關於印發水運建設專案檔案材料立卷歸檔管理辦法的通知
交通運輸部檔案交辦發(2009]225號 2023年06月08日
各省、自治區、直轄市交通運輸廳(委)，上海市交通運輸和港口管理局，部屬有關單位：
現將《水運建設專案檔案材料立卷歸檔管理辦法》印發給你們，請認真貫徹執行。
附件：1．水運建設專案檔案材料收集歸檔範圍
2．設計變更情況一覽表
中華人民共和國交通運輸部（章）
二〇〇九年五月十一日
交通運輸部辦公廳2023年5月13日印發
水運建設專案檔案材料立卷歸檔管理辦法
第一章總則
第一條為規範水運建設專案檔案材料立卷歸檔工作，保證水運建設專案檔案質量，根據《中華人民共和國檔案法》、《港口建設管理規定》、《航道建設管理規定》、《交通檔案管理辦法》、《國家重大建設專案檔案歸檔要求與檔案整理規範》等有關規定，制定本辦法。
第二條本辦法適用於各級交通運輸主管部門(港口行政管理部門)負責建設管理的新建、改建和擴建水運建設專案檔案材料立卷歸檔管理工作。
第三條本辦法所稱水運建設專案檔案材料，是指自專案立項審批(核准備案)至竣工驗收過程中直接產生的，對建成後的工程管理、維護及改建和擴建具有儲存、查考利用價值的各種不同載體形式的歷史記錄。
第二章水運建設專案檔案材料立卷歸檔工作管理
第四條各級交通運輸主管部門(港口行政管理部門)應根據統一領導、分級負責的原則，依法對所轄區域內水運建設專案檔案材料立卷歸檔工作進行管理，同時接受專案所在地上級及同級檔案行政管理部門的檢查和指導。
第五條水運建設專案檔案材料立卷歸檔工作實行專案法人(建設單位)負責制。專案法人(建設單位)應做好自身形成的專案檔案材料的收集、整理和歸檔工作，並加強對各參建單位檔案材料收集歸檔工作的組織、協調和監督、指導；將專案檔案材料立卷歸檔工作納入合同及監理工作內容，與工程建設同步管理，保證專案檔案材料立卷歸檔的及時、完整、準確和系統。
第六條各參建單位應配備適應專案檔案材料立卷歸檔工作需要的工作人員，並保持其穩定；明確本單位有關崗位和人員專案檔案材料收集歸檔的職責和要求；按規定做好專案檔案材料的整理歸檔和移交工作。
第三章水運建設專案檔案材料的收集
第七條水運建設專案檔案材料的收集工作，按照「誰形成誰負責」的原則，由專案檔案材料的形成單位或部門負責。具體收集範圍及歸檔單位按《水運建設專案檔案材料收集歸檔範圍》(見附件1)執行。
第八條各有關單位應建立健全專案檔案材料平時收集歸檔制度，按水運建設專案基本建設程式的不同階段和各合同段單位(分部、分項)工程施工工序檔案材料的自然形成過程，分門別類，及時收集。
第九條收集歸檔的專案檔案材料應為原件。其中專案立項審批等檔案，如原件儲存在專案主管單位，專案法人(建設單位)可收集影印件歸檔儲存；如供貨商提供的原材料及產品質量保證檔案為影印件，應在影印件上加蓋銷售單位正式公章並註明原件存放處後歸檔儲存。
第十條收集歸檔的檔案材料應能夠全面、準確地反映工程建設的實際過程。其中勘測資料、施工記錄應是現場原始記錄，填寫內容規範，相關簽署手續完備。
第十一條專案檔案材料應書寫工整，字跡、線條清晰，修改規範；紙張優良，格式統一；禁止使用原子筆和鉛筆等易褪色筆書寫、簽批；如是熱敏傳真件，需影印儲存，影印件應清晰。
第十二條數碼**在燒錄光碟儲存的同時，還應沖印出紙質**連同說明一併歸檔；長期儲存的電子檔案應使用不可擦寫光碟儲存。
第十三條竣工圖編制要求
(一) 竣工圖由施工單位負責編制。編制完成的竣工圖應由編制單位逐張加蓋竣工圖章並簽署，經監理審核簽字認可；如專案法人(建設單位)規定由設計單位編制或施工單位委託設計單位編制的，應明確施工單位和監理單位的審核和簽字認可責任；工程總平面布置圖及綜合管線竣工圖由專案法人(建設單位)負責或委託有關單位編制。
(二) 竣工圖應完整、準確、清晰地反映專案竣工時的實際情況。
(三) 一般性的圖紙變更，且能在原圖上作修改補充的，可在原施工圖上做修改、說明後，作為竣工圖；總平面布置、結構形式、工藝及其他重大變更，不宜在原施工圖上修改、補充的，均需重新繪製竣工圖；重新繪製竣工圖，且圖籤能全面反映簽署情況的，可不另加蓋竣工圖章。
重繪圖紙在原施工圖號字首「竣」字。
第四章水運建設專案檔案材料的整理
第十四條水運建設專案檔案材料歸檔前，應由檔案材料收集歸檔單位在檔案材料收集的基礎上，按照檔案材料的內在聯絡，進行分類整理組卷。
第十五條水運建設專案檔案材料組卷，應遵循水運工程基本建設程式各階段檔案材料的自然形成規律和成套性原則，達到分類科學，保持檔案材料的內在有機聯絡，便於保管和查詢利用的目的。子
(一)立項審批階段檔案材料根據審批事項的內在聯絡分別整理組卷。
(二)勘察設計階段檔案材料按照設計的不同階段和專業分別整理組卷。
(三)招投標及合同管理檔案材料按照招投標工作程式及合同內容，分別整理組卷。
(四)工程準備階段檔案材料按審批事項及相關手續辦理過程分別整理組卷。
(五)工程管理檔案材料按問題並結合時間，分別進行整理組卷。
(六)計量支付報表、計畫進度報表按合同段結合時間整理組卷。
(七)各合同段施工管理檔案材料以合同段為單位，按工作程式並結合問題，分別集中整理組卷；原材料質量保證檔案如屬共用的，則按單位工程整理組卷，如屬專用的，則按分部工程分別整理組卷；各項施工原始檔案除各單位、分部、分項工程質量評定表及彙總檔案可按合同段集中整理組卷外，其餘檔案材料均應按照單位、分部、分項工程，結合施工工序，歸入相應部分，分別整理組卷；裝置檔案材料按專業及用途分別整理組卷；竣工圖按照專業或單位工程結合圖號分別整理組卷，並編制設計變更一覽表(見附件2)。
(八)監理工作活動中產生的檔案材料，根據其工作內容，以合同段為單位，按照監理工作依據性檔案、合同管理檔案、工程質量控制檔案、計畫進度控制檔案、費用控制檔案、安全管理檔案、旁站監理記錄、監理日誌等，分別整理組卷；平行檢驗及獨立抽檢的檔案材料按單位工程分別進行整理組卷。
(九)工程試執行及竣工驗收檔案材料按照觀測檢測記錄及報告、各專項驗收和竣工驗收工作內容分別整理組卷。
第十六條卷內檔案系統化排列
(一)立項審批檔案批覆在前，請示在後，報批過程中有關審查檔案材料依次排列。
(二)設計審批檔案批覆在前，請示在後，相關審查檔案材料依次排列。
(三)工程準備階段檔案材料按照審批及協議事項辦理程式依次進行排列。
(四)專案實施階段檔案材料排列
工程管理檔案材料按照問題結合時間依次排列；會議紀要按時間進行排列，如屬專題會議，按照專題分別進行排列；招投標及合同檔案按專業依次排列。
各合同段施工管理檔案材料，按工作程式結合問題的重要程度依次排列；原材料質量保證檔案按產品種類或使用部位分別依次排列；按各單位、分部、分項分別整理組卷的檔案材料，依照施工工序，按開工批准、工程質量檢驗報驗、各項施工原始記錄、試驗檢測及工程質量控制、安全管理、事故處理等往來檔案材料，依次進行排列。
監理工作活動中產生的依據性檔案、合同管理檔案、工程質量控制檔案、計畫進度控制檔案、費用控制檔案、安全管理檔案、旁站監理記錄、監理日誌等，按照監理工作內容結合問題的重要程度依次進行排列；平行檢驗及獨立抽檢記錄按照單位、分部、分項工程依次排列。
計量支付檔案及計畫進度報表以合同段為單位，按時間依次進行排列。
裝置檔案材料按依據性、裝置開箱驗收、裝置安裝及除錯、裝置執行維修、隨機圖紙等順序依次排列。
施工圖(完工圖)及竣工圖按專業或單位工程結合圖號順序依次排列。
(五)試執行及竣工驗收階段檔案按照各專項工作程式依次排列。
第十七條經系統化排列的卷內檔案材料，雙面書寫的檔案材料，在其正面右下角、背面左下角，單面書寫的檔案材料，在其正面右下角，用阿拉伯數字逐頁編寫頁號；已裝訂成冊的檔案材料，如自成一捲的，不需重新編寫頁號，如與其他檔案材料組成一捲的，將該冊檔案材料排列在其他檔案材料之後，並將其作為乙份檔案編寫冊號，不需重新編寫頁號。
第十八條卷內檔案目錄由下列專案組成：
順序號按照檔案排列順序，用阿拉伯數字從1起依次標註。
檔案編號或圖號應填寫檔案材料的原始編號或圖號。
責任者應填寫檔案材料的形成部門或主要責任者。
檔案題名應填寫卷內檔案材料標題的全稱，沒有標題或標題不能說明檔案材料內容的，應自擬標題；案卷內每份獨立成件的檔案材料均應逐件填寫檔案標題。
日期指檔案材料形成日期。
頁次應填寫每份檔案材料首頁上標註的頁號，最後乙份標註起止頁號；如屬已裝訂成冊的材料，在卷內檔案目錄頁次中填寫冊數，並在備註欄中註明累計總頁數。
卷內檔案目錄排列在卷內檔案材料的首頁之前。
第十九條專案檔案除藍圖及成冊檔案材料外，均需裝訂。不裝訂的圖紙及成冊檔案材料，每份需加蓋檔號章。檔號章內容包括該份檔案材料所在案卷的檔號和本案卷中所在頁次。
第二十條案卷由案卷封面、卷脊、卷內檔案目錄、卷內檔案材料及備考表組成。
第二十一條案卷裝具分為捲盒與軟卷皮兩種。如採用捲盒包裝的，需採用內封面形式，捲盒正面及卷脊可只填寫該案卷的檔號；如一捲盒內裝有一捲以上案卷，捲盒正面及卷脊則應填寫盒內案卷的起止卷號。
第二十二條軟卷皮封面或內封面由以下內容構成：案卷題名、立卷單位、起止時間、保管期限、密級及檔號。
案卷題名應簡明、準確地概括卷內檔案材料的內容，主要包括專案名稱、階段或單位工程(分部、分項)名稱及檔案材料名稱。
立卷單位指檔案材料的組卷部門。
檔案起止時間填寫卷內檔案材料形成的起止日期。
保管期限根據建設專案及檔案材料的實際情況確定並填寫。
密級依據國家及部有關保密規定確定並填寫。
檔號由檔案分類號及案卷順序號組成。
第二十三條備考表排列在卷內檔案材料之後。備考表包括立卷說明、立卷人及檢查人簽名、立卷時間等。
立卷說明應包括本案卷在編制過程中需要說明的問題，本卷中檔案材料的相關原件及其他載體檔案材料所在案卷號。
立卷人指本案卷的組卷者。
檢查人指負責案卷審核人員。
第二十四條案卷的立卷單位應按照檔案材料的自然形成過程對案卷進行系統化排列，並用鉛筆在案卷封面和卷脊編寫案卷流水號，同時編制檔案歸檔目錄一式二份(含電子版)。
第二十五條案卷捲皮、卷內檔案目錄、備考表及檔案歸檔目錄樣式及內容，按照國家檔案局《科學技術檔案構成的一般要求》(gb／t 11822—2000)和交通部《交通檔案管理和交通檔案材料立卷歸檔統一**樣式》(交辦發[1992]121號)中所規定的科技檔案捲皮和卷內檔案目錄、備考表及科技檔案歸檔目錄的樣式內容執行。捲盒的尺寸採用310mm×220mm，捲盒的厚度根據分類整理及方便查閱利用的要求，可以採用20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。卷內檔案目錄、備考表及檔案歸檔目錄的尺寸為297mm×210mm。
**檔案和電子檔案的整理應符合《**檔案管理規範》(gb／t 11821—2002)和《電子檔案歸檔與管理規範》(gb／t 18894—2002)要求。
第五章水運建設專案檔案的移交與整理
第二十六條專案法人(建設單位)、監理單位在合同段交工驗收時，應對施工單位專案檔案的完整性、準確性和系統性情況進行檢查與審核，對不符合要求的，督促整改，符合要求後方可進行合同段交工驗收。各參建單位應在合同段通過交工驗收乙個月內，向專案法人(建設單位)移交專案檔案原件和檔案歸檔目錄(含電子版目錄)。如需複製檔案，套數由專案法人(建設單位)根據實際需要確定。
第二十七條屬代建制專案，由代建單位負責接收各參建單位移交的專案檔案。待全部工程完工後，將形成的專案檔案，經系統化整理後，連同檔案歸檔目錄(含電子版目錄)一併向專案法人(建設單位)移交。
第二十八條專案法人(建設單位)負責對接收的全部專案檔案，連同自身形成的專案檔案，按照專案基本建設程式，進行系統化整理和排列。其中，招投標、合同及計量支付、計畫進度報表類檔案可單獨整理編目。
第二十九條專案法人(建設單位)對經過系統化整理排列的全部檔案編制檔號，並編寫檔案歸檔目錄一式二份(含電子版)及專案檔案整理情況說明。說明內容包括專案立項審批及初步設計審批情況、建設規模及主要建設內容、檔案整理執行的標準、專案檔案整理情況及案卷數量、專案檔案運用計算機管理情況及其他需要說明的問題。
檔號由專案法人(建設單位)或接收單位根據保管和利用需要進行編制，檔號應簡單明瞭。
第三十條專案法人(建設單位)在水運建設專案通過竣工驗收三個月內，按有關規定向有關單位辦理檔案移交手續。檔案原件保留在專案法人(建設單位)，其他單位儲存複製件。
第六章附則
第三十一條本辦法由交通運輸部負責解釋。
第三十二條本辦法自印發之日起實行。
水利工程建設專案檔案材料歸檔
表3 1水利工程建設專案檔案材料歸檔範圍與保管期限表表3 2工程檔案封面 表3 3工程資料總目錄彙總表 表3 4工程資料總目錄 表3 5 工程資料卷內目錄 表3 6 工程資料卷內備考 案卷編號 表4 1 現場組織機構及主要人員報審表 承包 機人 號 合同名稱 水利施工合同合同編號 承包人 市第 水利...
公路工程專案檔案材料歸檔預立卷
第一部分綜合檔案預立卷目錄 樣稿 第一部分綜合檔案預立卷目錄 樣稿 第一部分綜合檔案預立卷目錄 樣稿 第一部分綜合檔案預立卷目錄 樣稿 第一部分綜合檔案預立卷目錄 樣稿 第一部分綜合檔案預立卷目錄 樣稿 第二部分決算和審計檔案預立卷目錄 樣稿 第二部分決算和審計檔案預立卷目錄 樣稿 第三部分監理資料...
三 基本建設專案檔案材料歸檔範圍
一 綜合 1 申請報告 批准檔案 2 決議 決定 指示，上級機關的規定 批示 領導重要講話 會議紀要 指導性檔案 3 徵用土地 折遷 補償檔案材料 4 概算 預算 決算，貸款 投資協議 計畫 執 況材料 5 承發包合同 協議書，招標 投標 租賃等材料 6 施工執照 工程質量標準 驗收規範 7 施工安...