電腦檔案分別於電腦硬碟和軟盤內儲存，機密檔案加設保護密碼。
三、檔案、檔案的分類
按事宜分類：即按檔案內容所涉及的具體事宜或工作進行分類。
按時間分類：即按檔案形成的時間進行分類。
按收、發文單位分類。
按酒店部門設定分類。
四、檔案、檔案的編號
1.檔案編號
各部門對本部門發出的檔案（發文、會議紀要等），採用部門**+日期+序號進行編號。機密檔案還應按密級標明「機密檔案」、「絕密檔案」。
酒店部門設定及**如下：
總經理辦公室 zb 房務部 fw 財務部 cw 餐飲部 cy 保安部 ba
營銷部 yx 洗衣房xy 工程部 gc 資訊部 xx 汽車隊 cd
食品公司 sp
2.案卷編號
對已處理完畢的檔案，按照檔案類別及次序進行編號。
五、檔案、檔案的整理
1. 檢查檔案
認真檢查每一類別中積累的檔案是否齊全、是否符合歸類。
2. 檔案排序
每類檔案可按檔案形成時間順序、重要程度或工作程式等進行排序。系統排列後，應用阿拉伯數字統一編寫頁碼，以固定排列順序，保證材料完整。
3. 編寫案卷標題
4.案卷標題反映該類檔案的自然聯絡與共同特徵，要求嚴謹，文字通順、扼要。
5. 填寫案卷目錄
案卷目錄包括順序號、檔案標題、檔案編號和日期等。
6. 填寫案卷封皮
案卷封皮的專案包括單位名稱、案卷標題、卷內檔案材料張數、起止日期和保管期限等。
7. 案卷裝訂
案卷裝訂前要拆除金屬物，做好檔案材料的檢查，如對破損或褪色的材料，應當進行修補和複製；裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加襯邊；紙面過大的檔案，要按卷宗大小摺疊整齊。
8.案卷歸檔
裝訂後的案卷，應按照年度進行排列，統一編號登記，填寫《歸檔案卷目錄》。
六、檔案、檔案的保管
涉及經濟的檔案，如合同、協議書、保證書等（原件）檔案由財務部統一保管；硬體設施使用說明書或操作手冊（原件）檔案由工程部統一保管，其餘檔案由行政部統一管理。
存放檔案、檔案應做好防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。
每年對檔案、檔案進行一次檢查，發現問題及時採取補救措施，確保檔案、檔案的安全。
需要修改、調整內容的檔案、檔案，應將原件妥善封存，將修改後的檔案、檔案進行儲存備查；
對於已失去作用的檔案、檔案要進行銷毀。銷毀檔案、檔案要經過認真鑑定，確定銷毀的檔案、檔案材料必須列冊登記，送總經理審批後銷毀。
銷毀檔案、檔案材料時，必須指派專人監銷，防止失密。
七、檔案、檔案的借閱
借閱檔案、檔案，必須在檔案、檔案借閱登記簿登記後方可借閱；機密級以上的檔案檔案須經總經理批准方能借閱。
借閱期限不得超過兩周，到期必須歸還，如需再借，應辦理續借手續。
借閱檔案的人員必須愛護檔案、檔案，要保證檔案、檔案的安全與保密，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散、摘抄、影印、複製、攝影、轉借或損壞。否則，按違反保密法追究當事人責任。
借閱的檔案、檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應立即報告部門負責人。
外單位借閱檔案，應持有單位介紹信，並經總經理批准後方能借閱。但不能帶離檔案室。
外單位摘抄檔案、檔案材料，應經總經理同意；部門負責人應對其摘抄的材料進行審查、簽章。
每年1月30日之前，由總辦責成行政部檢查上一年度各部門檔案、檔案管理情況，發現問題及時糾正。此項工作將與部門管理工作一起考核。
檔案檔案管理制度
一 公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要求，並逐步實現電子資訊化管理。三 人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集 整理 立卷 管理工作，確保資料完整。四 檔案管理員要...
檔案檔案管理制度
檔案編制 管理制度 為保證經銷部檔案的完整，便於查詢利用，做好收集 立卷 保管等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本制度。一 經銷部設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集 分類 整理 立卷 歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化 制度化 規範化的要...
檔案檔案管理制度
為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。第一 檔案管理 一 檔案管理內容主要包括 辦公 面試簡歷，員工登記資訊，用工合同 考察期 試用期 入職 保密協議等 離職協議，列印資料，供銷合同，任命書，通知，各類申請 請假 出勤 工資 社保等 合作協議 購買...