一、 為了做好公司的工程管理特制定本辦法。
二、 公司的工程資料管理需要分為三個階段：招投標階段、施工階段、竣工結算階段，並涉及四個部門：造價合約部、購買部、材料部（國外）、施工專案部（國外）以及綜合管理部。
三、 造價合約部負責歸檔前的所有工程資料及檔案的收集和檔案整理工作，綜合管理部負責成套檔案收集歸檔工作。
四、 工程檔案的分類（卷） ：招投標卷（包括招標檔案、投標檔案、投標調整檔案、有關說明等）、招標圖紙卷(招標時的圖紙)、施工圖紙卷（施工階段的圖紙及變更）、材料卷（招投標部分、施工階段部分）、結算卷）
五、 在招投標階段的工程資料及檔案管理要求如下：
1、 造價合約部在投標結束後應立即將招投標卷、招標圖紙卷以及材料卷（招投標階段的）整理完成並交到綜合管理部。如果投標是分幾個階段完成的，第一階段完成後又有新的投標調整檔案或公司領導又提出新的**要求，每次要根據調整要求或領導要求以及變更時間建立新的電子文件（如：取消裝置**１１０２１５（即要求取消裝置重新**時間是２０１１年２月１５日） ，又如：
調人工費１１１１０５（即調整人工費時間是２０１１年１１月５日）），新文件建立時原文件仍需保留。
2、 工程量計算書、上機檔案、技術標書、商務標書、有關翻譯文件等均需入檔「招投標卷」。
3、 招投標完成後有關圖紙應立即入檔於「招標圖紙卷」，後期變更單獨補充入卷。
4、 本階段的材料卷應包括以下幾部分：詢價部分（重點是體現有關技術要求和說明）、**部分（不同廠家的**原始資料）、購買部提出的材料**表（內容含運費、其它費用以及利潤等）、預算材料**表（從預算上機檔案中匯出）。購買部在完成詢價後應立即將以上有關資料整理後一併交給造價合約部歸檔。
5、 本階段檔案整理應同時整理書面和電子版文件，電子版放在招投標卷中。
六、 施工階段的工程資料及檔案管理管理要求如下：
1、 造價合約部或者國外施工專案提出的國內採購計畫均需交由造價合約部歸檔。
2、 購買部按發運的每批材料均需整理好有關資料交給造價合約部入檔，入檔檔案應包括採購合同（影印件亦可）、發運合同、海運合同、有關採購和運輸的**檔案、材料**明細表（要有名稱、數量、型號、單價、供貨單位、生產廠家、產品等級等）。
3、 材料部（國外）負責將國外採購的有關工程的材料品種、數量、**成等根據工程專案每月向國內的造價合約部上報一次資料。
4、 施工專案部（國外）要及時整理有關的工程變更、會議資料、有關工程簽證、國內工人和黑工使用情況（**和考勤，國內工人只提供考勤），並每月向通告造價合約部。如果專案部更換專案或專業負責人時均要在更換前向造價合約部和接受人完整的說明工程情況和提交資料。工程完成後需立即向國內造價合約部提供完整的竣工圖紙、變更、簽證和會議資料等。
5、 工程竣工後，造價合約部應立即將施工圖紙卷（施工階段的圖紙及變更）、材料卷（施工階段部分）整理好並交給綜合管理部。
七、 竣工結算階段的工程資料及檔案管理要求如下：
1、 竣工後，造價合約部要對工程的實際造價進行成本分析，其中國內工人的**由綜合管理部提供。
2、 如果存在分包，屬在國內分包和結算的，由造價合約部負責將結算情況按照分包單位整理好歸檔；如果是國外分包和結算的，由國外專案部提供結算結果給造價合約部整理歸檔，有關分包合同一併入檔。
八、 歸檔後的工程資料及檔案管理要求如下：
1、 歸檔後的資料由綜合管理部統一根據工程名稱分類管理，未經領導批准不得銷毀任何資料。
2、 已歸檔資料的補充和外借應做好記錄。
九、 其它規定：
1、 所有書面歸檔資料均要根據成捲情況建立總目錄和分卷目錄，每卷根據情況選用標準檔案盒裝好。
2、 如果有的資料列印確實有難度時，經造價合約部負責人確認後可以只留電子版檔案。
3、 可以每卷的電子版檔案刻一張盤，放在該卷內，也可以所有的電子版檔案案卷存在同一張盤內，放在招投標檔案卷內。
工程檔案管理辦法
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