的有機聯絡，區別不同保管期限，便於保管和利用。
十四、規劃類檔案的立卷歸檔制度
1、歸檔範圍
凡是本公司在土地利用規劃工作中形成的具有儲存價值的綜合性檔案材料及土地利用總體規劃、專項規劃、土地開發復墾、土地利用計畫等業務方面的文字、圖表、聲像材料均屬歸檔範圍。
2、歸檔時間
綜合性材料於次年3月份歸檔；業務類材料於活動結束年歸檔
3、歸檔要求
歸檔的材料必須遵循檔案材料的形成規律和特點，保持檔案間的有機聯絡，區別不同保管期限，便於保管和利用。
十五、監督類檔案的立卷歸檔制度
1、歸檔範圍
凡是本公司在監察工作中形成的具有儲存價值的綜合性檔案材料及案件處理、群眾來信來訪方面的文字、圖表、聲像材料均屬歸檔範圍。
2、歸檔時間
綜合性材料於次年3月份歸檔；監察業務性材料於次年6月份歸檔。
3、歸檔要求
歸檔的材料必須遵循檔案材料的形成規律和特點，保持檔案間的有機聯絡，區別不同保管期限，便於保管和利用。
十六、聲像類檔案的立卷歸檔制度
1、歸檔範圍
凡是反映本公司在各項工作活動中形成的具有儲存價值的錄音、錄影、**等材料的均屬歸檔範圍。
2、歸檔時間
與相應內容的檔案同時歸檔。
3、歸檔要求
歸檔的聲像材料必須齊全、完整，保護歷史聯絡，並說明清楚，區別不同保管期限，便於保管和利用。
十七、宣教科技類檔案的立卷歸制度
1、歸檔範圍
凡是反映本公司在宣傳、教育、科技活動中形成的具有儲存價值的文字、圖表、聲像材料均屬歸檔範圍。
2、歸檔時間
宣傳、教育類的文字材料於次年3月份歸檔；科技專案材料於專案結束年歸檔。
3、歸檔要求
歸檔的材料必須遵循檔案材料的形成規律和特點，保持檔案間的有機聯絡，區別不同保管期限，便於保管和利用。
十八、測繪成果匯交
承擔的測繪專案，按規定向測繪行政主管部門匯交測繪成果資料目錄或副本。
注：各部門嚴格遵守公司規定的各項檔案管理制度，違者追究相關責任。
珠海市交通勘察設計院****
二0一三年十一月六號
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