為規範建設專案檔案管理工作，貫徹《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》以及鐵道部有關檔案管理的規章制度，制訂本辦法。
指揮部綜合部負責建設專案檔案的收集、整理、立卷、歸檔的歸口管理，其他業務部門負責為本部門專業檔案管理工作。
2.4.1分類
檔案分為：文書檔案、科技檔案、設計資料檔案、竣工資料檔案、會議檔案、裝置儀器檔案、人勞檔案、招投標及合同檔案、計畫統計報表、會計檔案等。
2.4.2內容
檔案收集內容為：
（1）指揮部各種重要會議和重大活動及事件形成的檔案材料，包括通知、報告、講話、演示文稿、紀要、總結和典型經驗材料等。
（2）指揮部其他工作中形成的重要檔案材料，包括命令、指示、重要通知、通報、請示、報告、批覆、工作計畫、總結、規定、章程、重要調查材料、計畫檔案、統計報表、會計憑證、會計帳簿、會計報告等會計核算專業資料。
（3）指揮部所收與業務相關的檔案資料。
（4）參加上級機關召開的重要會議帶回的檔案、資料。
（5）因機構變動或採購重要裝置接收的各種檔案、資料。
（6）各種招投標資料、合同。
（7）設計單位交付的設計檔案。
（8）施工、監理單位報送的各類檔案、資料。
（9）施工單位、裝置安裝單位編制的竣工檔案。
（10）其他應該收集歸檔的檔案、資料。
2.4.3歸檔管理
（1）綜合部對收集來的零散的檔案要進行系統、科學地分類、組合、排列和編目。公文辦結後，公文起草部門應及時將公文原稿和有關材料送綜合部管存，按年度進行分類整理，列清目錄，立卷歸檔。個人不得儲存應歸檔的公文。
對不符合整理要求，不便於保管利用的案卷要進行加工。整理時要充分利用原有基礎，按照檔案之間的歷史聯絡，分門別類，使整理出來的檔案能夠反映歷史活動的真實面貌，便於保管利用。
（2）立卷、歸檔應做到：
①檔案、資料及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求。
②正確反映指揮部的主要業務工作情況，有利於保管、查詢和利用。
③立卷範圍應按規定的範圍歸檔，並根據公文內容確定保管期限。
④應歸檔的公文要收集齊全，分類準確，組卷合理；卷內公文排列系統，編號清楚；案卷標題簡明確切，語言通順；裝訂要整齊、結實，捲皮字跡要工整。
(3)沒有歸檔和存查價值的公文，經指揮部有關人員鑑別和分管領導人批准，在立卷歸檔工作結束後銷毀。一般公文，在收發文簿上加蓋「銷毀」戳或清冊銷毀，秘密及以上公文要填寫銷毀清單，並有兩人監銷，保證不丟失、不漏銷。
(4)檔案鑑定工作應根據檔案的儲存價值，從範圍（政治、經濟、文化）、從時間（現實的、當代的和將來的）、從有用性（作參考、作憑證）等各方面全面地估計和**，確定需要儲存的檔案和儲存時間，銷毀已失去價值的檔案，達到有區別有重點地儲存檔案。對已過保管期限的檔案適時提出銷毀建議，經綜合部負責人審核同意，報指揮部分管領導批准後實施。
(5)有關部門要安排人員負責技術檔案的保管工作，強化檔案管理人員的教育和業務培訓，提高檔案管理人員的素養和業務能力。按照檔案保護「六防」（防火、防潮、防盜、防蛀、防塵、防光）要求，配備和添置必要的裝置設施，確保檔案的安全防護和長期儲存。
(6)工程建設所有檔案資料原則上不得外借，如需調閱、影印，必須經指揮部領導批准。
(7)專案竣工後，所有檔案資料按規定移交鐵路局檔案管理部門或自存備查。
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