電子檔案歸檔與電子檔案管理辦法

1．總則

1．1對電子檔案的形成、積累、鑑定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統一協調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續性。

1．2電子檔案形成部門負責電子檔案的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監督。

1．3電子檔案的管理由檔案部門負責，電子檔案形成部門要提供協助和支援。

1．4應明確規定歸檔時間、歸檔範圍、技術環境、相關軟體、版本、資料型別、格式、被運算元據、檢測資料等，以保證電子檔案的質量。

1．5為保證電子檔案的可利用性，從電子檔案形成就應有嚴格的管理制度和技術措施，確保其資訊的真實性、安全性和完整性。

1．6歸檔電子檔案同時存在相應的紙質或其他載體形式的檔案時，則應在內容、相關說明及描述上保持一致。

1．7具有儲存價值的電子檔案，必須適時生成紙質檔案等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子檔案與相應的紙質檔案等硬拷貝一併歸檔。

2．電子檔案的收集與積累

2．1收集範圍。電子檔案的收集範圍，按國家關於檔案歸檔的現行有關規定執行。

2．2收集積累要求

2．2．1記錄了重要檔案的主要修改過程，有查考價值的電子檔案應被保留。當正式檔案是紙質時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式檔案定稿內容相同的草稿性電子檔案應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。

2．2．2儲存與紙質等檔案內容相同的電子檔案時，要與紙質等檔案之間，相互建立準確、可靠的標識關係。

2．2．3在「無紙化」計算機辦公或事務系統中產生的電子檔案，應採取更嚴格的安全措施，保證電子檔案不被非正常改動。同時必須隨時備份，儲存於能夠離線儲存的載體上，井對有檔案價值的電子檔案製作紙質或縮微膠片拷貝件保留。

2．2．4用文書處理技術形成的電子檔案，收集時應註明檔案儲存格式和屬性。

2．2．10通用軟體產生的電子檔案，收集時應注意收集其軟體型號和相關引數。專用軟體產生的電子檔案，收集時必須連同專用軟體一併收集。

2．2．11計算機系統執行和資訊處理等過程中涉及的各類引數、管理資料等應與電子檔案一同收集。

2．3收集、積累方法

2．3．1及時按照要求製作電子檔案備份。

2．3．2每份電子檔案均需在電子檔案登記表中登記。

5．3保管要求電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外，還應符合下列條件。

5.3.1歸檔載體應作寫保護處理。不得擦、劃、觸控記錄塗層。載體應直立存放，做到防塵、防變形。

5.3.2環境溫度選定範圍:14℃—24℃；相對濕度選定範圍：45%—60%。

5.3.3存放時應注意遠離強磁場，並與有害氣本隔離。

5.3.4電子檔案在形成單位的保管，也應參照上述條件。

5.4存效性保證

5.4.1每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的裝置更新情況進行一次檢查登記。

5.4.2每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低於10%如發現問題應及時採取恢復措施。

5.4.3裝置環境更新時應確認庫存載體與新裝置的相容性，如不相容，應進行電子檔案的載體轉換工作，原載體同時保留時間不少於3年。

5.4.4磁性載體上的電子檔案，每4年轉存一次。原載體同時保留時間不少於4年。

5.6.1電子檔案的銷毀鑑定，按國家現行有關規定執行。

5.6.2電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續後，方可實施。

5.6.3非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬於保密範圍的電子檔案被銷毀時，如儲存在不可擦除載體上，須連同儲存載體一起銷毀並在網路中徹底清除。

5.7統計檔案保管部門應及時按年度對電子檔案的保管，利用等情況進行統計。