關於印發《廣西壯族自治區實物檔案整理規則（試行）》的通知
各市檔案局，區直各有關單位：
現將《廣西壯族自治區實物檔案整理規則（試行）》印發你們，請在工作中認真貫徹執行。
廣西壯族自治區檔案局
2023年6月8日
廣西壯族自治區實物檔案整理規則（試行）
1 範圍
本規則規定了歸檔實物檔案的整理原則和方法。
本規則適用於廣西各級機關、團體、企事業單位和其他社會組織的實物檔案整理。
2 定義
本規則採用下列定義
2.1 歸檔實物
立檔單位在其職能活動中直接形成、獲得、接受、贈送或者徵集的以實物為載體的，並具有長遠儲存利用價值的歷史記錄。
2.2 歸檔實物整理
將歸檔實物以件為單位進行鑑定、分類、排列、編號、著錄、上架，使之有序化的過程。
2.3 件
歸檔實物的整理單位。一般以每件實物為一件。
3 收集
3.1 收集範圍
3.1.1 本單位獲得的具有儲存價值的各種證書、獎狀、錦旗、獎盃、獎章、獎牌、匾等。
3.1.2 本單位舉辦或承辦重大活動形成的具有儲存價值的憑證性實物,包括活動標誌、證件、證書、獎章、紀念品、紀念郵票、組織機構印章等。
3.1.3 本單位在國內外活動中獲贈的具有儲存價值的紀念杯、紀念章、紀念冊、紀念票證、題詞、字畫、票證、禮品、工藝品、牌匾等。
3.1.4 本單位已宣布停止使用的印信（包括舊印章、印模、徽標）。
3.1.5 其它有重要儲存利用價值的實物。
3.2 收集要求
3.2.1 歸檔實物應在形成或獲得實物乙個月內向本單位檔案部門移交，任何單位或個人不得隨意將歸檔實物損壞、私存或轉送他人。
3.2.2 收集的實物沒有明確標明主題和時間的，移交單位或個人應在移交時對實物的主題和時間進行說明。
3.2.3 歸檔的實物應保持整潔、無破損。
3.2.4 歸檔的實物應當拍照歸檔，所拍**納入本單位**檔案管理，兩者之間要建立準確、可靠的標識關係。
3.2.5 本單位對外交往中贈送給對方的重要實物，也應拍照歸檔。
3.2.6 歸檔實物的移交和徵集應符合有關規定和要求。
3.3 收集時間
對具有歸檔儲存價值的實物，單位或個人應及時整理，交檔案室歸檔，一般不應跨年度。
4 整理
4.1 整理原則
實物檔案的整理應遵循保持實物檔案的有機聯絡、便於保管和利用的原則。
4.2 整理要求
4.2.1 歸檔實物應齊全完整。凡是本單位在公務活動中形成、獲得、接受、贈送或者徵集的各種實物檔案均應收集齊全、完整無損，整理歸檔。
4.2.2 每件歸檔實物均應轉拍**進行相應歸檔。
4.3 整理方法
4.3.1 鑑定
4.3.1.1 根據本單位的歸檔範圍，對每一件實物進行鑑定，判斷其是否應當歸檔。
4.3.1.2 對存有真偽疑義的實物應採取必要措施進行鑑定。
4.3.1.3 歸檔實物的保管期限一般劃為永久儲存。其它無永久儲存價值的實物由立檔單位造冊保管若干年後自行處理。
4.3.2 分類
歸檔實物應在其全宗—實物類別內，按照年度或類別——年度進行分類。歸檔實物數量較少（每年少於30件）的立檔單位可不進行分類。同一全宗只能選擇一種分類方案並保持分類方案的穩定。
4.3.2.1 按年度分類
將歸檔實物按形成或獲得年度分類。採用公元紀年標識，如「2006」。
4.3.2.2 按類別分類
將歸檔實物按問題進行分類。歸檔實物按問題一般分為榮譽類、紀念品（禮品）類、印信類。
榮譽類包括：證書、獎狀、錦旗、獎盃、獎章、獎牌、匾等；
紀念品（禮品）類包括：紀念杯、紀念章、紀念冊、紀念票證、字畫、題詞、雕塑、產品、樣品、花瓶等；
印信類包括：本單位已宣布停止使用的舊印章、印模、徽標。
4.3.3 排列
根據分類方案，每件歸檔實物在最低一級類目內按時間先後順序排列。格式主要有如下幾種：
格式①：全宗號—實物—件號。
格式②：全宗號—實物—年度—件號。
格式③：全宗號—實物—類別—年度—件號。
實物檔案較少的單位（每年少於30件）可選擇格式①或②；實物檔案較多的單位可選擇格式③。
4.3.4 編號
根據排列方式，編制由全宗號、實物檔案代號、年度、類別、件號等各選項組成的序列號，即編制歸檔章。並在實物上貼上專案完整的歸檔章（見圖1）。平面實物將歸檔章貼上在實物正面右下方，立體實物將歸檔章貼上在實物底座。
歸檔章專案包括全宗號、實物檔案代號、年度、類別、件號、參見號。
圖1:歸檔章
長×寬=55×16mm
4.3.4.1 全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。如無全宗號，則用「000」代替。
4.3.4.2 實物檔案代號：用第乙個漢語拼音字母標識，即「sw」。
4.3.4.3 年度：見4.3.2.1
4.3.4.4 類別：見4.3.2.2
4.3.4.5 件號:歸檔實物的排列順序號。
在分類方案的最低一級類目內，按歸檔實物排列順序從「1」開始標註。
4.3.4.6參見號：指與本件實物有密切聯絡的其它載體檔案的主要檔號。
4.3.5 著錄
每件實物都應按分類方案，在相關的管理軟體上著錄各專案要素，並列印出歸檔目錄（見圖2）。實物檔案歸檔目錄包括件號、題名（文字說明）、材質、型制、年度、類別、參見號、備註。
圖2:歸檔目錄
4.3.5.1 件號：見4.3.4.5
4.3.5.2 題名（文字說明）：綜合運用時間、級別、內容、授予者、接受者、實物名稱等要素書寫文字說明。
4.3.5.3 材質：實物的製成材料。
4.3.5.4 型制：實物的外形，長、寬、高、直徑等外形尺寸,單位用mm。
4.3.5.5 年度：見4.3.2.1
4.3.5.6 類別：見4.3.2.2
4.3.5.7 參見號：見4.3.4.6
4.3.5.8 備註：注釋實物檔案除題名外需說明的情況。
4.3.5.9 實物檔案目錄用紙幅面尺寸採用國際標準a4型（長×寬=279mm×210mm）。
4.3.5.10 目錄封面
實物檔案目錄應編制目錄封面。封面可以視需要設定全宗名稱、年度、類別、起止件號等專案（見圖3）。其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應使用全稱或規範化簡稱。
圖3:目錄封面
（見下圖）
注：長×寬=297mm×210mm
4.3.6 上架
實物檔案應按分類方案排列順序上架。
5 保管
5.1 實物檔案應專櫃保管。
對貴重的實物檔案，要採取相應措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續。
5.2 存放實物檔案的庫房和框架應保持整潔，定期除塵，避免實物檔案褪色，確保實物檔案完好無損。
5.3 易蟲蛀、易鏽蝕的實物檔案要做好防蟲、防鏽蝕的技術保護工作。
5.4 有條件的單位應建立實物檔案庫房，作為專門保管實物檔案的場所。
實物檔案的整理要求
一 實物檔案 實物檔案 是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有儲存價值的特定有型物品，它是乙個單位檔案全宗的重要組成部分。它具有檔案所具有的原始性 直觀性 確定性等特徵，能真實地記載社會各項實踐活動，並生動地反映出社會發展歷史。二 實物檔案歸檔範圍 1.本單位出席各級表彰會...
實物檔案講稿
實物檔案整理 實物檔案是指以物質實體為載體，能夠反映本單位職能活動和歷史真實面貌的具有儲存價值的特定有型物品，它是乙個單位檔案全宗的重要組成部分。它具有檔案所具有的原始性 直觀性 確定性等特徵，能真實地記載社會各項實踐活動，並生動地反映出社會發展歷史。實物檔案的歸檔範圍主要包括以下幾類 1.本單位的...
實物檔案管理辦法
第一章總則 第一條為加強 以下簡稱 公司 實物檔案管理，有效保護和利用實物檔案資源，充分發揮實物檔案在公司各項活動中的重要作用，根據國家有關規定，結合實際，制定本辦法。第二條實物檔案是公司在生產 經營 管理等各項活動中形成，具有儲存價值的以物質實體為載體的物品檔案，是公司檔案全宗的重要組成部分，主要...