第一章總則
第一條本管理辦法明確公司對專案文件歸檔管理的工作要求。
第二條本管理辦法適用於公司所有工程專案。
第二章術語定義
第三條專案文件
(一) 專案文件：指在工程專案實施活動中與工程專案相關聯並且對企業有儲存價值的各種文件資料。專案文件包括：專案承接文件、專案實施文件、專案結算文件以及專案其它文件。
(二) 專案文件分類：
1. 專案承接文件：承包合同、投標檔案、中標通知書、專案委託書等。
2. 專案實施文件：會審紀要、交工驗收檔案、初驗報告、終驗報告等。
3. 專案結算文件：對外結算審定單、對外結算審定資料明細、專案成本結算表、分包合同、分包專案費用審核表、協作專案結算審定資料等。
4. 專案其它文件：包括設計檔案、三標一體化相關文件等。
第三章歸檔的工作職責及流程
第四條分公司市場部負責專案承接文件歸檔前的歸集保管，專案經理負責專案實施文件、專案結算資料文件歸檔前的歸集保管。
第五條專案經理負責完成專案文件的移交歸檔工作。
第六條分公司生產部門負責監督、檢查專案經理專案實施文件、專案結算文件的歸集過程。
第七條分公司專案管理部負責專案文件的歸檔管理及檔案移交工作。
第八條分公司綜合部負責專案文件的儲存管理，負責專案其它文件的儲存管理。
第九條專案文件歸檔流程表明公司專案文件歸檔管理的總體要求，見附錄a：《專案文件歸檔管理流程》。
第四章專案文件歸檔原則
第一十條根據《廣東省電信工程****檔案管理實施細則》規定，專案文件為科技文件，分類**為「e02」，專案文件按專案編號進行歸檔。
第一十一條專案經理提交專案文件歸檔時，應按要求編制歸檔檔案目錄，詳見附錄c：《歸檔檔案目錄》（長期檔案）及附錄d：《歸檔檔案目錄》（短期檔案）。
第五章專案文件的歸集過程
第一十二條專案承接文件歸集
(一) 分公司市場部完成承接合同簽訂後，將合同原件及合同對應的投標檔案、中標通知書或專案委託書歸集保管，並按附錄e：《專案文件歸集/歸檔記錄》做好專案文件歸集記錄。
(二) 專案承接文件的組成
1. 對於投標專案，必須有承包合同、投標檔案及中標通知書，如投標檔案已在其它專案中歸集，必須在附錄e：《專案文件歸集/歸檔記錄》中明確已歸集的檔案及其對應的專案編號等相關內容；
2. 對於委託專案應有專案委託書，如無建設單位出具的專案委託書，分公司市場部應出具專案承接情況說明作為專案承接依據，內容可參照建設單位的專案委託書。
第一十三條專案實施文件歸集
(一) 專案經理以專案為單位，專案初驗後，應在三個月內完成專案實施資料文件的整理歸集工作，其中驗收報告應在歸檔前完成收集。
(二) 專案經理按附錄e：《專案文件歸集/歸檔記錄》格式做好專案文件歸集記錄。
第一十四條專案結算文件歸集
(一) 專案經理在竣工驗收且完成對外結算、內部成本核算後乙個月內，以專案為單位，完成專案結算資料文件的整理歸集，相關結算資料應為原件。
(二) 專案經理按附錄e：《專案文件歸集/歸檔記錄》格式更新專案文件歸集記錄。
第一十五條文件缺失的處理
(一) 專案經理應嚴格按照附錄b：《專案文件歸檔一覽表》的歸檔要求，保證專案文件的完整性。
(二) 按要求屬於必須歸檔的文件，如果出現缺失的，由責任部門（或責任人）出具書面說明書，說明書必須由責任部門（或責任人）主管領導簽字確認，並加蓋部門（或分公司）章。說明書作為文件缺失依據進行歸檔。
第一十六條專案文件歸檔
(一) 專案經理在完成專案實施文件及專案結算文件歸集後，一周內聯同分公司市場部，將專案承接文件、專案實施過程文件及專案結算文件歸集合併，統一提交分公司專案管理部資料管理員審核，審核通過後按附錄e：《專案文件歸集/歸檔記錄》格式辦理移交手續。
(二) 根據《廣東省電信工程****檔案管理實施細則》要求，分公司專案管理部資料管理員整理專案文件，將長期檔案和短期檔案分別裝盒。檔案盒的裝訂要求見附錄f「檔案盒格式要求」。
(三) 分公司專案管理部資料管理員按季度將歸檔裝盒後的專案文件移交分公司綜合部，並按附錄h《專案文件歸檔季度彙總表》格式辦理移交手續。
(四) 分公司綜合部做好登記，每年按附錄g「《檔案目錄》格式要求」編制年度檔案歸檔目錄清單，並及時提交公司綜合部。
第六章專案文件歸檔考核
第一十七條分公司專案管理部負責專案文件歸檔的監督檢查，並按《廣東省電信工程****專案成本控制管理辦法》相關規定，在專案經理完成專案文件歸檔後方可全部發放專案績效。
第七章附則
第一十八條本辦法自2023年3月3日起實施，公司在以前年度所制定的相關規範性檔案同時廢止。
第一十九條本辦法由專案管理部負責解釋。
附件：1.附錄a：專案文件歸檔管理流程
2.附錄b：專案文件歸檔一覽表
3.附錄c：歸檔檔案目錄（長期檔案）
4.附錄d：歸檔檔案目錄（短期檔案）
5.附錄e：專案文件歸集/歸檔記錄
6.附錄f：檔案盒格式要求
7.附錄g：《檔案目錄》格式要求
8.附錄h：專案文件歸檔月度彙總表
附錄ａ 專案文件歸檔管理流程
附錄b 專案文件歸檔一覽表
附錄c 歸檔檔案目錄（長期檔案）
歸檔檔案目錄
附錄d 歸檔檔案目錄（短期檔案）
歸檔檔案目錄
附錄e 專案文件歸集記錄
移交人接收人歸檔日期： 年月日
附錄f 檔案盒格式要求
1、脊背式樣
2、檔案盒內備考表式樣
備考表附件g 《檔案目錄》格式要求
1、《檔案目錄》封面格式
2、《檔案目錄》脊背式樣
3、案卷目錄（30年）
案卷目錄
（30年）
第 x 頁
4、案卷目錄（15年）
案卷目錄
（15年）
第 x 頁
附錄h 專案文件歸檔月度彙總表
工程歸檔管理辦法
陸美裝飾工程股份 為適應公司新的組織架構 明確資料管理程式,按照國家規範 標準和地方的有關規定，結合公司的實際情況，特制定本管理辦法。目錄第一章總則 第二章管理職責 第三章施工前期工程資料管理 第四章施工中工程資料管理 第五章竣工驗收階段工程資料管理 第六章工程資料歸檔管理 第七章附則 一 總則 1...
電子歸檔管理辦法草稿
c 電子檔案歸檔後，檔案人員 網路管理人員要及時清理計算機或網路上重複的電子檔案。5.6.硬碟載體上的電子檔案，定期進行資料讀取檢驗，檢驗時間間隔1 2年，抽樣率不低於10 20 5.7.硬碟載體上的歸檔電子檔案，每4年轉存一次，原載體同時保留時間不少於4年。5.8.彙總到計算機伺服器上的電子文件只...
工程建設檔案歸檔管理辦法
南京至高淳城際快速軌道 南京南站至祿口機場段工程 建設工程檔案管理辦法 試行稿 南京元平建設發展 二 一一年六月 一 為加強南京至高淳城際快速軌道南京南站至祿口機場段工程bt專案 以下簡稱 本專案 建設工程歸檔檔案的管理工作，明確工程資料管理的相關規定，統一工程檔案的驗收標準，建立完整 準確 系統的...