第一章總則
第一條為加強（以下簡稱「公司」）實物檔案管理，有效保護和利用實物檔案資源，充分發揮實物檔案在公司各項活動中的重要作用，根據國家有關規定，結合實際，制定本辦法。
第二條實物檔案是公司在生產、經營、管理等各項活動中形成，具有儲存價值的以物質實體為載體的物品檔案，是公司檔案全宗的重要組成部分，主要包括榮譽證書、獎狀、獎章、獎盃、錦旗、印信、字畫及公司發展歷程中有紀念意義的物品和有收藏價值的裝置設施等。
第三條本辦法適用於公司各部門及各單位的實物檔案管理。
第四條實物檔案是公司檔案的重要組成部分，實行統一領導、集中管理。
第二章管理職責
第五條公司各部門各單位負責本部門及本單位產生的實物材料的收集、整理、歸檔和移交工作。
第六條公司檔案管理中心負責實物材料收集、整理、歸檔全過程的指導、監督、檢查，並接收保管、提供利用。
第三章實物材料的收集歸檔
第七條歸檔範圍
（一）獎品實物材料：公司在重大經濟、科學文化等活動中獲得的省級以上（含省級）頒發的獎狀、獎盃、獎章、獎牌、證書、證章、錦旗、榮譽冊、光榮冊等。
（二）印信實物材料：機構變更、撤銷、合併失效的印章（經公安機關審批後製作的）。
（三）紀念品實物材料：
1.公司舉辦重大活動形成的具有儲存價值的活動標識、證件、證書、獎章等；
2.公司在對外交往中獲贈的重要紀念品等；
3.黨和國家領導人及社會知名人士的題詞、作畫；
4.公司發展歷程中具有紀念意義的物品和有收藏價值的裝置設施，如使用過的牌匾等。
第八條歸檔時間
實物材料原則上在實物取得乙個月內向公司檔案室歸檔，一般不應跨年度。
第九條歸檔要求
（一）歸檔實物應保持整潔、無破損。
（二）實物檔案原則上一件一歸，如有同類重複者，只歸一件。
（三）各部門各單位應填寫《實物檔案移交清單》（見附件1），連同實物向檔案管理中心移交，檔案管理人員檢查合格後，雙方人員簽字確認，完成移交手續。
第四章實物檔案整理
第十條檔案管理中心按實物材料移交歸檔的先後順序逐件編制檔號，在不影響實物品像的合適位置貼上標籤，一般立體型實物材料貼上於底座，平面型實物材料貼上於背面。
第十一條實物檔案排架，按不同載體分別存放，同一載體按時間順序排列。乙個事件、一次活動或乙個專題專案形成的同一種實物材料，應排列在一起。
第十二條檔案室對各部門移交並已履行歸檔手續的實物檔案編制《實物檔案目錄》（見附件2）。
（一）實物檔案以「件」為單位填寫目錄。
（二）實物檔案目錄設定檔號、歸檔部門、型別、題名、材質、形成日期、存放地點、備註。
1.檔號：實物檔案**「實物檔案」年度-件號或參照《歸檔檔案整理規則》（da/t 22—2015）編制，按照頒發的時間編寫檔號。
比如2023年頒發的獎狀，檔號就是：實物檔案2016-***，***代表收到實物檔案的件號（即順序號）；
2.型別：獎盃、證書、獎牌、錦旗、印章、牌匾等；
3.材質：金屬、石料、木料、化學材料、布料、紙張等；
4.備註：對實物檔案有關情況作簡要說明。
第十三條實物檔案數位化
（一）檔案人員對實物檔案進行數碼拍照，以展示原貌為原則，進行多角度拍攝。
（二）數碼**檔案採用jpeg、tiff等格式，拍攝質量不低於600萬畫素。
（三）數碼**題名與實物名稱一致。
第五章實物檔案保管
第十四條實物檔案作為特殊門類的檔案，應用專門的庫房或櫃(架)陳列保管。對於利用率低，特別珍貴的實物檔案，可採用密閉箱或真空玻璃櫃具進行儲存。
第十五條本辦法歸檔範圍內的實物檔案一律永久儲存。
第十六條存放實物檔案的庫房和櫃(架)應保持整潔，定期除塵，應按檔案保管「八防」的要求，避免實物檔案褪色、鏽蝕，確保實物檔案完好無損。
第十七條實物檔案應定期清點，做到賬物一致。
第十八條移交的實物檔案目錄清單錄入到檔案系統中，並掛接電子版。
第十九條利用實物檔案原則上只提供實物**，如確需使用實物檔案原件，須經辦理借閱審批手續方能利用。
第二十條在利用實物檔案過程中，如有損壞、遺失等情況，將給予通報並按實物價值給予經濟處罰。
第六章附則
第二十一條本辦法由公司檔案管理中心負責解釋。
第二十二條本辦法自印發之日起施行。
附件1實物檔案移交清單
歸檔部門：
移交人接收人日期： 年月日
附件2實物檔案目錄
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固定資產實物管理辦法
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