辦字[2003] ## 號
關於印發《員工檔案管理辦法》的通知
公司各部門：
《員工檔案管理辦法》已經公司第##屆董事會第##次會議通過，現印發給你們。請將檔案精神傳達到本部門全體員工並認真執行。
二○○三年五月二十八日
主題詞：
中國####股份****總裁辦公室2023年6月日印發
打字校對共印份
員工檔案管理辦法
第一章總則
第一條為規範員工檔案的收集整理、查閱和傳遞等管理工作，根據《中華人民共和國檔案法》及相關法規政策，結合公司實際，制定本辦法。
第二條員工檔案是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映員工經歷、德才水平和工作表現的以個人為單位集中儲存以備查考的文字、表、**及其它各種形式的原始記錄。
第三條員工檔案工作是人事工作的重要組成部分，在員工檔案管理工作中必須貫徹執行黨和國家有關檔案、保密的法規和制度，嚴密保管，確保員工檔案的完整與安全。
第四條本辦法適用於公司總部的員工檔案管理。
第二章員工檔案的分類及內容
第五條員工檔案共分為十類，各類名稱及內容如下：
（一）履歷材料；
（二）自傳材料；
（三）鑑定、考核、考察材料；
（四）學歷和評聘專業技術職務材料（包括學歷、學位、學習成績、培訓結業成績表和評聘專業技術職務、考績和審批材料等）；
（五）政治歷史情況的審查材料（包括甄別、複查材料和依據材料，黨籍、參加工作時間等問題的審查材料）；
（六）參加中國共產黨、共青團、工會及民主黨派的材料；
（七）獎勵材料（包括科學技術和業務獎勵、模範先進事蹟、表彰等）；
（八）處分材料；
（九）錄用、任免、聘用、轉業、工資、待遇、出國、退離休、退職材料及各種代表會代表登記表等材料；
（十）其他可供組織上參考的材料。
第三章員工檔案的收集整理
第六條總裁辦公室是公司的員工檔案管理部門。
第七條總裁辦公室對送轉的檔案材料應當及時清理、鑑別和登記。
第八條各職能部門應當及時將需歸檔的零星材料移交總裁辦公室，以充實檔案內容。
第四章員工檔案的查閱
第九條查閱員工檔案必須嚴格執行閱檔手續，除公司高管人員查閱本公司人員的檔案外，有關職能部門人員可根據工作需要查檔，但需經公司總裁批准，在總裁辦公室備案後方可查閱。
第十條查閱員工檔案不得出檔案室。查閱人不得向無關人員洩漏或公布檔案材料相關內容。
第十一條員工檔案材料一般不得影印，因特殊需要，應當經總裁辦公室總經理同意，並辦理影印手續後，方可影印。
第十二條任何人不得查閱本人及其親屬的檔案材料。
第十三條查閱檔案時，要注意愛護檔案材料。嚴禁汙染、損壞、拆散、塗改、圈畫、加批、摺疊、抽換檔案材料。
第十四條總裁辦公室應當有專人負責監督查閱。
第五章員工檔案的傳遞
第十五條員工檔案可以直接轉向縣以上各級組織、人事部門及有關的人才交流中心。
第十六條轉出檔案，應當按有關規定認真清整、嚴格密封，按檔案轉遞通知單所列專案詳細登記並寫清轉遞檔案原因，以便接收單位及時處理。
第十七條接收檔案，經核對無誤後，在回執上簽字蓋章並及時退回。逾期未退者，應當及時進行查詢，以防丟失。
第十八條員工檔案應當隨員工調動及時轉遞，以防人檔分離。
第十九條有下列情況之一的，其檔案轉至街道或有關部門：
（一）辭職，自動離職，被辭退後；
（二）出國不歸，失蹤，逃亡後；
（三）被開除以後。
第六章附則
第二十條本辦法由總裁辦公室負責解釋。
第二十一條本辦法自下發之日起施行。公司2023年12月9日下發的《員工檔案管理規定（暫行）》[辦字（2002）18號]同時廢止。
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