公司檔案管理辦法（討論稿）
為了提高我公司檔案管理水平，加強檔案工作，充分發揮檔案的作用，使檔案工作達到規範化、制度化、標準化的水平，根據《檔案法》、《檔案法實施辦法》的規定，我公司特制定檔案管理規定如下：
一、管理原則：
本公司檔案採用檔案材料形成部門立卷的原則，「統一領導、分級管理」。實行各部門自行立卷，留存備份後移交人事行政部管理，同時履行移交手續。
為確保各類檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用，各部門定期向檔案室轉交存檔檔案。公司的立卷歸檔工作由人事行政部負責，並對本公司各部門的檔案工作進行監督和指導；各部門設立兼職檔案員負責本部門檔案材料的立卷、歸檔工作。
二、歸檔範圍：
各部門凡是反映本公司工作活動，具有查考利用價值的檔案材料均應立卷歸檔。
三、歸檔要求：
1、歸檔的檔案材料必須完整。
（1）文字清晰，用碳素墨水或簽字筆書寫。
（2）不同內容要分卷立案。
（3）歸檔檔案材料必須為原件。
2、歸檔檔案材料必須明確地反映公司在各項活動中形成的真實內容和具體過程。
四、歸檔時間：
各部門於次年二月前將上一年度辦理完畢的檔案材料由兼職檔案員按立卷要求整理歸檔，經本部門負責人審查後，交人事行政部審核，對不符合質量要求的案卷退還立卷部門重新加工整理。
五、檔案管理：
1、立卷完畢後，兼職檔案員應按照不同的保管期限，內容分別填寫一式兩份案卷目錄，其中乙份交行政人事部檔案室留存，另乙份由立卷部門自己留存。人事行政部檔案室對所接收的案卷應進行審核把關
2、各部門要重視公司的檔案工作，專人（兼職）負責本部門的檔案收集、整理。兼職檔案員如進行調整，需及時通知人事行政部，並作好本部門檔案的交接記錄。
七、各部門收集範圍：
（一）人事行政部：
1、行政管理檔案
（1）各種會議的會議記錄、紀要；各部門收發文登記本。
（2）公司年度工作計畫、總結；公司半年工作計畫、總結；公司各部門工作計畫、總結。
（3）公司大事記及組織機構變革。
（4）公司制定的規章制度、部門職責、崗位職責。
（5）本公司的請示及上級機關的批覆。
（6）反映公司經營活動的各種合同、協議及檔案。
（7）出國考察、友好往來、參加會議等外事活動形成的檔案材料。
（8）公司開業、歇業、撤併材料。
（9）上級機關反映本公司活動的資訊、演示文稿。
（10）處理來信來訪材料。
（11）各種計畫統計報表和計畫管理中形成的檔案材料。
（12）公司內部行文、公司對外發文或需要加蓋公章的檔案材料。
2、人事管理檔案：由人事部負責立卷保管，留存備份。包括員工二級檔案、人員調配、人員工資、人員培訓、公務會議等工作中形成的各種檔案材料。
（1）員工獎懲材料。
（2）計畫生育有關檔案。
（3）公司人事任免、變動通知及決定。
（4）職工崗位、薪資異動資料。
（5）人員基本情況統計；員工花名冊；工資表；年終統計報表。
（6）因私出國人事關係保留協議書及相關材料。
（7）先進集體、個人的申報材料。
（二）銷售部：包括企業經營決策和經銷管理的各種記錄、檔案、合同、協議等檔案材料，市場經濟資訊，廣告宣傳和使用者服務工作中形成的檔案材料等。
（三）技術部：由研發部負責立卷保管，留存備份。包括質量管理、技術引進、技術研發、技術改造和標準、計量、能源、環保、科技情報、專利申請審批等檔案管理中形成的各種檔案材料。
（四）財務部：公司有關財務方面的請求及批覆；年度財務計畫、總結；各年度財務分析報告；清產核資材料；會計報表；會計賬簿；會計憑證等。
（五）商務部：公司客戶資料，**商資質資料、銷售合同、公司宣傳資料、樣卡；裝置、物資、原材料採購、庫存保管、**和工具管理中形成的各種檔案材料。
（六）其他方面：都由人事行政部負責立卷保管，留存備份。
七、檔案保管制度
1、公司辦公室應有存放檔案的專門庫房，根據儲存檔案數量，設定存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、科學地編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便提供利用。
4、檔案要分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存盤案必須圖物相符，帳物相符。
6、原則上檔案只在檔案室進行查閱，不得借出檔案室，但各部門常用檔案可向檔案室提出長藉，但須借閱人及其部門經理在借閱單上簽字，如有丟失，部門經理受連帶責任。
7、檔案管理人員要熟悉所負責的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規律。
8、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保管期限，每年年終據此進行整理、剔除。
9、經確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久儲存。
10、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。
11、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。
九、檔案資料借閱制度：
公司為了逐步完善檔案資料的歸檔入案工作，充分發揮檔案資料的作用，更好地方便各部的工作，特制定檔案資料借閱制度如下：
(一)、借閱
1、各部門凡需短時間(3—5天)借出的檔案資料，借閱人事先打**與檔案室聯絡，提供檔案資料名稱，檔案室予以準備。
2、所借檔案資料，借閱人要妥善保管，不得塗改、亂畫、弄髒、丟失。
3、所借檔案資料，借閱人無權影印、更改，如需影印長期使用，由檔案室統一辦理。
4、所借檔案資料，要及時歸還，不得轉用。
(二)、查閱
1、所需查閱檔案資料由檔案室人員查詢提供，不得自取。
2、查閱後的檔案資料折正，放好，由檔案室人員查正後放回原處，以備再用。
3、檔案室保持肅靜，不得大聲喧嘩。
十、本辦法經總經理辦公會討論通過後由總經理發布，修改時亦同。
十一、本規定自發布之日起執行。
公司檔案管理辦法
六 公司領導或各部門有關負責人代表公司對電視台 廣播電台及報刊記者的新聞發布稿和聲像材料 撰寫專題文章及在外單位重要講話的稿本 七 反映公司經營和管理的專業檔案材料，如投資專案 裝置購買 重大課題 信貸 租賃等業務中產生的各種檔案 資料 合同 樣票等 八 公司或公司彙總的統計報表和統計分析資料 包括...
公司檔案管理辦法
檔案管理人員應當忠於職守，遵守工作紀律及公司的各項規章制度，並具備一定的專業知識。對在檔案的收集 整理 保護和提供利用等方面成績顯著的個人，由公司給予精神和物質上的獎勵。第三章檔案的管理 第八條下列檔案資料 資料電文等屬於公司檔案的歸檔範圍 一 技術資訊，是指與公司產品的研究開發 生產製造等有關的技...
公司檔案管理辦法
為了控制公司檔案發放的適當範圍 作廢檔案的及時 確保各部門 車間所使用的公司檔案的有效性，特制定本規定。1 檔案的發放 1 財務部 生產部 營銷部辦公室以本部門名義形成且在本部門管轄範圍內發放的檔案，各自安排發放和 需要在公司各橫向關聯部門之間發放實施的檔案 由辦公室安排專人統一發放和 2 各部門需...