文書檔案的簡化整理方法
發布時間：10-07-01
文書立卷改革的宗旨是「簡化整理、深化檢索」。同時文書立卷改革主要是為以後的計算機聯網打下基礎。首先明確兩個概念：
1、歸檔案檔案的整理、2、「件」、所謂歸檔檔案的整理，就是將歸檔檔案以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、裝盒、編目等六個環節，使之有序化的過程。所「件」——鄂檔[2001]45號檔案規定：「件」是歸檔檔案的基本單位。
同時規定單份檔案以乙份檔案為一件；檔案的正文與底稿為一件；正文與附件為一件；原件與影印件為一件；**檔案與被**檔案為一件等等。深刻理解「件」的含義，有幾點值得注意的問題，第一：我們所說的「為一件」是指從實體上裝訂在一起的，編目時也只能體現為一條條目的檔案。
第二：檔案處理單真實地記錄了檔案的形成、辦理過程，是歸檔檔案不可分割的重要組成部分。應與該檔案作為一件歸檔。
為了美觀起見，可將檔案處理單放在該檔案的後面。第
三、法律法規等重要檔案，須儲存歷次修改稿的，其正本單獨作為一件，歷次稿（包括定稿）作為一件。請大家必須記註三點：一是2023年以後產生的文書檔案一律用簡化方法整理；二是2023年以前產生的文書檔案一律用傳統整理方法整理，2023年度是檔案整理方法的乙個分水嶺、三是各鄉鎮行政村及村級衛生室，由於檔案資料少且不太規範，所產生的檔案資料提倡用檔案簡化方法整理，也可用傳統整理方法整理，在此不作硬性規定。
下面分十個方面來講述。
1、建立和完善保管期限、歸檔範圍和案卷內目「三合一」制度。雕刻各類檔案用章（簡述），著重講一下「歸檔章的相關內容。
2、如果在「三合一「制度還沒有定稿以前，要認真熟悉和審查所在單位的職能和業務範圍，如果做不到這一點，我可以肯定的說，整理的檔案是不規範的，因為各單位的職能和業務範圍是千差萬別的。
3、將歸檔檔案盡量的收集齊全，收集是保證和提高檔案質量的重要環節。事實證明，檔案資料的收集也不可能達到100%，這是因為乙個機關有發文、有收文、又有參加某個會議帶回的檔案材料等等。比如我們在寫文章時，蒐集材料要廣，選材要精，並不是有文必檔。
4、將零亂的檔案材料進行價值區分（剔除普發性檔案、重複檔案、信件、報紙等等）。
5、將機關發文的正文與底稿對號入座（有的機關是將發文底稿訂在一邊的，要仔細核對），另外要按文號清出一套作為發文匯集。
6、依據「三合一」制度以及業務和職能範圍雕刻檔案用章、進行分類：如黨群類、行政管理類、勞動人事類等。
a、雕刻檔案用章：如：立檔單位名稱：
如建始縣教育局、歸檔章（附式樣於後）、0——9的號碼、保管期限章：永久、長期、短期、10年、15年、30年、檔案類別章：如：
黨群工作類、紀檢監察類、行政管理類、勞動人事類、移民搬遷類、信訪工作類等等。請大家記住：以上檔案用章除歸檔章用紅色印泥加蓋外，其餘的檔案用章均用黑色或藍黑色印泥加蓋。
b、在此大家必須注意三種複式分類方法：（1）年度——問題——保管期限分類法；（2）年度——機構——保管期限分類法；（3）年度——保管期限分類法。將各個類別初分定型之後進行各大類之間的順序排列，並要注意問題之間的有機聯絡。
7、按件進行檔案材料的裝訂：
除會議記錄、書籍、史誌資料無需重灌外，其餘檔案材料均要拆除金屬物用不鏽鋼訂書針重新裝訂。
以件為單位裝訂檔案的幾種方法（作為了解）：
線裝式：使用縫紉機裝訂，因創面大，故步常使用；
穿孔式（主要推薦使用不鏽鋼訂書針裝訂，但較厚的檔案材料可使用線索打孔裝訂）；
袋裝式（使用斜封口套，用信封斜口袋展示給大家，並說明左邊偏厚的缺點。）
粘結式：即使用漿糊和膠水貼上，其缺點是不能拆裝。
鉚接式：主要有熱壓膠管鉚結等方法，此方法對檔案檔案的破壞性較大，故不宜釆用此方法。
變形材料夾別式（主要使用金屬或塑料卡裝訂）。
8、在歸檔檔案的右上方空白處加蓋「歸檔章」，進行編號：歸檔章用紅色印泥加蓋在檔案材料的右上方空白處，沒有位置的要用白紙表糊後再加蓋歸檔章。主要講傳統整理方法的編號與簡化整理按類編件號的區別。
文書檔案的傳統整理方法的編號是各大類以年度為單位統一編歸檔號和案卷順序號，而文書檔案簡化整理方法的編號是在同一年度內的各個類別中分別編小流水號，同一類別中不同保管期限的檔案材料要分別編號，不能混編小流水號。
9、裝盒：填寫件式盒上的相關內容：將所雕各類檔案用章加蓋在件式檔案盒上，然後根據類別用鉛筆編盒號以便固定在櫃內的排列順序。（附件式盒式樣給大家說明）
10、編制歸檔檔案目錄：將資料錄入計算機或手工編制歸檔檔案目錄（主要是因為多數單位還沒有配備計算機和檔案專用軟體），建議將已製成的歸檔檔案目錄按一定的順序進行排列，列印出歸檔檔案封面、編制歸檔檔案目錄索引，同時還必須考慮檔案接收進館的需要，要同時編制兩套歸檔檔案目錄。
（檔案局講議）
科技檔案整理
發布時間：10-07-01
一、科技檔案的概念
科技檔案是指企事業單位和國家機構、社會組織及個人在從事生產、科研、基建及管理活動中形成的對國家和社會有儲存價值的科技檔案材料。
二、科技檔案的特點
科技檔案具有專業技術性、成套性、動態性、多樣性、保密性等特點。
三、科技檔案分類
種類繁多。主要有；基建檔案、產品檔案、裝置儀器檔案、科研檔案、專門性科技檔案等。
基建檔案又按專案分類，產品和裝置檔案又按型號分類，科研檔案又按課題分類。等等。
四、科技檔案整理
科技檔案的整理在同一專案（型號、課題）下進行。
（一）科技檔案材料的收集
a、按照歸檔制度的規定，接收科技檔案。
b、納入計畫管理。
把科技檔案的收集納入本單位管理制度、納入科技人員和有關管理人員的崗位職責、納入有關承包合同和經濟責任制。
c、採用多種方法收集。
一是接收與現場收集相結合；二是隨時收集與集中收集相結合；三是對內收集與對外收集相結合。
（二）科技檔案的鑑別
a、完整性鑑別
一套科技檔案內有無缺項、缺頁現象。
b、準確性鑑別
主要是科技材料真實性的鑑別。
c、屬性的鑑別
主要是將科技檔案與文書檔案和科技資料分清楚；是否有其它專案（課題、型號）的科技檔案。
d、儲存價值的鑑別
確定科技檔案有無儲存價值、保管期限的長短。
（三） 組合案卷
a、組卷。在同一專案（課題、型號）的歸檔科技檔案內將若干個有相互聯絡的科技檔案組合成若干案卷。
b、擬定案卷題名。要既簡明扼要，又能準確揭示卷內檔案內容。由專案（型號、課題）名稱、檔案的內容特徵、檔名稱三部分組成。
如：「建始縣檔案館工程施工設計圖」；「清江水布埡水利樞紐工程各專案施工合同書」。
（四）圖紙的摺疊
圖紙的摺疊要符合《技術製圖複製圖的摺疊方法》（gb10609.3—89）規定的要求。對已裝訂成冊的圖紙不必拆散重摺。摺疊圖紙的大小應與卷內其它檔案的大小一致，一般為a4紙幅面。
（五）卷內檔案的排列
a、圖紙的排列：有圖紙目錄的按圖紙目錄的編排的順序排列；沒有圖紙目錄的按圖紙的隸屬關係、總體與區域性的關係順序排列。
b、文字檔案的排列：可按檔案的重要程度、也可按時間順序或邏輯關係排列。
c、**混合材料的排列：文字檔案在前，圖紙在後。
（六）案卷編目
a、編頁號
在有書寫內容的頁面編面頁號。頁號用鉛筆編寫在有內容頁面正面的右下角、背面的左下角，圖紙的頁號編寫在標題欄的外面。
（1）裝訂的案卷。
在案卷內按順序編頁號，每卷從第一頁開始。
（2）不裝訂的案卷。
先在每份檔案首頁右上角（圖紙在標題欄上方）加蓋檔號章，並將件號寫在序號欄或件號欄內，然後，以每份檔案為單位，從「1」起編寫頁號。已裝訂成冊有目錄且編有頁號的科技檔案，自成一捲的，原目錄可代替卷內目錄（無目錄的除外），不再編頁號；與其它檔案組成一捲的，只編件號，不再編頁號。
b、填寫卷內目錄
按規定的科技檔案目錄格式逐項填寫本卷每份檔案的內容。卷內目錄的內容有：序號、檔案編號、責任者、檔案材料題名、日期、頁號、備註。卷內目錄排列在該卷內最前面。
c、填寫備考表
科技檔案卷內備考表不能用其它檔案的備考表代替，其內容有:說明、立卷人、檢查人、日期。必須將內容填寫完整後放在卷內尾頁。
（七）填寫檔案盒封面和脊背
a、案卷題名：對擬定的題名確認後填寫。
b、立檔單位：填寫專案的負責部門
c、起止日期：卷內檔案形成的起止時間。
d、保管期限：組卷時確定的期限。即：永久、長期、短期三種之一。
e、密級：按卷內檔案的最高密級填寫。
f、檔號：機關、企業和科技事業單位分別按規定填寫。
（八）案卷排列
案卷排列在同一專案（型號、課題）下進行。
a、基建檔案的排列順序：按依據性材料、基礎性材料、工程設計、工程施工、工程監理、工程竣工驗收等排列。
b、裝置檔案案卷的排列順序：按依據性材料、外購裝置開箱驗收（自製裝置設計、製造、驗收）、安裝除錯、隨機檔案材料、裝置執行、維修等排列。
c、科研檔案案卷的排列順序：按課題準備立項、研究實驗、總結鑑定、成果申報獎勵、成果推廣應用等階段排列。
d、產品檔案案卷的排列順序：按產品開發設計、工藝、加工製造、生產定型等工作程式排列。
（九）編制檔號
根據案卷的排列的順序編制檔號，逐卷填寫在案卷封面、脊背和卷內檔案檔號章中的檔號欄內。
a、機關科技檔案的檔號格式為：全宗號——類別與專案代號——案卷號。
如：「005—kj3—002」，「005」代表立檔單位，「k」代表立檔單位的科技檔案，「j」代表基建檔案，「3」代表第3個基建專案，「002」代表案卷順序號。
如：「005—ks3—002」，「005」代表立檔單位，「k」代表立檔單位的科技檔案，「s」代表裝置檔案，「3」代表第3個裝置型號，「002」代表案卷順序號。
b、企業、科技事業單位科技檔案的檔號格式為：科技檔案分類號——案卷號。分類號由科技檔案類別代號和專案（型號、課題）代號組成。
檔案類別代號為立檔單位分類方案中確定檔案類別的代號；專案（型號、課題）代號為本檔案室根據儲存和同類別的專案（型號、課題）科技檔案的情況確定的順序號。案卷號為本專案（型號、課題）科技檔案案卷排列的順序號。
文書檔案的整理方法
一 概念 文書檔案主要是指各單位從事社會管理活動中形成的具有儲存價值的檔案材料，即法規性檔案和行政性檔案。法規性檔案是本單位制定和頒發的。具有法律性和強制性的檔案。行政性檔案是本單位為貫徹執行法規 在日常政務活動中形成的檔案材料。目前我國黨政軍機關 部門使用和形成的檔案主要由 命令 令 指令 決議 ...
文書檔案歸檔整理方法
2 件 含義 1 單份檔案，乙份檔案為一件 2 正件與附件合為一件 3 來文與復文 請示與批覆 函與覆函 合為一件 4 會議記錄 會議紀要成套性材料每次 期 為一件 5 各種報表 名冊 圖冊等，一冊 本 為一件。3 分類 按年度 保管期限 永久 長期 短期 進行分類整理歸檔。4 編制頁碼 原則上保留...
農村會計檔案整理實施方法
會計檔案是在經濟管理和會計核算一系列活動中產生 經過整理歸檔儲存起來的會計憑證 會計帳簿 會計報表 及合同等材料。農村會計檔案管理，是農村財務管理工作的重要組成部分。近年來，為切實加強農村財務管理，採取了一系列的財務規範也取得了明顯的成效。但是，因農村檔案管理不完善而引起的債權債務不清 群眾對與村集...