為了加強我校檔案工作，有效地保護和利用檔案，為我校教育工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）及廣州市教育局、廣州市檔案局聯合編印的《廣州市中小學、幼兒園檔案管理工作規範》的精神，結合本校實際情況，制定本辦法。
一、綜合檔案室：是本校檔案、資料的儲存基地和利用中心，主要職責是對在教育教學、教育管理工作中形成的文書、基建、裝置、會計、人員、聲像、環保、實物、電子檔案等檔案實行集中統一管理，對有價值的檔案材料進行收集、整理、鑑定、保管、統計、借閱和利用，並對各部門檔案工作進行指導、檢查和監督，以確保學校檔案的完整與安全。業務上接受上級檔案局業務指導和監督。
二、管理職責：綜合檔案室明確由一名校領導分管，歸屬辦公室管理，並建立綜合管理網路。綜合檔案局配備兼職檔案員的一名，負責綜合檔案室的工作。
各科室配備兼職檔案員，主要負責收集本部門的檔案資料，做好檔案的分類、立卷工作，按規定時間和程式移交綜合檔案室。
三、歸檔管理制度：實行部門立卷歸檔制度。各部門兼職檔案員負責本部門檔案材料的收集、分類、編目、裝訂以及移交綜合檔案室工作。綜合檔案室負責指導各部門完成檔案材料的整理歸檔工作。
四、綜合檔案室的基本任務
（一）貫徹實施《檔案法》和上級有關檔案工作的方針、政策及規定。
（二）制定本校檔案工作計畫和規章制度，並負責監督、指導和檢查執**況。
（三）統一收集、整理、歸檔、鑑定、保管、統計本校檔案，並積極有效地提供利用和開展編研工作。
（四）督促和指導各科室做好文書材料收集、立卷、歸檔工作。
（五）不斷改進檔案工作，提高檔案管理水平，做到檔案整理系統化、庫房管理科學化、立卷質量標準化、查詢利用現代化、調查統計制度化。
五、檔案管理
（一）檔案綜合管理的範圍：本校在各項工作活動中形成的檔案，包括文書、基建、裝置、會計、人員、聲像、實物、電子檔案等檔案（除人事檔案）。
（二）根據本校實際情況，編制檔案分類方案、檔案分類目錄、案卷目錄、卷內目錄以及檢索工具，按有關規定進行檔案著錄。
（三）綜合檔案室設有專門的檔案庫房和檔案裝具，保持符合國家規定的庫房溫、濕度，有防水、防塵、防光、防潮、防盜、防高溫、防有害生物等措施。
（四）綜合檔案室要不斷完善各項檔案管理制度，做好督促檢查工作。根據上級有關規定，制訂本校各種門類檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久、長期、短期三種。
（五）綜合檔案室庫房內各門類檔案存放要科學管理，按年度、類別、檔號的順序從左至右上架，由上至下入櫃保管，並在櫃門右上角標明檔案的起止號、類別、保管期限。
六、檔案利用
（一）綜合檔案室要根據工作需要編制各種專題編研材料，提供領導決策和有關部門參考。
（二）建立健全借閱制度，規定借閱審批許可權、數量、期限以及手續。
（三）嚴格遵守保密制度。
七、把檔案管理現代化作為辦公自動化的乙個組成部分，不斷提高提高檔案科學管理水平，提高管理自動化程度。
八、本辦法適用於我校。
九、本辦法從二〇一三年三月一日起執行。
附件：1、學校各科室檔案管理範圍
2、各種門類檔案材料歸檔範圍和保管期限表
3、學校檔案分類主表及檔號編制規則
4、檔案材料歸檔制度
5、檔案庫房管理制度
6、檔案借閱制度
7、檔案保密制度
8、檔案收集制度
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