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行文流程及管理辦法
為規範公司各種檔案的起草、簽發和管理流程，做到政令暢通，令行禁止，正確指導公司的各項工作，特制定本規定:
一、行文管理主要內容：外部函、電、來文，本公司內部下發的各種檔案、資料、收發的各種傳真及郵遞快件等。
1、內部發文管理
公司內部發文分為一般事務性檔案、公司各項規章制度和公務文書。一般事務性檔案包括：通知、說明、各種統計**等；公司各項規章制度是公司在管理中的各項規定、辦法、措施等；公務文書包括：
請示、報告、指示、布告、公告、通告、批覆、通知、通報、決議、函、會議紀要等；
公司下發的公文由總經辦統籌管理，各部門、下屬一律不得自行向上、向下傳送公文。公文本號由總經辦統一編制。涉及公司各項規章制度以及對外宣傳、聯絡的文字材料，由總經辦以公司名義發文。
2、外部檔案的管理
外部檔案為公司以外來文，包括信函、公文、傳真等。
3、公司檔案的種類及範圍
（1）、公司的檔案種類主要有：公告、通知、通報、制度。
（2）、各類公司檔案使用範圍：
（3）、 公告：主要運用於公司的各類人事變動，如：任命、崗位變動等。
（4）、通知：適用於發布臨時事件和措施；傳達公司高層有關指示；要求
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下級部門辦理或者需要知曉的事項等，例如：放假通知等。
（5）、通報：適用於公司採取重大或強制性措施、或人事嘉獎與懲罰，例如：撤銷各辦事處或部門內部不適當的決定或規定；對做出突出貢獻優秀員工的獎勵或對於嚴重違反公司規章制度員工的處罰等。
（6）、制度：主要運用於公司各項政策的實施細則及各項工作流程的解釋、補充和完善。
4、公司檔案處理的定義及原則
（1）、公司檔案處理指公司檔案的編號、下發、宣貫、整理（立卷）、歸檔等一系列相互關聯、銜接有序的工作。
（2）、公司檔案處理應堅持實事求是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全、規範。公司檔案由總經辦統一收發、傳遞、立卷、歸檔和銷毀。
（3）、公司各類發文在有效期內均實行受控管理。所謂受控檔案就是指有效檔案。有效檔案是指正在執行的指導和安排公司工作的檔案。
明確檔案的有效性並通過受控的方式管理公司檔案，是防止各部門出現執行無效檔案的主要措施。
（4）、對於公司以郵件形式下發的檔案，以當次接收到的檔案為有效執行檔案，收件人不得**，因**造成的郵件執行錯誤問題，由執行人負責。
（5）、對於公司以文字列印的形式下發的檔案，只有蓋有受控章的檔案在受控範圍內，簽收人不得影印，如因影印導致的執行非受控有效檔案，造成的問題由執行人負責。
5、公司公文的分類及操作
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（1）、公司檔案按機密程度，可分為：絕秘、秘密、一般；
（2）、公司檔案按緊急程度，可分為：特急、緊急、一般；
（3）、公司檔案按內容分類，可分為：公告、通知、通報、制度。
（4）、公司檔案的機密等級劃分的規定與操作
根據檔案涉及的業務秘密程度劃分為「絕密」、「秘密」及「一般」。即使是「一般」檔案因為也同時是業務檔案、所以不允許無限制地向公司外部宣傳。
公司使用檔案的機密等級的具體劃分：
a) 公司使用檔案中，大部分屬於「秘密」及「一般」。
b) 對於公司絕密及秘密檔案，還應當標明份數序號。
c) 公司檔案是否設定為絕秘或秘密檔案由擬稿部門和總經辦根據檔案內容共同確認。
d) 檔案的秘密等級不是按所示的檔案種類進行劃分的，而按其內容來判斷。下述為一般分類規則：
e) 公司經營計畫、發展規劃、開發專案資料等屬於「絕密」檔案。 f) 技術檔案、質量檔案、商務檔案、專案清單、業績考核標準、佣金計算標準、產品**、公司經營管理政策以及相應的培訓課件等屬於「秘密」。
g) 管理制度、業務通知、臨時銷售政策、工作標準、培訓關於工作流程方面的資料等通常屬於「一般」檔案。但其內容若與公司的經營管理有聯絡、含有特殊技術資訊及管理思想等時，屬於「秘密」。
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（5）、對檔案的處理許可權的規定：
a) 對於被列為公司「絕密」類檔案，下發對像為部門級以上人員，及相關關鍵責任工作人員。其它需了解相關內容方能開展工作的人員，需在總經辦的主導下對於工作相關內容予以學習了解。
b) 對於被列為公司「秘密」類檔案，下發對像為部門級人員及部門檔案管理員，其它人員需在部門經理或培訓人員的主導下對於工作相關的內容予以學習了解。
（6）、公司緊急檔案的規定與操作
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（7）、公司檔案的編號規則
檔案編號模版如下：
（8）、發文部門：按公司檔案分類標準編制，發文部門按擬文部門，即若管理總部擬訂「管理」；
（9）、內容分類：按照檔案內容的歸屬種類，即通知、公告、制度等。
（10）、檔案編號：按發文部門編號，即喜利達食品****管理總部第一次發文，即編號為「01」；若管理總部第二次發文「02」等。
（11）、檔案年份及流水號：即按當年發文的第x次發文編號，不分發文部門，依次編號。
（11）、聯合發文
聯合發文的定義是指：下發檔案涉及到兩個或兩個以上的部門，需跨部門聯合確定內容方可執行的檔案。如總經辦發文，但檔案相關內容涉及到「財務部」或其它部門的配合支援方能執行，視為聯合發文。
需要聯合發文的部門，需由擬文部門確認檔案內容，交由擬聯合部門審核確認後，逐級審批到董事長後方可發文，否則不得發文。 （11）、檔案下發
公司所有檔案的下發，不分機密等級及緊急程度，均需填寫《發文申請審
核表》附件一併逐級審批同意後，方可發文。
部門初審 ■聯合部門審議（只針對需聯合下發的檔案） ★上級主管複審/決審 ●總經理決審
新檔案的下發如涉及到原有檔案的作廢，應在新檔案下發後立即廢止，且廢止的舊檔案須按廢止的相關程式予以保管或銷毀。
涉及相關制度及政策的檔案，如需培訓，須在培訓課件製作完成並經過總經辦培訓組審核通過後方可下發檔案。
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二、收、發文處理程式與要求 1、發文處理程式
一般事務性檔案的發文，應事先向相關領導提出口頭申請。 公文及各種規章制度的發文，應事先向總經理提出口頭申請。 各類檔案擬稿承辦部門：
①. 公司總部對外檔案由總經辦負責擬稿； ②. 各下屬公司對外檔案由下屬公司負責擬稿；
③. 各部門（含下屬公司）間的往來檔案由本部門負責人擬稿； ④. 職能部門各種一般事務性檔案，由發文部門擬稿。 ⑤. 公司各項規章制度由相關管理部門負責擬稿。
各類文書擬稿要求觀點明確、陳述清楚、條理清晰，標點符號使用正確。規章制度類要符合國家相關的政策、法律，符合公司的實際情況。各項規定要明確具體、切實可行。
要做到觀點明確，文字精練，條理清楚、層次分明，標點符號正確，篇幅力求簡短。人、地、物名、引文及時間要具體準確等。章節的排序為第一層「一」，第二層「（一）」，第三層「1」，第四層「①」。
文稿擬就後，擬搞人應填《擬稿審核表》辦理審核手續。
各類檔案擬稿後進行審核簽發，首先送總經辦初審。經總經辦審查修改後的文稿，送公司主管領導核稿。以總公司名義對外檔案由分管領導核稿下級公司對外檔案由下級公司總經理核稿；公司各部門（含下屬公司）間的往來檔案由分管領導核稿；公司各種一般事務性檔案，由下發部門負責人核稿；公司各種規章制度由各部門負責人、總經辦、總經理會審。
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其次進行會簽、傳送。文稿審核會簽後，按批准許可權的規定分別呈送相關領導審定批准簽發。公司行政公文、規章制度，在分管領導、總經理署意見後，由董事長簽發；公司一般事務性檔案由分管領導簽發，重要檔案由總經理以上領導簽發。
經各位領導審閱簽發的檔案承辦部門將發文原稿（含擬稿審核表）送總經辦存檔，並由總經辦負責列印、校對、登記並下發至相關部門。行政公文、規章制度簽發後，承辦部門將發文原稿（含擬稿審核表）送總經辦存檔，並由總經辦負責列印、蓋章、裝訂、登記、分發。發文日期以領導簽發日期為準。
發文編號由總經辦收發文管理員按年份依流水號碼一文一號編列。
2、收文的處理
收文一般為公司的外部來寄送的信函、電郵、快遞、單據、通知、傳真、報刊資料等，文。公司外部來文，有指名收件人的為部門的由總經辦收發員負責登記、簽收、直接交給收件人。如係公文，統一由收發員處理。
為避免檔案積壓誤事，應在收文當天閱簽完，緊急檔案要即閱即辦。
公司內部檔案的收文，以部門或下屬公司為單位，指定專人負責收文工作。公司內部檔案收文處理程式：登記、填寫《部門收文閱辦單》部門或下屬公司負責人批示、傳閱、歸檔。
凡是收到公司內部的單據（包括：發票、帳簿、憑證、報表、**等）收文員應做好詳細記錄根據檔案規定的傳閱範圍或領導指示，由接收人簽字接收後為辦結。傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密
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級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。
經辦人如未能如期按要求辦妥交辦事宜，應於處理期限屆滿前，請示相關領導同意後，以口頭方式通知公司或部門收文員更改處理期限以保證檔案的及時傳閱。
公司外來檔案和內部文的收文編號，由總經辦收發員和部門收文員按年份依流水號一文一號編制。
三、關於收、發傳真及快件的管理
1、發傳真時必須標明傳真內容、收發單位、發件單位、收件人、發件人、傳真**、傳真頁數、傳真日期、接收人的**等事項，傳送傳真後須確認傳真是否收到。
2、收傳真時不得隨意丟棄、扣壓拖延傳真內容，有接收人及時送達收件人並核實傳真頁數、收件單位、發件單位、發件人、收件人等事項。
3、總部傳送、接收快件及**信一律在總經辦登記，由總經辦通知收件人簽收，凡收到的快件要當面開啟，由總經辦登記郵件資料明細方可交給收件人。收件人收到後務必將需轉交他人資料及時交與應收人。 4、公司內部各下屬公司傳給總部和各下屬公司之間的收、發快件雙方必須記錄所郵寄資料明細，由直接收發人記錄，以便查詢。
5、流程圖如下：
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發文管理流程
公司外部來文處理流程
總經辦收發員：可由總經辦秘書兼任
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公司內部發文處理流程
四、檔案的宣貫 （一）、公司所有下發的規章制度、通知及公告等，如檔案的內容需向公司全體員工傳達，均需在公司公告欄張貼（各辦事處需在辦事處公告欄張貼）。
（二）、對於公司制度類檔案，涉及到與工作相關的流程操作與執行的，須由發文部門聯合人事行政部培訓組，在受文範圍內組織培訓，並針對特定人員予以考核。具體培訓方式以人事行政部培訓組要求為準。
公司檔案管理辦法
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