檔案檔案管理制度

一. 目的:

為了控制本單位檔案發放的適當範圍、作廢檔案的及時**，確保各部門、車間所使用的本單位檔案的有效性，特制定本規定。

二. 檔案的發放：

1. 各部門需要發放實施的檔案，必須將檔案打好以電子文件的方式交行政管理部門，由行政管理部門主任安排檔案發放人予以發放。

2. 任何檔案，發放人須建立「檔案發放**登記表」。發放到各部門的所有檔案，由部門負責人簽字接收。

如部門負責人不在，由部門在場人員簽名代收。代收人必須負責及時將檔案轉給部門負責人。需個人接收的檔案由個人親自簽字接收。

3. 需發放到主管以下管理、輔助人員和職工的檔案（包括學習材料等），發放人只需發放到相關主管人員，再由主管安排發放到相關個人。

三. 檔案的更改：

1. 任何原因造成檔案的個別字句需要更改，且更改後不影響整個檔案版面的整潔美觀，由原編制形成的部門負責人書面寫明更改位置和如何更改（資料性或原則性的須報直屬部負責人簽字認可），連同編制形成部門負責人的私章送原發放人，由原發放人根據原發放範圍及存檔予以更改。

2. 檔案發放人根據更改字數多少和繁簡情況，可到現場為原件人更改，也可以收回後予以更改，再返還給原收件人。但在更改時必須用雙線劃掉原字句，在劃掉的字句對應上方行距空間寫上新字句，並在更改處蓋上原編制形成部門負責人的私章。

四. 檔案的換頁：

1. 任何原因造成檔案單頁大面積修改，需換頁的，由原編制形成將需修改頁面進行修改並以電子文件方式傳行政管理部門，並由其部門負責人書面寫明換頁情況（屬資料性、原則性修改須部負責人簽字認可）送原檔案發放人，由原檔案發放人根據原發放範圍予以換頁。

2. 所有需換頁的檔案，由檔案發放人統一換頁並註明執行時間，將原頁銷毀。

五. 檔案的**、作廢：

1. 1因本單位制度彙總、部門調整、規劃變化等原因，造成原檔案內容與新檔案內容重複、衝突而失效的，由彙總部門或新檔案編制形成部門負責人，安排原發放人予以**。

2. 檔案發放人在**檔案時，必須持「檔案發放**登記表」由原接收人在登記表相關欄內簽名後回交。

3. 每年12月下旬，由綜合部通知各部門，對本年度平時未統一**的檔案、報表等無效材料清理**一次。並由綜合部主任統一安排銷毀。

六. 其它規定：

1. 任何部門以本單位名義形成的檔案討論稿或正式稿，必須發放到董事長、總負責人、財務部負責人、生產技術部負責人、營銷部負責人、裝置部負責人等本單位各職能部門負責人及其他相關聯人員，以便了解本單位政策方向，根據本單位各方面情況系統地進行修改，確保介面部門的相互配合。

2. 無論部門或本單位發放的檔案在發放前都必須在檔案室存檔備案。

3. 任何檔案相關部門負責人接收後必須領學或傳達應執行的員工，認為有必要影印下發到相關員工時，須向原發放部門提出申請，由原發放部門影印按發放程式予以發放。不得私自影印下發，避免檔案使用範圍失控，造成有效和無效版本的混淆。

4. 所有換頁或作廢檔案屬存檔的或相關部門需留存備查證明的，發放人只需蓋上作廢章即可，不予收回，但檔案管理員必須在「作廢檔案」檔案欄目登記註明，妥善保管，以便備查。

5. 發放檔案屬討論稿的，討論人組織討論結束後須按時交檔案編制形成部門。

6. 檔案發放人必須將已使用的「檔案發放**登記表」按季度裝訂成冊，妥善保管，以便備查或**時使用。儲存期限為三年。

七. 任何人未經總經理批准，不得將本單位檔案私自提供給本單位以外人員。則除承擔100元罰款外，對由此造成的一切後果負責。

八. 本規定各條款如有違犯，對責任人每次罰款50元，由其直接領導開通用罰款單收繳。