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為了加強學院黨群與行政類檔案(以下簡稱黨、政檔案)的管理，逐步實現規範化、制度化，更好地為學院各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》和《黑龍江畜牧獸醫職業學院檔案管理辦法》制定本辦法。
第一章基本原則
第一條黨、政檔案是學院在黨群和行政管理活動中直接形成的具有儲存價值的文字、圖表和聲像載體材料。
第二條黨、政檔案是學院各項工作的重要歷史憑證，由形成單位整理、立卷、歸檔，學院綜合檔案室集中統一管理，任何單位和個人不得擅自儲存和銷毀，以確保完整、系統、準確和安全。
第三條黨、政管理檔案材料應嚴格實行文書處理部門立卷歸檔制度。學院各系(部)、處（室）要有一位負責人分管本單位的檔案工作，並確定兼職檔案人員，協同學院綜合檔案室認真做好黨政管理檔案的收集、整理、歸檔工作。
第二章歸檔範圍（見後）
第三章部門立卷和歸檔工作流程
第四條形成積累
學院黨群和行政各部門均為立卷單位，分工歸口立卷。
各立卷單位根據本單位歷年檔案材料形成規律，預計新的一年可能產生新的內容，編制案卷類目。
每乙個立卷歸檔單位的專職文書處理人員或兼職檔案人員，在平時應嚴格按立卷類目做好檔案材料的預立卷工作。
第五條立卷原則
文書處理部門立卷應按問題、作者、名稱、地區、時間、收發文機關六大特徵和檔案材料的自然形成規律，保持其歷史聯絡，適當照顧儲存價值，分類組卷，以能準確、全面反映學院真實面貌和部門的主要職能活動，便於查詢利用為原則。
第六條立卷分工
學院內部自製檔案由擬稿主辦單位負責立卷歸檔。各部門在工作中形成的具有儲存價值的其它材料如工作計畫、總結、統計、資料、演示文稿、大事記等，全校綜合性的仍由各部門立卷歸檔，其餘各部門分別立卷歸檔。
黨委和學院召開的代表大會、黨委會、常委會、擴大會、辦公會所形成的材料，由學院辦公室立卷歸檔。職能部門以黨委和學院名義召開的全校性專門會議、幹部會議所形成的材料，由主辦單位立卷。
學院內各單位向黨委、學院的請示、報告正文及相應的批覆、批轉的原件，由學院辦公室立卷歸檔；請示，報告的原稿及批轉、批覆的複製件，則由報文單位立卷歸檔。
兩個以上單位共同辦理的檔案，由主辦單位立卷歸檔，非主辦單位只儲存複製本。
各臨時機構、撤銷機構形成的材料，應於機構撤銷前做好整理工作，移交綜合檔案室儲存，任何人不得帶入其它單位。
第七條立卷程式
按照歸檔的時間要求由專(兼)職檔案員按立卷類目將檔案收齊歸卷，並對檔案進行調整檢查，依照如下程式進行：
檢查案卷的檔案成份。檔案是否收集齊全完整，如有尚未辦完的檔案，依照如下程式進行：
檢查案卷的檔案成份。檔案是否收集齊全完整，如有尚未辦完的檔案，依照第十一條第一項執行。同時檢查案卷有無多餘的重份檔案及不需要立卷歸檔的檔案材料。
檢查案卷檔案的聯絡。依照案卷類目糾正案卷之間檔案不統一，相互混淆重複或拆散檔案聯絡的現象。
檢查案卷檔案儲存價值。檢查各案卷中檔案儲存價值是否差異，一捲之內應大體一致。
檢查雜卷檔案數量。對檔案數量太多的案卷，宜酌情適當分卷，檔案數量太少的薄捲，可考慮適當合併組成小卷，一捲不超過200頁。
第八條立卷分類
1． 分年度
先將檔案按其形成或針對的年度分開，一般檔案歸入此件形成年度；跨年度的請示與批覆，歸入批覆年度；跨年度規劃、計畫、一般可歸入檔案內容針對的第乙個年度；跨年度的總結、報告、歸入檔案的內容針對的最後乙個年度；跨年度的會議檔案，一般可歸入會議開幕的年度；跨年度的非訴訟案件材料，應歸入結案年度；法規性檔案歸入公布或批准年度；按學年處理的檔案歸入專門年度。
2． 分問題
將檔案按其內容所反映的問題、事物分開。
3． 分期限
將檔案按照規定的不同保管期限分工。
第九條立卷組合
1． 立卷組合的基本要求
立卷組合形式，一般按檔案型別組合，適當分級，兼顧其它特徵，使之聯絡緊密。
2． 立卷組合形式，一般按下述內容和順序進行：
會議檔案，按會議的屆次組合，根據檔案的數量，可以一會一捲、一會數卷或數會一捲；
非訴訟案件材料，按立案問題或人頭組合，可以一案一捲或一案數卷；
統計、報表、名冊等檔案，一般可按責任者或名稱組合，根據檔案的數量，可組成一捲或數卷；
學院管理和業務活動形成的業務檔案、調研材料等，一般按單一問題組合；
工作計畫、總結等檔案，一般可按責任者或名稱組合；
演示文稿按名稱或期號組合；
其它檔案材料可按照特殊的形式組合。
第十條卷內檔案材料按重要程度或時間順序排列
批覆、批示在前、請示、報告在後；
正件在前，附件在後；
正本在前，定稿在後；
**件在前，被**件在後；
非訴訟案件結論性材料在前，依據性材料在後；
其它檔案材料按時間順序排列。
第十一條對在裝訂線以外有字跡的檔案材料或破損的檔案材料，以及與本卷檔案材料不可分割的**、小字條等，要進行加邊、修補和裱糊；對較大的**，要適當的摺疊。拆除檔案材料上的金屬物。
第十二條成捲裝訂的卷內檔案編頁號，按件裝訂的卷內檔案編件號。
卷內檔案無論單面或雙面只要有書寫文字，均應一面編寫乙個頁號；頁號的位置在每頁材料非裝訂線一側的下角。
卷內檔案應逐件加蓋檔號章，並填寫檔號章的各個專案、編制件號；檔號章的位置在每件檔案首頁的右上角。卷內檔案數，一般以每份檔案單獨計算為一件；請示與批覆，來文與復文一般應分別計算件數；正本、定稿、歷次修改稿應分別計算件數；正件與附件，按一件計算。
第十三條填寫卷內檔案目錄
順序號：以卷內檔案排列先後順次填寫的序號，亦即件號。
文號：檔案制發機關的發文字號。
責任者：形成該檔案的單位或對該檔案負有責任的署名者。
題名：即檔案標題，一般應照實抄發。沒有標題或標題不能說明檔案內容的檔案，可自擬標題，外加「［ ］」號。
日期：檔案的形成時間。填寫時可省略「年」、「月」、「日」，在表示年、月的數字右下角加「.」號。
頁號：卷內檔案起止之頁的編號。
第十四條填寫卷內備考表
本卷情況說明：填寫卷內檔案缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好後發生或發現的問題由有關的檔案管理人員填寫並簽名標註時間。
立卷人：由組成本卷的責任者簽名。
檢查人：由對案卷質量進行審核的責任者簽名。
第十五條擬寫案卷標題。要求結構完整，一般應準確概括卷內檔案主要責任者、問題、文種。除會議檔案外，不得用「×××檔案材料」；除一般函件外，不得用「×××來往檔案」；除非訴訟案件材料外，不得用「×××案件」。
第十六條歸檔驗收
文書立卷部門整理好案卷後，填好移交目錄，在次年六月份以前，提請學院檔案部門派人檢查合格後，雙方履行簽字蓋章手續，辦理移交，並各備乙份存查。
第四章檔案管理開發利用
第十七條根據《高校檔案實體分類和檔號編制方案》編制黨、政檔案的分類號和檔號。將案卷按分類號在檔案櫃內依次至上而下，從左到右排放；各櫃、各庫應有檔案資料存放標誌圖、示意圖。
第十八條每年定期檢查庫房「八防」(防火、防潮、防高溫、防強光、防塵、防蟲、防鼠、防盜)情況，定時記錄庫房溫度、濕度，保持庫房整潔。每二至三年對庫存盤案進行一次全面檢查，記錄在案，發現問題，及時解決。破損、褪變檔案要及時修復或複製。
根據庫內條件需要添置去濕機、空調機和吸塵器等。
第十九條改善閱覽條件並配置必要的複製裝置，為利用者提供方便。健全借閱制度，規定借閱檔案的審批許可權、期限、數量、手續等事項。檔案查、借、歸還時，由利用者和檔案部門共同進行清點檢查，並在檔案查閱或借閱登記薄上登記；借出檔案要從嚴掌握，要定期催還，需續借者，應重新辦理借閱手續。
對無故逾期不還者，應停止其借閱。如果發現檔案損壞或丟失，根據條例法規，區別不同情況，嚴肅處理。對調出及離退休人員，在辦理調離手續前，必須清還檔案；沒有檔案部門簽署意見，人事部門不得辦理調離手續。
第二十條根據工作需要，編制配套的檢索工具和參考資料，檔案館(室)指南等。
第二十一條對黨、政檔案進行加工彙編工作，編制全宗介紹、學院大事記、組織機構沿革、基礎數字彙編等。
第二十二條綜合檔案室應根據社會和學校需要，在適當時候通過展覽和新聞媒介公布一定資料的檔案資料。
第二十三條古老、珍貴的檔案，應備有縮微或複製件，以代替檔案原件提供利用。
第二十四條對開放的檔案，應認真審查內容，嚴格區分開放與控制使用的界限；
利用開放檔案，對國內利用者與臺、港、澳同胞及外國人應有不同的要求；
開放黨、政檔案，應另行編制開發檔案目錄和檢索工具，供利用者檢索。
第二十五條逐步應用計算機進行檔案資料的檢索、彙編，提高開發利用檔案的能力。
第二十六條根據黨、政檔案的現實價值和歷史價值，以及保管期限的有關規定，鑑別和判定檔案的價值。在學院分管院長的領導下，由檔案部門和有關業務部門的人員共同組成鑑定小組，按規定進行。鑑定方法採用直接鑑定法，個人審閱，集體討論，即直接審閱每個案卷的內容，不應只看案卷目錄和卷內目錄。
第二十七條對失去儲存價值的檔案由鑑定小組提出意見，編制銷毀清冊和撰寫檔案材料內容的分析報告，經分管院長批准後，由二人在指定地點監銷，並在銷毀清冊上簽字。銷毀清冊應永久儲存。檔案部門在檔案銷毀後應及時調整檔案櫃架且在相應的檢索工具中註明。
二、黨群檔案歸檔範圍
（一）黨務綜合
1. 上級黨組織有關黨的建設檔案材料
2. 學院內部黨代會檔案材料
(1) 黨代會通知、工作報告、議程、決議、總結、記錄、發言稿、領導講話稿、**、錄音、大會主席團、秘書長和代表、列席代表名單、候選人登記表、情況介紹、大會選舉辦法、選舉結果和上級批覆等
(2) 提案及辦理情況、會議情況、小組會議記錄等
3. 學院黨委會、常委、黨委擴大會、書記院長碰頭會的會議記錄、紀要、決議等檔案
4. 黨委工作計畫、報告、總結
5. 黨委發布的決定、辦法、指示、批轉、通報和通知
6. 以黨委名義召開的工作會議材料
工程建設檔案歸檔管理辦法
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電子檔案歸檔與電子檔案管理辦法
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1 總則 1 1對電子檔案的形成 積累 鑑定 歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統一協調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續性。1 2電子檔案形成部門負責電子檔案的積累 保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監督。1 3電子檔案的管理由檔案部門負責，電子檔案形成部門要提供協助和...