為了加強公司人事檔案管理工作，提高人事檔案管理水平，促進人事檔案管理的規範化、制度化，根據國家和神華集團有關規定，結合公司實際情況，制定本辦法。
第一條人事檔案管理許可權及職責
公司人事檔案按照人事管理許可權實行集中管理。
（一）公司人力資源部依據此規定，管理公司人事檔案，並配備政治上可靠、責任心強的中**員作為專職或兼職檔案管理人員。
（二）檔案管理員及其直系親屬的檔案，由上一級檔案管理人員（或分管領導）負責保管。
第二條人事檔案管理職責
（一）保管人事檔案；
（二）收集、鑑別和整理人事檔案材料；
（三）建立人事檔案名冊，辦理人事檔案的查閱、接收和轉遞；
（四）登記人員職務、工資的變動情況；
（五）檔案管理人員崗位變動時，應及時對所管檔案進行清點，並履行交接手續；
（六）為有關部門提供人員情況；
（七）做好人事檔案的安全、保密、保護工作；
（八）辦理其他有關事項。
第三條人事檔案的整理
整理人事檔案須做到認真鑑別、分類準確、編排有序、目錄詳細、裝訂整齊、格式統一。
（一）人事檔案材料按照以下分類整理：
1．履歷材料；
2．自傳材料；
3．鑑定、考核、考察材料（包括各種考核、考察、述職、鑑定材料）；
4．學歷和評聘專業技術職務材料（包括學歷、學位、學績、培訓結業成績表和評聘專業技術職務、考績、審批材料）、職業技能鑑定材料；
5．政治、歷史情況的審查材料（包括甄別、複查材料和依據材料、黨籍、參加工作時間等問題的審查材料）；
6．參加中國共產黨、共青團、民主黨派的材料；
7．獎勵材料（包括授予各種榮譽稱號、立功嘉獎、先進人物登記表及模範事蹟材料，以及科技、業務工作等方面的獎勵材料）；
8．處分材料（包括甄別、複查等材料，免於處分的處理意見、違法犯罪判決書等）；
9．工資、錄用、任免（聘用）、轉業、待遇、出國、退（離）休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料；
10．其他可供組織上參考的材料。
（二）人事檔案材料按照上述十個類別的順序排列，應符合以下有關要求。
1．第一至四類、七類、十類材料，同一問題按形成時間先後順序集中排列，以最後時間為準。
2．第五類、八類材料，同一問題材料集中後，按材料的主次關係排列，具體順序是：上級批覆、結論或處分決定；本人對結論的意見；調查報告、證明材料、本人檢討、交代材料。
3．第六類材料，按以下順序排列：入團志願書、入團申請書、離退團材料；入黨志願書、入黨申請書、轉正申請書、黨員登記表；加入其他黨派材料。
4．第九類材料，按所列材料的性質的不同排列，每一種材料再按時間先後順序排列（如工資、任免等）。
（三）人事檔案材料頁碼的編寫要求：
1．對每份材料逐頁分別編寫頁碼，頁碼用鉛筆標註在檔案材料右下角（雙面書寫的材料，其背面頁碼標註在左下角），檔案材料目錄不編頁碼。
2．每份材料的編號由材料的類別號、份次號組成，用鉛筆標註在每乙份材料的右上角，中間用短橫線連線。例如：編號為3—1，是指第三類的第乙份材料。
（四）人事檔案目錄的編排：
1．類號。標明本類檔案材料的類別，根據檔案種類材料的多少，每頁檔案目錄可放兩類或三類，由上而下排列。
2．材料名稱。指檔案材料的標題，檔案材料沒有標題的，應當依據材料內容擬寫標題；原有標題太長的應適當壓縮。
3．材料製成時間。填寫檔案材料形成的年、月、日，用阿拉伯數字標註。
4．頁數。填寫每份檔案材料的頁數。
5．書寫目錄要工整、正確、美觀，不得使用原子筆、鉛筆、紅色及純藍墨水書寫。
6．書寫目錄時，每類目錄之後須留出適當的空格。
職務變動登記表。根據任免呈報表的變動情況，按變動時間順序逐年填寫，排放在檔案目錄後面。
工資變動登記表。根據工資變動情況，按變動時間順序逐年填寫，排放在人事檔案第九類前面。
（五）人事檔案的裝訂立卷：
1．拆除檔案材料上的金屬品，按照排好的順序打孔，連同檔案目錄裝訂成捲。
2．將裝訂成捲的人事檔案放入相應的檔案盒，並在檔案盒上標明編號、姓名。
（六）人事檔案的補充：
1．人事檔案要及時整理，對於工作中形成的需要歸檔的材料，應逐份插入相應類別，逐頁標註頁碼，及時分類填寫檔案材料目錄。
2．職務、工資有變動時，應依次填寫變動登記表。
3．中層以上管理人員人事檔案歸檔材料，須由公司組織人事部提供並審核後，方可歸檔。
4．基層管理人員人事檔案歸檔材料，須由所在單位組織人事（勞資）部門提供並審核後，方可歸檔。
5．專業技術人員的學歷認定、職稱晉公升等材料，須由公司組織人事部提供並審核後，方可歸檔。
第四條人事檔案的保管
（一）根據安全、保密、便於查詢的原則要求，對人事檔案應嚴格、科學地保管。
（二）人事檔案保管應設專門的檔案庫房，配備檔案櫃，房內應備有防火、防盜、防光、防高溫等安全防護措施，要保持庫房的清潔和適宜的溫濕度（溫度14——24℃，相對濕度45——64%），並經常進行檢查。
（三）人事檔案的保管必須建立登記制度，並定期進行核對，發現問題及時解決。
（四）檔案庫房的鑰匙不得隨身攜帶，檔案櫃平時要鎖好並保管好鑰匙。
（五）嚴禁任何個人私自儲存和轉殖人事檔案。
第五條人事檔案的查閱須遵守下列規定：
（一）查閱人事檔案必須是工作需要並與其所從事業務相符，並按人事管理許可權徵得有關部門領導同意後方可查閱。
（二）查閱公司中層管理人員人事檔案，須經人力資源部領導同意後，方可查閱。
（三）人事檔案只限在檔案庫房查閱，一般不得借出。特殊情況需要借出，須按人事管理許可權徵得有關部門領導批准。
（四）查閱檔案人員要愛護檔案，切實維護檔案的完整與安全，不得私自將檔案卷摺疊、拆卸調換、塗改、劃道、複製、更不得遺失。
（五）查閱檔案人員要遵守有關保密工作規定，不得隨意將檔案內容向無關人員洩露。如違反規定造成不良影響應承擔相關責任。
（六）因工作需要從人事檔案中取證的，經主管領導審查批准後，才能複製有關檔案材料。
（七）對利用信函了解檔案有關內容的，經主管領導批准後，只能提供與信函有關的專案。
（八）任何個人不得查閱或借閱本人及親屬的檔案。
第六條人事檔案的轉遞
（一）因工作調動、職務變化、退休等需將人事檔案轉給新的主管單位時，應及時辦理檔案移交手續。嚴格轉遞手續，以保證人事檔案的絕對安全。
（二）轉出人事檔案，要認真對其清理並整理，填寫轉遞通知單，註明轉出時間和原因，在名冊上登出。
（三）轉出的人事檔案均應包裝密封，貼好封條並按管理許可權加蓋部門印章。
（四）轉遞人事檔案，不得以平信、**、包裹等公開郵寄，必須通過機要交通轉遞或由組織指定專人遞送，不准本人自帶。
（五）對轉出的人事檔案不得扣留或分批轉出。對轉出的人事檔案，超過乙個月未收到回執，應及時催問。
（六）接收轉入的檔案要核對是否是本單位所屬人員檔案，認真核對檔案材料數量，確認無誤後，將轉入的檔案詳細登記，在轉遞通知單回執上蓋章，將回執及時退回寄出單位。
第七條人事檔案的統計
人事檔案要定期進行統計，確保所管理的檔案與所管人數相符。人員調動、離退休、死亡後，應及時進行分類保管，隨時做好接收、轉出變動情況的登記以及檔案數字統計。
第八條檔案材料的銷毀
（一）經鑑別屬於重複或不應歸檔的材料，要進行清退或銷毀。銷毀材料要進行登記，並經分管領導批准簽字後進行。
（二）銷毀檔案材料必須到保密部門指定的場所進行，其中要有兩名正式黨員負責監銷。
第九條本辦法的解釋權屬公司人力資源部。
人事檔案管理辦法
第一章總則 第一條為了規範公司勞動人事檔案管理工作，特制定本辦法。第二章管理體制 第二條對具有人事調配權的公司，人事檔案在公司人事部儲存。第三條對無人事調配權的公司，可委託上級主管部門或母公司人事部門儲存。第四條對無上級企業，可在當地人才交流中心設一專戶，儲存公司人事檔案。第五條對小型企業，員工個人...
人事檔案管理辦法
第一章目的 第一條為保守檔案機密，維護人事檔案資料完整，便於檔案資料的使用，特制定本辦法。第二章適用範圍 第二條適用於公司所有員工 第三章具體內容 第三條資料歸檔 新進員工的檔案應及時歸檔步驟 一 檢查資料是否齊全，是否符合歸檔的要求。即 職位申請表 裡的內容需詳細填寫，身份證 畢業證 學位證的影印...
人事檔案管理辦法
第一章總則 第一條為了規範公司勞動人事檔案管理工作，特制定本辦法。第二章管理體制 第二條對具有人事調配權的公司，人事檔案在公司人事部儲存。第三條對無人事調配權的公司，可委託上級主管部門或母公司人事部門儲存。第四條對無上級企業，可在當地人才交流中心設一專戶，儲存公司人事檔案。第五條對小型企業，員工個人...