工程檔案管理辦法

嫩江右岸省界堤防工程檔案管理辦法

一、總則

（一）為保證嫩江右岸省界堤防工程檔案的案卷質量，切實做到檔案管理與工程建設同步進行，確保工程檔案完整、準確、系統，充分發揮工程檔案資料在水利工程建設、管理、執行、維護等工作中的作用，依據水利部《水利基本建設專案（工程）檔案資料管理規定》（水辦[1997]275號）、國家質量技術監督局的《gb/t11822—2000科學技術檔案案卷構成的一般要求》，在《嫩江右岸省界堤防工程建設管理工作手冊》（嫩右[2003]3號）工程檔案管理和《嫩江右岸省界堤防工程檔案立卷及裝訂管理辦法》（嫩右[2004]18號）試行的基礎上，結合嫩右工程檔案資料的實際情況，特制定本辦法。

（二）工程檔案包括從工程專案提出、立項、審批、勘測、設計、招（投）標、施工、監理、竣工驗收等工程建設及工程管理過程中形成，並應當歸檔儲存的全部文字、圖紙、圖表、聲像、計算機磁碟、光碟等不同形式與載體的各種檔案材料。

（三）工程檔案是該專案建設的真實紀錄，是今後執行管理和維護的基本依據。認真做好工程檔案的管理工作，確保工程檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用，是該工程建設的一項重要任務。因此，我局各部門及參加工程建設的設計、施工、監理等單位，均應按本「辦法」的要求，高度重視檔案管理工作，以確保各項成果資料及時完整地整編歸檔。

二、檔案資料管理及人員配備

（一）綜合科歸口管理全部檔案資料。各部門及參建的設計、施工、監理等單位均應配備專兼職檔案資料管理人員，按本「辦法」的要求，及時向綜合科移交歸檔已驗收工程的全部檔案，並在移交清單上簽字。各參建單位應配備相應的檔案庫房、裝具和裝置。

該工程驗收後，綜合科代表我局負責將全部檔案資料移交執行管理單位和松遼委檔案室。

（二）檔案管理工作的程序要與工程建設同步進行。即從立項開始就進行檔案材料的收集、積累和整理工作；簽訂設計、招（投）標、施工、監理、移民等合同時，要對工程檔案（包括竣工圖）的質量、個數和移交工作提出明確要求；檢查工程進度與施工質量時，要同時檢查工程檔案的收集、整理情況；進行工程驗收時，要同時驗收檔案材料的完整程度與整理質量，並在驗收後及時歸檔。

三、歸檔範圍與要求

凡在工程建設活動中形成的具有一定儲存價值的各種門類、各種載體的科技檔案材料均屬歸檔範圍。

（一）組卷

1.原件要求：原件內容（領導簽名、簽字、意見及原始記錄等）一律用黑色碳素筆（或藍黑色鋼筆）書寫。來往函件以有文籤的為原件。

2.組卷要求：組卷時要遵循檔案材料形成特點和規律，保持檔案材料的系統聯絡，並便於檔案的保管和利用。

組卷時應按嫩右工程檔案歸檔內容劃分表劃分類別，按檔案種類組卷。同一型別的檔案材料以屬類（注：屬類是指代號和歸檔內容的合成）為單位進行組卷，即乙個屬類中相同型別的檔案材料放在一起。

檔案材料的組卷應按單位工程、分部工程、單元工程的順序排列。厚度超過２cm的可另組成分卷。

檔案材料在歸檔前，應依據各專業的技術管理要求和工作大綱進行審查、驗收，合格後方能歸檔。歸檔的檔案材料一式三份（包括竣工圖），應按要求進行系統整理，其中至少有乙份為原始資料。

3.資料歸檔內容、保管期限、密級劃分表見附件1。

（二）案卷編制

1.案卷封面的編制：案卷封皮紙統一用海藍色皮紋紙，紙張克數為120克，採用包脊裝訂。

具體格式及顏色見附件2；根據檔案的形成規律，各類檔案分類劃分的級別有所不同，現將檔案編號舉例，見附件3。

案卷題名：案卷標題應能簡明、準確地揭示卷內檔案材料的內容。案卷題名由立卷人擬寫。

立卷單位：填寫案卷內檔案材料的形成單位。

起止日期：填寫案卷內檔案材料形成的起止日期。

保管期限：應依據有關規定填寫組卷時劃定的保管期限。

密級：應依據保密規定填寫卷內檔案材料的最高密級。

2.編寫頁號：卷內檔案材料逐頁編號，不得漏號或重號。單面書寫的檔案材料在右下角編寫頁號；雙面書寫的文字材料正面在右下角，反面在左下角編寫頁號。

經印刷裝訂有正式頁號的檔案材料，歸檔時不需要編寫頁號，但需要在卷內備考表中說明，並寫明總張數。

3.鑑定表的填寫：凡歸檔的檔案材料均應填寫檔案鑑定表（格式見附件４）。檔案鑑定表由歸檔單位專案負責人或其指定的技術負責人、總監理工程師填寫。其內容主要有：

檔案號：填寫該類檔案的檔案起止號。

密級與保管期限：填寫被鑑定檔案的密級與保管期限。

名稱：填寫被鑑定檔案的題名。

鑑定意見簡述：主要說明該類檔案材料的形成過程、目的、作用、使用價值以及檔案材料的完整性、準確性和系統性。

鑑定單位與鑑定者：填寫鑑定單位全稱與鑑定人簽名。

鑑定日期：填寫鑑定時間。

總監理工程師意見：施工單位提交的檔案需總監理工程師核查後簽署意見。

備註：填寫需要說明的問題。

4.卷內目錄的編制：單份檔案材料的案卷不用編寫卷內目錄。卷內目錄樣式見附件5。內容有：

序號：用阿拉伯數字從1起依次編寫。

檔案編號：填寫檔案材料的文號或圖樣的圖號、裝置代號、專案代號等。

責任者：填寫檔案材料的形成部門或主要責任者。

檔案材料題名：填寫檔案材料的全稱。

日期：填寫檔案材料的形成日期。

頁號：填寫每件檔案材料的起止頁號。

備註：填寫檔案材料需要說明的問題。

卷內目錄排列在卷內檔案材料首頁之前。

5.卷內備考表的編制：卷內備考表（見附件６）要寫明案卷內檔案材料的件數、頁數以及在組卷和案卷提供使用過程中需要說明的問題。

立卷人：應由責任立卷人簽名。

立卷日期：應填寫完成立卷的日期。

檢查人：應由案卷質量審核者簽名。

檢查日期：應填寫審核的日期。

卷內備考表排列在卷內檔案材料之後。

卷內目錄及卷內備考表不編寫頁號。

（三）裝訂

1.需要裝訂的案卷首先必須去掉金屬物；有破損的檔案材料要進行修補；取出空白張和重份材料。

2.案卷內紙張統一摺疊為a4規格，如小於a4規格的原始單據可直接裝訂，原始單據左邊緣與下邊緣應與封皮左、下邊緣對齊，統一為包脊裝訂。

3.已採用包脊裝訂的檔案材料（如設計報告等），應在封面的右下角加蓋嫩右工程檔案章，檔案章內檔案編號由各組卷單位用黑色碳素筆填寫，檔案章式樣見附件7。

（四）竣工圖的整編

1. 凡按施工圖施工，沒有變動的可利用原施工圖作為竣工圖；在施工中，設計變更較少的，可在原施工圖（必須是新圖）上註明變更依據，用黑色碳素筆修改後作為竣工圖，內容要完整、準確；設計變更較大的原施工圖不能代替或利用，必須重新繪製竣工圖。

2.摺疊後圖紙的幅圖規格為a4。摺疊後圖紙的標題欄應露在外面。

3.所有竣工圖應由施工單位在圖示上方加蓋竣工圖章，編制成冊的竣工圖需要在封面及目錄上加蓋竣工圖章，並履行編制人、技術負責人、監理負責人簽字後方可作為竣工圖辦理歸檔手續。竣工圖章規格及要求見附件8。

（五）移交清單的填寫

各參建單位所形成的檔案移交給建設管理單位均需辦理移交手續。嫩江右岸省界堤防工程檔案移交清單見附件9。移交清單一式四份，移交人和接收人需本人簽字並加蓋單位公章。

（六）聲像材料的歸檔

**要按時間順序排列，裝入**檔案冊，所有聲像材料需附上歸檔說明。

（七）計算機磁碟、光碟等材料的歸檔

工程竣工驗收時，各參建單位應提供相關的電子文件（如報告等總結性檔案）。

經鑑定確實沒有儲存價值的文字材料、圖紙等，應按有關規定做銷毀處理。

四、檔案的保管與利用

（一）工程建設期間局內各部門借閱檔案時應經該部門負責人批准，其它單位借閱檔案時，應經有關局長批准。

（二）工程檔案資料的保管，按《水利基本建設專案（工程）檔案資料管理規定》執行。

五、工程檔案的竣工驗收

（一）工程檔案的驗收（包括初步驗收），應在基本建設專案驗收小組的領導下，與工程（專案）驗收同步或提前進行。

（二）工程竣工前，由我局組織設計、施工、監理、管理等單位的專案負責人、工程技術人員、檔案管理人員，依據本「辦法」對工程檔案的收集、整理、歸檔工作進行一次徹底檢查，並寫出自檢報告，在申請工程驗收時一併報送驗收主管單位。

（三）工程驗收時應由參加驗收的檔案人員和建設、設計、施工、監理、管理等單位的檔案人員，與工程技術人員組成檔案資料驗收組，對檔案資料驗收編寫專題報告，作為工程驗收鑑定書的附件。該報告應對檔案管理工作的概況、施工圖編制質量、檔案管理中存在的問題做出專題評價。

本辦法自頒布之日起執行，我局以前下發有關檔案管理規定如有與本辦法不一致的以本辦法為準；本辦法由嫩江右岸省界堤防工程建設管理局負責解釋。

附件1資料歸檔內容、保管期限、密級劃分表

資料歸檔內容、保管期限、密級劃分表

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