一、範圍
在企業活動中產生的，具有儲存價值的電子檔案的形成、積累、歸檔、保管、利用、統計的一般方法。
二、定義
電子檔案是在計算機系統中生成的以數碼形式和一定的格式儲存在磁帶、磁碟、光碟等介質（或載體）上，並且通過計算機等數字裝置才能識別、處理，可以在通訊網路上傳遞的檔案。
三、電子檔案的種類
管好電子檔案，科學分類是前提。對電子檔案的分類目前一般如下：
1、按儲存載體分，電子檔案有三類：
（1）磁碟檔案（包括軟盤和硬碟）；
（2）磁帶檔案；
（3）光碟檔案。
2、按內容形式分，電子檔案有八類：
（1）記載文字、符號和插圖的文字檔案；
（2）用掃瞄器、數碼像機獲得的影象檔案；
（3）通過計算機輔助設計獲得的圖形檔案（cad電子檔案）；
（4）用音訊裝置獲得的聲音檔案；
（5）用**裝置獲得的影像檔案；
（6）用多**技術製作的多**檔案；
（7）存放資料的資料庫檔案；
（8）生成電子檔案所依賴的作業系統檔案和命令檔案。
3、按生成形式分，電子檔案有兩類：
（1）原始檔案，即通過計算機直接產生的電子檔案；
（2）轉換檔案，即通過掃瞄器、數碼像機等裝置對傳統檔案進行載體轉換等處理而產生的電子檔案。
4、按屬性分，電子檔案有五類：
（1）普通檔案；
（2）唯讀檔案；
（3）隱含檔案；
（4）加密檔案；
（5）壓縮檔案。
四、電子檔案的歸檔
電子檔案形成公司應指定有關部門或人員負責本單位的電子檔案歸檔工作，將電子檔案的收集、整理、歸檔、保管。電子檔案歸檔工作應從三方面抓起：
1、歸檔前的鑑定
（1）鑑定電子檔案的真實性、完整性和有效性
歸檔前應由電子檔案的形成單位按照規定專案對電子檔案的真實性、完整性和有效性進行檢驗。如果檔案形成單位採用了某些技術方法保證電子檔案的真實性、完整性和有效性，則應把技術方法和相關軟體一同移交給接收單位。
（2）確定電子檔案的密級
密級劃分確定工作按照國家關於紙質檔案的密級規定辦理，其中將有密級檔案劃分為「絕密」、「機密」、「秘密」三個等級。
（3）確定電子檔案的歸檔範圍
電子檔案的歸檔範圍參照國家關於紙質檔案材料歸檔的有關規定執行，並應包括相應的背景資訊和元資料。其中機關團體參照《機關檔案材料歸檔和不歸檔的範圍》（國檔發〔1987〕27號）執行，企業參照《國有企業檔案材料歸檔辦法》（國檔發〔2004〕4號）執行，本專業系統有規定的執行本專業系統的規定。
（四）劃分保管期限
電子檔案保管期限的劃分工作，按照國家、本行業、本系統或本單位有關紙質檔案材料保管期限的規定執行。電子檔案的背景資訊和元資料的保管期限，一般應與內容資訊的保管期限一致。
對於經過鑑定確認沒有儲存價值的電子檔案，可以按照國家關於檔案檔案鑑定銷毀的規定進行處理，其中屬於保密範圍的電子檔案如儲存在不可擦除的載體上，應連同載體一同銷毀並在網路中徹底消除，不屬於保密範圍的電子檔案可以進行邏輯刪除。
二、電子檔案歸檔前的技術條件檢測
在進行電子檔案歸檔工作時，應對相關的基本技術條件進行檢測，檢測內容包括
（一）電子檔案硬體環境的有效性；
（二）電子檔案軟體環境的有效性；
（三）資訊記錄格式的規範性與完備
性；（四）有無病毒感染。
三、電子檔案的歸檔
（一）歸檔的方式與時間
電子檔案的歸檔分為邏輯歸檔和物理歸檔兩種形式。邏輯歸檔可以實時進行，物理歸檔一般按照紙質檔案的規定定期進行。具體來說，電子檔案歸檔的步驟方式如下：
1、實時進行的邏輯歸檔。邏輯歸檔是指在計算機網路上進行，不改變原儲存方式和位置而實現的將電子檔案的管理許可權向檔案部門移交的過程。所以，邏輯歸檔就是電子檔案的製發者將處理完畢的電子檔案的管理權從網路上移交給檔案部門的工作。
由於邏輯歸檔是電子檔案處理即完即歸，所以也有人稱其為「實時歸檔」、「即時歸檔」。
2、定期進行的物理歸檔。物理歸檔是指把電子檔案按照一定規律集中**到可離線儲存的載體上以後再向檔案部門移交的過程。物理歸檔比邏輯歸檔要複雜，具體應按照以下要求辦理：
⑴凡是在網路中予以邏輯歸檔的電子檔案，均應定期完成物理歸檔，具體期限可根據乙個單位的工作需要、電子檔案數量等因素酌情確定。
⑵把帶有歸檔標識的電子檔案集中拷貝到耐久性好的載體上，一式三套，一套封存保管，一套日常查閱使用，一套異地儲存。
⑶凡是歸檔電子檔案要選用耐久性好的優質載體，不用軟磁碟作為永久、長期儲存的電子檔案的載體。國家標準推薦使用的電子檔案載體的優先順序是：唯讀光碟、一次寫光碟、磁帶、可擦寫光碟、硬磁碟。
⑷儲存電子檔案的載體或裝具應貼有標籤，用以註明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等專案。同時，歸檔電子檔案的載體要設定成禁止寫操作的狀態。
⑸特殊格式的電子檔案，應在儲存載體中同時存有相應的檢視軟體。
⑹歸檔儲存的電子檔案一般不加密，必須加密歸檔的電子檔案應與其解密軟體和說明檔案一同歸檔。
⑺將相應的電子檔案機讀目錄、軟體、說明材料等一同歸檔，並附上填寫好的《歸檔電子檔案登記表》。歸檔電子檔案以盤為單位登記，格式如下頁所示。
⑻對需要長期儲存的電子檔案，應在每乙個電子檔案的載體中同時存有相應的電子檔案目錄。
⑼電子檔案形成部門應將存有歸檔前電子檔案的載體儲存至少1年。
（二）電子檔案歸檔前的整理
凡歸檔電子檔案，應在歸檔前按本單位
的檔案分類方案，進行系統分類整理。
電子檔案歸檔與電子檔案管理辦法
1 總則 1 1 對電子檔案的形成 積累 鑑定 歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統一協調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續性。1 2 電子檔案形成部門負責電子檔案的積累 保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監督。1 3 電子檔案的管理由檔案部門負責，電子檔案形成部門要提供...
電子檔案歸檔與電子檔案管理辦法
1 總則 1 1對電子檔案的形成 積累 鑑定 歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應當由主管部門統一協調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續性。1 2電子檔案形成部門負責電子檔案的積累 保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監督。1 3電子檔案的管理由檔案部門負責，電子檔案形成部門要提供協助和...
電子檔案歸檔與電子檔案管理制度
電子類資料和檔案特殊管理制度 為加強應急救援電子類資料和檔案的管理工作，方便做好資料備份，特制訂本制度。一 制度 1 對電子檔案的形成 積累 鑑定 歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，由煤礦應急救援機構統一協調，指定專人負責，保證管理工作的連續性。2 為保證電子檔案的可利用性，從電子檔案形成就要嚴格...