一、 檔案整理概述
（一）檔案整理的概念和基本要求
檔案的整理，就是對辦理完畢的、具有儲存價值的檔案材料進行系統化、條理化的過程。
檔案整理的基本要求：遵循檔案材料的形成規律和特點，保持檔案材料之間的有機聯絡；區分檔案材料的價值，確定檔案的保管期限；便於保管和利用。
檔案整理的基本方法有兩種：
1、以案卷為單位整理。以案卷為單位整理就是立卷，即按照檔案材料在形成和處理過程中的聯絡將其組合成案卷。所謂案卷，就是一組有密切聯絡的檔案的組合體。
立卷是乙個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對檔案材料進行實體分類；組合即將經過分類的檔案材料，按一定形式組合起來；編目即將經過組合以後的檔案材料，進行系統排列和編目。以案卷為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。
2、以件為單位整理。以件為單位整理就是按照檔案材料形成和處理的基本單位進行整理。一般來講，乙份文書材料、一張圖紙或**、一盤錄音帶或錄影帶、一本表冊或證書、一面錦旗、乙個獎盃等均為一件。
文書材料的正本與定稿作為一件，**件與被**件為一件，正件與附件作為一件，原件與複製件作為一件，來文與復文可為一件。以件為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。
二、文書材料的整理
文書材料是指立檔單位在黨群工作、行政管理和業務管理活動中形成的、以文字和紙質為主要資訊記錄方式的檔案材料。
（一）以案卷為單位整理
以案卷為單位整理文書材料時應當符合《文書檔案案卷格式》（gb/t9105-88）的規定。
1、分類
按照立檔單位的檔案分類方案，在文書部門和業務部門做好平時文書材料收集、分類工作的基礎上，將屬於歸檔範圍的文書材料按以下特徵逐項分開：
（1）分年度：將文書材料按其形成或針對的年度分開。
（2）分保管期限：根據國家有關規定和立檔單位制定的檔案保管期限表，將文書材料按不同的保管期限分開。
（3）分內容（1、分類別：將檔案材料按立檔單位檔案分類方案中確定的一級類目和二級類目分開。2、分問題：將文書材料按其內容所反映的問題再詳細分開。
2、 組合（卷）
組合的基本要求：以問題為主，兼顧其它特徵，使文書材料之間的聯絡緊密，分級適當，問題單一，型別鮮明，年度不混，保管期限準確。
組合（卷）的基本方法：
（1）黨政工團和業務管理活動中形成的各種管理性、業務性、規範性檔案和調研材料等，一般按問題進行組合。同一問題的來文與復文、**件與被**件等應組合在一起。
（2）會議檔案，一般一會一捲，也可以根據檔案多少，一會數卷或數會一捲。
（3）統計材料、表冊等檔案，一般同一種式樣、名稱或同一地區的組一捲。
（4）工作計畫、總結等檔案，一般可按作者或名稱組合。
（5）案件材料，一般一案一捲，或一案數卷。
（6）人民來信，可按來信所反映的問題、信件作者或信件的處理形式組合。
（7）演示文稿、刊物可按名稱一期一捲或數期一捲。
（8）其它特殊性文書材料可根據具體情況進行組合。
3、編目
（1）卷內文書材料排列
卷內文書材料排列前，要對破損、字跡擴散或紙張太小的檔案進行修裱、複製或加邊，對大小不
一、長短不齊的檔案要摺疊理齊。
排列時，一般結合文書材料的形成時間、重要程度和彼此聯絡進行排列。排列時，批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；正本在前，定稿在後；案件材料（訴訟檔案除外）中結論性材料在前，依據性材料在後。
（2）編頁號與蓋檔號章
卷內文書材料排列完畢後，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編乙個號，即頁號。頁號的位置，正面在右上角，反面在左上角。
整卷裝訂的案卷，如果文書材料與卷盒或者捲皮沒有裝訂在一起，應在第乙份文書材料首頁的右上方，加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖1所示；單份裝訂的案卷，應在卷內每份文書材料首頁的右上方加蓋檔號章。檔號章的式樣如圖2所示。
填寫方法是：
全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。
目錄號：對每一本案卷目錄的編號。
案卷號：對每乙個案卷所的編號。
件號：對案卷中每乙份文書材料的編號。
圖1：以案卷為單位裝訂時所用檔號章式樣
圖2：以件為單位裝訂時所用檔號章式樣
（3）編卷內檔案目錄
卷內檔案目錄的式樣如圖3所示，填寫方法是：
順序號：卷內文書材料依其排列先後填寫序號。單份裝訂的案卷，其卷內文書材料的件號應與順序號一致。
文號：填寫卷內文書材料上標註的發文字號。
責任者：填寫卷內文書材料的形成單位或個人。如果責任者全稱太長，可採用通用簡稱。
題名：即檔案標題，一般照實抄錄。卷內文書材料沒有題名或題名不完整，不能反映文書材料內容的，應自擬或重新擬寫題名，外加「〔 〕」號。
日期：填寫形成文書材料的年、月、日。公布性檔案或法規性檔案，可填寫通過或批准、公布日期。沒有日期的文書材料應考證清楚後填寫。
頁號：填寫卷內每份文書材料的起始頁號，卷內最後乙份文書材料應填寫起止頁號。
備註：對卷內文書材料作必要說明。
（4）編制卷內備考表
卷內備考表的式樣如圖4所示，填寫方法是：
本卷情況說明：填寫卷內文書材料缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。案卷立好以後發生或發現的問題由有關的檔案管理人員填寫並簽名、標註時間。
立卷人：完成立卷後，由責任立卷者簽名。
檢查人：由案卷質量審核者簽名。
立卷時間：填寫立卷完成時間。
圖3：卷內檔案目錄式樣
圖4：卷內備考表式樣（卷內備考表）
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