一、概念
文書檔案主要是指各單位從事社會管理活動中形成的具有儲存價值的檔案材料，即法規性檔案和行政性檔案。法規性檔案是本單位制定和頒發的。具有法律性和強制性的檔案。
行政性檔案是本單位為貫徹執行法規、在日常政務活動中形成的檔案材料。目前我國黨政軍機關、部門使用和形成的檔案主要由：命令（令）、指令、決議、決定、指示、布告、公告、通知、通告、通報、報告、請示、批覆、函、會議紀要等。
簡單地說，就是各單位制發的「紅標頭檔案」和「白頭檔案」（如總結、領導講話、情況匯報、合同、協議等等）。
歸檔檔案材料：立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔案儲存的各種紙質檔案材料。
二、歸檔檔案規範整理的基本要求和基本步驟
1、歸檔檔案規範整理基本要求
歸檔檔案規範整理是檔案管理工作的核心和基礎，是一項重要的、承上啟下的工作，整理工作的質量直接關係到檔案的保管和利用。歸檔檔案的收集範圍應按國家檔案局第8號令公布的《機關檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》和經區檔案局審批的「三合一」制度執行。整理方法應符合《歸檔檔案整理規則》（da/t 22）和《湖北省歸檔檔案整理實施細則》（鄂檔[2001]45號）的規定，在計算機和專用檔案管理軟體輔助歸檔的前提下，遵循檔案的形成規律，保持檔案之間的有關聯絡，區分不同價值，便於保管、利用和移交進國家綜合檔案館。
檔案歸檔工作應按照國家「雙軌制」管理的業務要求，將紙質歸檔檔案與電子歸檔檔案同步規範整理。
2、歸檔檔案規範整理基本步驟
歸檔檔案規範整理按《歸檔檔案整理規則》、《湖北省歸檔檔案整理實施細則》的規定進行。以「件」為單位進行規範整理。基本步驟為：收集、裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒等七個環節。
三、歸檔檔案的整理方法
1、收集。即是對本單位應歸檔的檔案材料的接收。如何確保檔案材料的收集齊全完整？概括為十句話：
一是處理完畢的檔案材料要隨時收；
二是經常用的檔案，要履行借用手續定期收；
三是本單位發文，在蓋章時當時收；
四是會議材料，要事先做好工作及時收；
五是內部形成的材料，要注意掌握線索有針對性地收；
六是常規性的檔案材料，要逐項收；
七是在機構人員變動時，要提前收；
八是結合年終檢查，集中收；
九是年末立卷需要全面收；
十是在立卷過程中，發現不全要反覆收。
那麼，是不是所有收集起來的材料都要歸檔呢？回答是否定的。國家檔案局8號令《機關檔案材料歸檔範圍和文書檔案保管期限規定》明確界定了機關應歸檔的檔案材料和不應歸檔的檔案材料的範圍。
機關應歸檔的檔案材料：
（1）上級檔案材料。需要貫徹執行的政策法規性檔案；代上級機關草擬並被採用的檔案最後草稿和印件；檔案中涉及到本單位的檔案材料等。
（2）本機關的檔案材料。這是重點，也更加符合8號令關於收集的核心是「以我為主」的要求。包括各類紅標頭檔案和白頭檔案等。
主要是指反映本機關主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關工作、國家建設和歷史研究具有利用價值的檔案材料；本機關工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的檔案材料等。
（3）同級機關和非隸屬機關的檔案材料。主要包括雖不是本單位主管業務但需要貫徹執行的法規檔案；對本單位檢查的重要檔案；重要的來往檔案等。
（4）下級機關的檔案材料。如報來的重要工作計畫，總結等法規性備案檔案。
強調一點：凡屬機關歸檔範圍的檔案材料，必須按有關規定向本機關負責檔案工作的部門移交，實行集中統一管理，任何個人不得據為己有或拒絕歸檔。
機關不應歸檔的檔案材料：
（1）上級機關的檔案材料中，普發性不需本機關辦理的檔案材料，任免、獎懲非本機關工作人員的檔案材料，供工作參考的抄件等；
（2）本機關檔案材料中的重份檔案，無查考利用價值的事務性、臨時性檔案，一般性檔案的歷次修改稿、各次校對稿；無特殊儲存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、**記錄，機關內部互相抄送的檔案材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的檔案材料，有關工作參考的檔案材料；
（3）同級機關的檔案材料中，不需貫徹執行的檔案材料，不需辦理的抄送檔案材料；
（4）下級機關的檔案材料中，供參閱的演示文稿、情況反映，抄報或越級抄報的檔案材料。
2、裝訂
（1）檔案的修整。修裱破損檔案、拆除金屬物或塑膠殼，複製字跡模糊或易褪變的檔案（主要指傳真件）。
（2）檔案的裝訂。採用袋裝結合線裝的方法。袋裝即是將金屬排除後，放入梯形無酸牛皮紙（即斜口袋）中。較厚的檔案，先線裝（「三孔一線」），再裝入斜口袋。
3、分類。即依據一定的標準，按照檔案的**、時間、內容和形式特徵的異同點，對檔案進行有層次的區分，並組成具有一定從屬關係和平行關係的管理體系。
分類方案的設定：
一般機關按「年度—機構或問題—保管期限」**分類；歸檔檔案少的單位可按「年度—保管期限」兩級分類。保管期限最低一級類目，分為永久和定期。其中定期分為30年、10年。
如何準確劃分保管期限？國家檔案局8號令中也有明確規定：
永久保管的文書檔案主要包括：
（1）本機關制定的法規政策性檔案材料；
（2）本機關召開重要會議、舉辦重大活動等形成的主要檔案材料；
（3）本機關職能活動中形成的重要業務檔案材料；
（4）本機關關於重要問題的請示與上級機關的批覆、批示，重要的報告、總結、綜合統計報表等；
（5）本機關機構演變、人事任免等檔案材料；
（6）本機關房屋買賣、土地徵用，重要的合同協議、資產登記等憑證性檔案材料；
（7）上級機關製發的屬於本機關主管業務的重要檔案材料；
（8）同級機關、下級機關關於重要業務問題的來函、請示與本機關的覆函、批覆等檔案材料。
定期保管的文書檔案主要包括：
（1）本機關職能活動中形成的一般性業務檔案材料；
（2）本機關召開會議、舉辦活動等形成的一般性檔案材料；
（3）本機關人事管理工作形成的一般性檔案材料；
（4）本機關一般性事務管理檔案材料；
（5）本機關關於一般性問題的請示與上級機關的批覆、批示，一般性工作報告、總結、統計報表等；
（6）上級機關製發的屬於本機關主管業務的一般性檔案材料；
（7）上級機關和同級機關製發的非本機關主管業務但要貫徹執行的檔案材料；
（8）同級機關、下級機關關於一般性業務問題的來函、請示與本機關的覆函、批覆等檔案材料；
（9）下級機關報送的年度或年度以上計畫、總結、統計、重要專題報告等檔案材料。
機關形成的人事、基建、會計及其他專門檔案材料的歸檔範圍和檔案保管期限，按國家有關規定執行。這些門類檔案的保管期限仍為永久、長期、短期。除科技檔案中的裝置類檔案的保管期限為長期外，其他的都是永久儲存。
4、排列
（1）盒內歸檔檔案排列。在同一保管期限下，按「事由結合時間」排列。運用電腦和軟體輔助歸檔的，可採用隨辦隨歸，按檔案辦理時間先後順序排列。會議檔案、統計報表等成套性檔案集中排列。
一件檔案的排列順序：
發文與定稿為一件，發文在前；
收文處理籤和檔案為一件，收文處理簽在前；
正件與附件為一件，正件在前；
請示與批覆為一件，批覆在前；
**件與被**件為一件，**件在前；
原件與複製件為一件，複製件在前；
無定稿的發文與簽發單為一件，發文在前。
（2）檔案盒上架排列。按「三合一」制度中分類方案設定的順序上架排列，按年度—類別—保管期限或年度—保管期限上架排列。注意排列順序為從上到下，從左到右。
5、編號
（1）檔號的編制。由全宗號—年度號—類別號—保管期限—件號組成。
在編制檔號時，注意五點：
①全宗號是指區檔案館給各單位的代號。
②年度號是指歸檔檔案形成的年度。
③類別號用大寫拼音字母和阿拉伯數字混合編制。拼音字母為檔案的類代號，阿拉伯數字為類別號。如「w01」表示文書檔案中的黨群類（或辦公室）
④保管期限按照永久、30年、10年編制。用「y」代表永久、「30」代表30年、「10」代表10年。
⑤件號（即檔案的排列順序號）規定為三位數阿拉伯數字標註，如「001」。編制方法：在同一保管期限內編寫流水號。
即同乙個保管期限的，件號都是從「1」開始。也就是說，同一年度、同一保管期限、同一類別（或問題）的，從「1」開始編乙個流水號；同一年度、同一類別（或問題）、不同保管期限的，從「1」開始編乙個流水號；同一年度、不同類別（或問題）的，從「1」開始編乙個流水號。這三句話，大家一定要牢牢記住。
檔號舉例：如「013—2009—w01—y—001」表示13號全宗2023年文書檔案綜合類（或辦公室）永久保管期限的第1件；「013—2009—w01—30—001」表示13號全宗2023年文書檔案綜合類（或辦公室）30年保管期限的第1件；「013—2009—w01—10—001」表示13號全宗2023年文書檔案綜合類（或辦公室）10年保管期限的第1件。
(2)、頁數的編制：
頁數指每件檔案的總頁數（包括處理籤、發文稿紙、底稿等），在每件檔案首頁的右上角，用鉛筆編寫。
（3）歸檔章的編制
歸檔檔案依分類方案和排列順序逐件編號，以歸檔章的形式在歸檔檔案上註明。歸檔章蓋在每份檔案首面上方的空白處。歸檔章統一用碳素墨水或中性筆填寫，不得用紅筆、原珠筆、鉛筆、藍色筆填寫。
歸檔章規範式樣
規格：16＊45mm
8mm8mm
歸檔章填寫式樣如下：
「013」為全宗號；「2009」為年度號；「001」為室編件號，不同保管期限的檔案，不允許混編乙個流水件號；「w01」為機構（問題）代號；30為保管期限；
填寫時注意一點：館編件號，機關檔案室不編，待進館時，由國家檔案館編制。其他編寫方法與檔號的編寫一樣4）袋號章的編制
袋號章由檔案部門監製，印在斜口袋上，專案包括檔號、頁數。統一用碳素墨水或中性筆填寫。
袋號章規範式樣
袋號章填寫式樣如下：
「檔號欄」填寫每件檔案的檔案級檔號，全宗號、年度號、機構或問題代號、保管期限代號、件號等專案必須齊全完整，
檔號的編寫方法與前邊的一致。
「頁數欄」填寫每件檔案的總頁數，空白頁不計頁數，即見字為一頁，收文含收文處理籤、正式檔案；發文含正式檔案、發文籤、定稿。
文書檔案歸檔整理方法
2 件 含義 1 單份檔案，乙份檔案為一件 2 正件與附件合為一件 3 來文與復文 請示與批覆 函與覆函 合為一件 4 會議記錄 會議紀要成套性材料每次 期 為一件 5 各種報表 名冊 圖冊等，一冊 本 為一件。3 分類 按年度 保管期限 永久 長期 短期 進行分類整理歸檔。4 編制頁碼 原則上保留...
文書檔案整理要求
附件2 歸檔檔案以 件 為單位進行裝訂 分類 排列 編號 編目 裝盒，使之有序化的過程。一 件 的概念 歸檔檔案的整理單位，一般以每份檔案為一件。1 檔案正本與定稿為一件 2 正文與附件為一件 3 正文與檔案處理單 包括檔案處理單 擬辦單 行 文呈批表 簽批條等 作為一件 注意 各單位必須使用區檔案...
文書與檔案管理複習整理
2 文書工作的原則 及時 準確 安全 精簡 3 文書工作組織機構分為三種型別，1 中心機構 2 專門機構 3 分支機構 4 文書工作組織方式的型別分集中形式和分散形式 5 檔案工作的性質有 1 管理型2 服務性3 政治性 6 狹義的檔案工作也就是檔案業務工作，包括八個環節 檔案收集 檔案整理 檔案堅...