公司員工人事檔案管理辦法

2021-03-03 22:25:18 字數 2361 閱讀 2040

(九)各種表彰、獎勵形成的審批表、呈報表及嘉獎通報材料;

(十)幹部、工人錄用、聘用工作中形成的審批表、勞動合同書、協議書,續聘、解聘和辭退、辭職審批材料等;

(十一)辦理工資、待遇等工作中形成的轉正定級審批表、工資變動審批表、享受專家特殊津貼的呈報表、提前晉公升工資審批表等;

(十二)辦理因公出國(境)審批工作中形成的:因公出國(境)審批表、備案表,在國外工作、學習情況材料或鑑定材料;

(十三)反映從事特殊工種的材料(如:工資變動審批表等,須每年乙份);

(十四)確定工傷致殘的材料、死亡通知、法院判決書等。

第六條收集方法

(一)組織、人事、紀檢(審)、教育培訓以及各有關單位,及時向人力資源部檔案室提供新形成的人事檔案材料。

(二)形**事檔案材料的部門,在形成材料後的乙個月內,按要求將材料送交人力資源部檔案室歸檔。

(三)人力資源部根據工作需要,適時布置填寫幹部(工人)履歷表,及時補充檔案內容。

(四)各子公司、外借人員檔案材料由各子公司及外供人員所在單位負責按時提供。

(五)需由職工個人提供的存檔材料由個人負責提交。

第三章人事檔案的保管

第七條人事檔案保管的基本內容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉遞制度;保衛保密制度;統計制度。

第八條人事資料承辦人應及時將辦理完畢或經批准的檔案資料收集齊全,加以整理後送交人事檔案管理人員歸檔,對材料進行鑑別,看其是否符合歸檔的要求:

(—)歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料應完整、齊全、真實、文字清楚、物件明確,有承辦單位或個人簽字、有形成時間的日期;

(二)歸檔的材料,凡規定應由組織蓋章的,須有組織蓋章,規定要同本人見面的材料(如審查結論、複查結論、處分決定或意見、組織鑑定等),一般應有本人簽字。特殊情況下,本人見面後未簽名的,由組織註明;

(三)人事檔案材料的載體使用a4辦公用紙,材料左邊應留出2.5厘公尺裝訂邊。不得使用原子筆、鉛筆、紅色及純藍墨水和複寫紙書寫。

除電傳材料需影印存檔外,一般不得用影印件代替原件存檔。如確需影印件存檔的,須經人力資源部與原件驗證後蓋章方能認可。

第九條人事檔案管理人員必須定期對人事檔案進行檢查核對,以防霉爛,蟲蛀、或存放錯誤。

第十條人事檔案的轉遞。檔案轉遞應遵循保密原則,調動人員檔案憑《調檔函》並經人力資源部負責人簽署意見後由公司辦公室通過機要交通轉遞,不能交本人自帶;解除或中止勞動合同人員檔案,公司本部的由人力資源部轉遞,子公司人員由所在單位工作人員在規定的時間內轉至襄樊市勞動就業局。

第十一條人事檔案需設專人負責專職或兼職保管,並應備齊必要的存檔裝置。具體要求如下:

(一)庫房備有必要的防火、防潮器材。

(二)庫房、檔案櫃保持清潔,不准存放無關物品。

(三)任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。

(四)無關人員不得進入庫房。

(五)庫房內嚴禁吸菸。

(六)離開時關燈關窗,鎖門。

第十二條人事檔案管理人員應定期對人事檔案材料及管理利用情況進行統計,為人事管理工作提供有效資訊。

第十三條檔案管理人員應及時將檔案管理工作有關問題向人事部門主管匯報。

第四章人事檔案的利用

第十四條人事檔案的利用必須遵循一定程式和履行有關手續,工作人員必須嚴格按照本制度規定的程式辦事。

第十五條人事檔案利用的方式 :

(一) 設立閱覽室以供利用查閱。

(二) 借出使用。

(三) 出具證明材料。

第十六條進行人事檔案的查閱、借出等,必須履行如下手續

(一)查閱手續

凡查閱檔案,利用單位應派中**員幹部到檔案室查閱。

1、由申請查閱者填寫《查閱檔案審批表》;

2、查閱單位(部門)蓋章、負責人簽字;

3、由人事檔案管理部門審核批准。

4、任何個人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

5、查閱者必須嚴格遵守保密制度和閱檔規定,嚴禁塗改、圈劃、抽取或撤換檔案材料,不得洩露或擅自擴散檔案內容,違者按有關規定追究當事人責任。

(二)外借手續

1、借檔單位(部門)寫出借檔報告,內容與查檔報告相似。

2、借檔單位(部門)蓋章,負責人簽字。

3、人事檔案管理部門對其進行審核、批准。

4、進行借檔登記,把借檔的時間,材料名稱、份數、理由等填清楚,並由借檔人員簽字。

5、歸還時,及時在外借登記上登出。

(三) 出具證明材料的手續:單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時,需履行以下手續:

1、由有關單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,並加蓋公章;

2、人事檔案管理部門按照有關規定,結合利用者的要求,提供證明材料;

3、證明材料由人事檔案管理部門有關領導審閱,加蓋公章,然後登記、發出。

第五章附則

第十七條本辦法由人力資源部負責解釋。

第十八條本辦法自印發之日起施行。

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