檔案檔案管理制度

第一章總則

第一條為了加強公司檔案、合同等重要資料的檔案管理工作，進一步規範檔案管理工作秩序，特制定本制度。

第二章檔案管理方式與組織

第二條公司檔案由辦公室集中統一管理，相關部門分類管理相關檔案，以便及時利用、維護檔案的完整與安全。各部門要落實專人具體抓好自行管理部分的檔案管理工作。

第三章歸檔檔案範圍

第三條**機關、上級部門發來的與本公司有關的決定、建議、提示、命令、條例、規定、通知等等資料。

第四條公司對外的正式發文、與有關單位來往的文書、公司的請示及上級機關的批覆等。

第五條內部的各種工作計畫、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表等。

第六條與有關單位簽訂的合同、協議書等法律文書。

第七條人事任命書等資料，以及關於員工獎勵、處分的檔案資料。

第八條公司的歷史沿革、大事記及反映主要活動的演示文稿、**、錄音、錄影等資料。

第九條公司內部的各項管理制度。

第十條重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導講話、典型發言、會議演示文稿、會議記錄等等。

第十一條其他反映經營管理業務活動，具有查考價值的檔案資料。

第四章相關檔案管理責任目標

第十二條文書檔案、人事管理檔案：由辦公室負責抓好機關文書、合同等檔案的歸檔管理；業務檔案資料由相關部門指定專人負責管理。在各部門直接收到與本公司有關的重要檔案後，一般情況下交由辦公室登記，並實行統一保管和歸檔，相關部門只留存影印件。

第十三條財務檔案：由財務科負責具體抓好財務單據、賬簿等資料的定期歸檔。

第五章檔案歸整

第十四條歸檔的檔案資料，原則上必須是原件，原件用於報批或無原件的重要檔案不能歸檔的，可儲存影印件。

第十五條以正式檔案發出的檔案、函件或請示，有關科室在收到有關部門的批復檔案後，要及時送交辦公室進行登記歸檔，確保檔案申請與批覆的連貫性，避免出現只有請示沒有批覆的檔案文稿。

第十六條檔案資料管理人員應根據業務範圍及主要工作任務，按照「案卷類目」放入檔案卷夾內分

保管，並填寫《文件歸檔登記表》，方便查閱。

第六章檔案保管與借閱

第十七條檔案屬於辦公機密資料，未經許可不

得外借、外傳。外單位人員未經領導批准不得借閱。

第十八條借閱檔案材料，須經檔案管理所屬科

室負責人批准。借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續借，

過期由檔案保管人員催還。需要長期借出的，須經有關

領導審核批准，並由檔案管理人員做好詳細登記。

第十九條調閱或借閱檔案者必須妥善保管檔案，

不得任意轉借或影印，不得拆卸、損汙檔案，歸還的檔

案材料應完整無損。

第二十條借出的檔案資料，因保管不慎丟失時，

要及時追查，並報告分管領導及時處理。

一公司設立檔案檔案管理專員，切實做好檔案檔案的收集分類整理立卷歸檔工作，保證檔案檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使檔案檔案管理工作達到標準化制度化規範化的要求，並逐步實現電子資訊化管理。三人力資源專員要做好公司員工人事檔案的收集整理立卷管理工作，確保資料完整。四檔案管理員要...

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為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。第一檔案管理一檔案管理內容主要包括辦公面試簡歷，員工登記資訊，用工合同考察期試用期入職保密協議等離職協議，列印資料，供銷合同，任命書，通知，各類申請請假出勤工資社保等合作協議購買...