1、為規範公司檔案管理，充分利用檔案資訊資源，為公司生產、經營、管理服務。依據有關規定並結合公司實際，特制訂本制度。
2、適用範圍
本制度適用於本公司在各項活動中形成的各類檔案資料的收集歸檔工作。
3、職責
3．1分管行政的經理負責綜合檔案的分管工作，並負責重要類檔案借閱的審批工作。
3．2人事部負責綜合檔案的歸口管理，並負責對劃分為一般檔案借閱的審批工作。
3．3檔案室負責綜合檔案的歸檔、整理、保管、借閱、銷毀工作。
3．4各相關部門負責本部門工作資料的收集工作。
4、工作規定
4．1基本原則
公司檔案實行集中管理與分散管理相結合，以集中管理為主，即財務檔案由公司財務部根據《會計檔案管理辦法》分管，便於保密，維護檔案的完整與安全。
4．2檔案分類
4．2．1屬性分類
將檔案按形成或承辦的部門或機構分類，根據我公司實際情況，明確十大類基本類別檔案的名稱與範圍：
1行政管理類、2人力資源類、3財務審計類、4銷售類（可細分內貿、外貿及各專業領域市場等）、5技術研發類（可細分為各專案）、6採購物流類、7生產類（可細分機加工和組裝封測）、8質量檢測類、9裝置儀器類、10基建類。
4．2．2保管年限分類
4．2．2．1根據國家有關檔案保管期限，制訂適合公司實際的各類檔案保管期限，並由所在部門主管人員依照檔案資料性質進行明細劃分。檔案保管期限分為永久、長期、短期三類。
4．2．2．2凡對公司有長遠利用價值的列為永久，對公司在一定時期內有儲存價值的列為長（短）期（15年以上為長期，可根據需要註明保管年限；15年（含）以下為短期，短期可根據儲存價值在歸檔時註明3年、5年、10年、15年等）。具體保管期限由所屬部門經理提出，由分管經理審核通過。格式詳見《檔案材料歸檔範圍及保管期限表》。
4．3資料歸檔
4.3.1 每個年度開始，兼職檔案員應按歸檔範圍規定要求，對上一年度產生的重點工作執行和落實情況，制訂檔案立卷的具體類目。
歸檔物件包括紙質檔案、電子檔案、音像製品等資訊載體。原則上以歸檔紙質檔案為主，電子檔案和其它檔案可作為補充性歸檔。
4.3.2 根據立卷類目，兼職檔案員要及時把辦理完畢的檔案歸入有關類目，當有出入時，要及時調整、修改、補充立卷類目。
4.3.3 最後收集整理、立卷、裝訂成冊，於次年4月底前立卷完畢，移交給檔案室。
4.3.4 為了提高檔案的管理質量，減少檔案龐雜臃腫的現象，對一些臨時性、無查考價值的檔案則不必歸入檔案範圍。
43.5 歸檔資料一般以原始的正稿件為準，同時允許各部門按上交的內容影印乙份留本部門存查利用。
4.3．6 歸檔的材料要收集齊全、完整，按照檔案的形成規律和保持檔案之間的歷史聯絡，進行分類、摺疊制訂成冊，便於保管和利用。
4.3.7 案卷封面的各個專案均應填寫清楚，永久和長期儲存案卷內檔案的排列順序，編制件號，填寫卷內目錄和備考表，制訂整齊。
4.3.8 歸檔案卷要按一定的次序系統排列、編順序號，編制《案卷目錄》，目錄一式兩份（其中乙份部門留底，乙份隨檔案移交檔案室）。
交接檔案時，根據《案卷目錄》，清點核定，並履行簽字手續。
4．4檔案保管
檔案是一種重要的文獻，為了更好地確保檔案的安全，最大限度地延長檔案壽命，必須加強檔案庫房管理。
4．4．1儲存檔案必須有專門庫房，不得與其它工作室兼用。
4．4．2庫房管理應貫徹「以防為主，防治結合」的原則，做到防火、防潮、防塵、防有害生物、防光，並根據實際需要，配備必要的裝置、工具、改善保管條件。
4．4．3庫房內應保持適當的溫度和濕度，庫房內應經常保持清潔，做到窗明几淨，地面、箱櫃無積塵。
4．4．4庫房內箱櫃擺放整齊，按規定編碼，檔案分類存放，嚴禁在庫房內存放不相關物品。
4．4．5庫房門窗必須關閉，確保庫房安全。庫房鑰匙應專人保管，不相關人員禁止入內。
4．4．6檔案室對接收的各種檔案材料，如發現不符歸檔要求的案卷要進行退還或區域性調整。
4．4．7按照分類表進行分類、編號、登記、統計等工作。檔案櫃應從上到下，從左到右編號。存放有序、便於查詢。
4．4．8檔案人員要定期檢查檔案的存放狀況。發現問題及時處理，要採取有效措施，確保檔案的完整。
4．5鑑定與銷毀
4．5．1檔案的鑑定工作由檔案產生部門負責人、專業人員和分管經理及以上人員對檔案進行直接的鑑定。
4．5．2對已滿保管期限需要銷毀的檔案，應由檔案室登記造冊，提出銷毀意見，經鑑定人員鑑定，分管副總批准後方可銷毀。
4．5．3銷毀檔案應在安全地帶進行，同時要有兩人以上在場，並在銷毀清冊上簽名後，銷毀清冊列入檔案儲存。
4．6檔案查閱與借閱
4．6．1檔案人員要熟悉室藏的數量、內容與存放地點，調閱檔案要準確、迅速。
4．6．2根據利用工作的需要，編制檔案總目錄、分類目錄、卷內目錄、全引目錄、底圖目錄、檔案索引等多種檢索工具。
4．6．3公司重要會議記錄和決議、重要的財務資料、客戶資料以及其它屬於保密（絕密、機密、秘密）的檔案資料，一般不查閱。非密級檔案資料允許在檔案室登記後查閱。
4．6．4查閱檔案案卷時必須十分愛護，不得任意拆卷、撒頁、塗改、劃槓折角等。
4．6．5查閱檔案不得隨意抄在本子上或其它紙上，如需影印需在申請查閱單上說明，按制度辦妥手續方可。
4．6．6查閱檔案只限於在檔案室或指定場所進行，不得將案卷帶離該場所。若因工作需要，需按規定許可權批准後改為借閱，按期歸還。歸還時，檔案人員應認真檢查案卷有否缺頁、撕破、塗改等現象，若發現問題，及時向上級反映，以便做出處理。
4．6．7公司各類檔案原則上不向外借閱，如確因工作需要借閱時，經經理以上批准方可。凡檔案借閱者均應辦理借閱手續，須填寫《檔案查閱/借閱申請表》。一般資料借閱經檔案產生部門負責人批准，列入密級檔案須經經理以上批准後方可借閱。
檔案保管員根據審批內容編制《檔案借閱登記冊》備查。
4．6．8凡本企業有關人員因工作需要查閱、借閱或利用密級類檔案，應按如下規定辦理有關手續：
a、絕密級：需經總經理批准，持《檔案查閱/借閱申請表》到檔案室查閱，一律不准外借。
b、機密級：需經與檔案相關的分管副總批准，持《檔案查閱/借閱申請表》到檔案室查閱，確需借閱的允許三天為限，需四天以上由總經理批准。
c、秘密級：經檔案產生部門經理批准，持《檔案查閱/借閱申請表》到檔案室查閱，確需借閱的允許三天為限，需四天以上由經理以上批准。
d、凡使用企業密級檔案者，必須承擔保密義務，如造成洩密或失密的按公司《保密制度》處理，情節嚴重或造成後果的應負法律責任。
4．7檔案密級劃分
4．7．1企業檔案的保密級別劃分為絕密、機密和秘密**。具體定級由檔案產生部門負責人提出密級意見，經經理批准後生效。一般指導原則為：
a、失密可能對企業戰略發展帶來深遠影響的列為絕密級，如重大的科研檔案、重要技術專利、新開發專案等；
b、失密可能對企業發展帶來一般影響的列為機密級，如一般性科研檔案、技術檔案、重要會議記錄、對外專案洽談合作等；
c、失密可能對企業現階段工作帶來影響的列為秘密級，如一般的產品檔案、生產技術檔案、重要的經營檔案、財務檔案、重要的自製裝置檔案等。
d、其它檔案資料不定密級。密級檔案比例不宜過高，否則會造成檔案利用率的下降。
4．7．2凡劃定為企業檔案的保密內容，不准利用公開的宣傳形式進行報導，確需宣傳的應經總經理助理以上審查批准，否則引起失密由個人負責。
4．7．3私人通訊、接待客人、參加學校交流活動、向國外投寄**、稿件、出國攜帶技術資料、樣品等，按本公司規定，未經批准不得涉及企業檔案的保密內容，否則將追究責任。
4．7．4要正確處理檔案保密與正常的技術交流和傳授活動，不能藉口保密而拒絕正常交流和傳授。
4．8處罰條款（10∕分）
4．8．1未按期整理並逾期提交歸檔材料，扣部門檔案員1-3分，部門負責人連帶扣1分。
4．8．2歸檔檔案的質量、數量、分類及清單目錄不符合要求的扣1-2分。
4．8．3有關檔案培訓、溝通會未如期參加，按《會議管理制度》進行處罰。
4．8．4檔案交接不清楚造成檔案遺漏歸檔的，扣移交人（接交人）0.5分；
4．8．5對已歸檔檔案或已列入歸檔範圍的檔案，因移交不當或檔案員管理不善，造成檔案損毀、遺失的扣1-3分，如屬重要、密級的檔案損毀、遺失的應再酌情加大處罰。
4．8．6對已確定密級的檔案，造成失密的按公司《保密制度》處理，造成嚴重後果的應負法律責任。
4．8．7對檔案歸檔工作配合較好、工作質量較高的檔案工作人員，給予1-5分獎勵。
4．9檔案分類與編號
根據公司檔案材料形成規律，將檔案劃分為十大類進行編號（詳見附表）。
5、附錄
附錄一：《檔案分類編號結構表》
附錄二：《檔案分類說明》
附錄三：《檔案材料歸檔範圍及保管期限表》
附錄四：《目錄標準格式如下》
附錄五：《檔案箱標識的標準格式》
二、綜合檔案室檔案分類編號結構表
（**及以下類目由各部門分類後增補，待定）
一級類目按十大類分別編為流水號（見《檔案分類說明》）。
二級類目按部門分類，部門分類號次序以該部門產生時間先後為序，再按年度分類，再按問題分類，乙個問題為乙個案卷號，案卷號為流水號。
**及以下類目因需設定，由所屬部門自編順序號，提交綜合檔案室。
1行政管理類（包含部門：行政綜合部、戰略與監管部）
1.1行政綜合部
1.2戰略與監管部
2人力資源類、（包含部門：人力資源部）
2.1人力資源部
3財務審計類、（包含部門：財務審計部）
3.1財務審計部
4採購物流類（包含部門：採購部）
4.1採購物流部
三、檔案分類說明
1、 主題內容與適用範圍
本標準規定了本企業檔案的分類原則及要求、分類方法、識別符號號和一級類目的設定。本標準適用於本企業的檔案分類。
2、 術語
企業檔案：是企業在各項活動中直接形成的具有儲存價值的各種文字、圖表、音像等不同形式的歷史記錄。
企業檔案分類：企業檔案分類就是根據工業企業檔案的性質、內容、特點和相互之間的聯絡，把企業檔案劃分成一定的類別，從而使企業檔案形成乙個具有一定從屬關係和平等關係的不同等級的系統。
類目：類目是一類在性質上具有某種或某些共同屬性的檔案的總稱，用以表示一類檔案的概念。
3、 分類原則及要求
類目的設定和序列的先後，力求反映企業檔案的特點，保持企業檔案材料之間的有機聯絡，便於企業和社會各方面利用檔案的需要。
綜合檔案管理制度
本標準規定了檔案管理人員的職責，檔案的收集 歸檔等一系列的檔案管理制度。一 綜合檔案室的職責 1 負責貫徹執行黨和國家的有關檔案管理的方針 政策 法規及省市檔案工作有關規定。2 負責集中公司內部檔案的統一管理和全部檔案的保管工作。3 負責制訂檔案發展規劃和工作計畫及年度工作總結。4 負責制訂修改檔案...
檔案管理制度綜合大全
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綜合檔案室管理制度
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