一、檔案、檔案歸檔的基本定義
(一)歸檔檔案定義
「單位在職能活動中形成的、辦理完畢、應作為文書檔儲存的各種紙質檔案材料。」
(二)歸檔檔案的整理
「將需要歸檔檔案，以件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的乙個過程。」
(三)「事由」
「一件具體的事、乙個具體問題，或一段較緊密的工作過程等。如職務任免、晉公升檢察官等級或召開一次會議。」
(四)「件」
「件」是指歸檔檔案的整理單位，一般以每份檔案為一「件」。
一般來說，檔案正本與定稿為一件。正文與附件為一件。**文與被**文為一件；來文與復文為一件，本單位復文與外單位來文為一件，本單位去文與外單位復文各為一件。
檔案處理單有實質內容的有批示或辦理情況的與檔案為一件；原件與複製件為一件；報表、名冊、圖冊等每冊為一件。會議記錄乙份為一件，可以裝訂成冊來儲存。
二、檔案、檔案的整理原則
檔案、檔案的整理，要遵循檔案的形成規律，保持檔案之間的有機聯絡，區分不同價值，以便於保管利用。
三、檔案、檔案的整理要求
需要歸檔的檔案材料種類、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。已破損的檔案應予修整，字跡模糊或易退變的檔案應予複製。歸檔的檔案所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護的相關要求。
四、檔案、檔案的整理方法
(一)檔案、檔案的裝訂
需要歸檔的檔案材料，要去除金屬物，按件採用專用縫紉機裝訂或專用包角粘連裝訂。專用縫紉機裝訂位置在左側，裝訂專用包角粘連裝訂位置在每份檔案材料的左上角。檔案材料過厚可採用「三孔一線」左側裝訂方法進行裝訂。
一般來說，裝訂時正本在前、定稿在後；正文在前，附件在後；原件在前，複製件在後；**文在前，被**文在後；復文在前，來文在後；檔案處理單在前，檔案在後。此外，對重要檔案歷次修改稿都需要留存的，定稿在前，歷次修改稿按時間順序依次在後。
(二) 檔案、檔案的分類、排列
歸檔檔案一般採用「年度—保管期限」方法分類，即每個年度的檔案按照其價值不同劃分永久、定期兩種，定期一般分為30年、10年。在分類方案的最低一級類目保管期限內，根據機關檔案材料歸檔範圍，按檔案性質、事由、辦結時間先後順序排列。會議檔案、統計報表等成套檔案可集中排列。
永久：定期：
(三) 檔案、檔案的編號
歸檔檔案要根據分類方案和排列順序逐件編號，在檔案首頁上端的空白位置加蓋歸檔章(見圖1)，並在指定位置填寫相關內容。
圖1「歸檔章」式樣)
「歸檔章」需設定全宗號、年度、保管期限、件號等等必備項，並設定了問題選擇專案(檔案不進館的單位，全宗號可暫不填寫； 不按問題分類的無須設定。)
（1）、全宗號：檔案館給進館單位編制的代號。
（2）、年度：檔案形成年度，以四位阿拉伯數字標註公元紀年，如2013。
（3）、保管期限：歸檔檔案保管期限分為：永久、30年、10年。
（4）、問題：問題的名稱或規範化簡稱。
（5）、件號：檔案的排列順序號，只填室編件號，館編件號不填。在分類方案的最低一級類目保管期限內，按檔案排列順序從「1」開始標註。
(四) 檔案、檔案的編目
歸檔檔案應該逐件編目，歸檔檔案目錄(見圖2)設定件號、責任者、文號、日期、頁數、盒號、備註等等專案。
歸檔檔案目錄
年度問題：
保管期限：
(圖2「歸檔檔案目錄」式樣)
（1）、件號：填寫室編件號。
（2）、責任者：制發檔案的組織或個人，即檔案的發文機關或署名者。聯合發文的責任者以發文編寫號的單位為主要責任者，加「……等」。責任者文字必須要寫全稱。
（3）、文號：檔案的發文字號。
（4）、題名：檔案標題。如果檔案或檔案沒有標題或標題不規範的，可自擬標題，外加符號「［］」；正文與附件，**文與被**文，如果正文、**文不能反映附件、被**文內容，附件、被**文題名要抄錄，附在題名後，並加符號「()」；任免、調配等人事方面的檔案材料，涉及本單位人員，其人員名稱照實抄錄，附在題名後，並加符號「()」。
（5）、日期：檔案的形成時間，以八位阿拉伯數字標註年月日，如20130101。
（6）、頁數：每乙份歸檔檔案的頁數。檔案中有**的頁面規定為一頁。
（7）、盒號：檔案盒的排列順序號，在檔案移交進館時按進館要求編制。一般不需填寫。
（8）、備註：需要補充說明的情況，如果內容太多，在備註欄加註「＊」，具體的內容填在盒內備考表裡面。
歸檔檔案的目錄用紙幅面尺寸採用國際標準a4 (長×寬為297mm×210mm) 型，並區分保管期限裝訂成冊。
(五) 檔案、檔案的裝盒
（1）、將歸檔檔案按件號順序裝入盒中，並及時填寫盒脊及備考表專案。需要注意的是：不同形成年度的歸檔檔案不可以放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔檔案不可以放入同一檔案盒；不同問題類目的歸檔檔案不可以放入同一檔案盒。
（2）、檔案盒封面要標明全宗名稱，檔案盒的外形尺寸為310公釐×220公釐(長×寬)，盒脊厚度為40公釐。
（3）、盒脊設定全宗號、年度、問題、保管期限、起止件號、盒號等專案(見圖3)。其中起止件號填寫盒內第一件檔案和最後一件檔案的件號，中間用「－」號鏈結，填寫件號要準確無誤，做到盒脊起止件號與盒內歸檔檔案件號完全一致。
圖3盒脊式樣)
（4）、備考表採用國際標準a4型紙張，置於盒內檔案之後，專案包括盒內檔案情況說明、整理人、檢查人和日期(見圖4)。
圖5「備考表」式樣)
「盒內檔案情況說明」：填寫盒內檔案缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。
「整理人」：負責整理歸檔檔案的人員姓名。
「檢查人」：負責檢查歸檔檔案整理質量的人員姓名。
「日期」：歸檔檔案整理完畢的日期。
五、檔案、檔案的接收時間
文書檔案要在翌年的第二季度接收整理完畢。
檔案歸檔整理流程
文書檔案 歸檔檔案 整理流程 第一步 收集檔案材料 第二步 分年度 第三步 確定歸檔範圍 第四步 整理單位 件 的確定 第五步 件 的裝訂 第六步 劃分保管期限 第七步 歸檔檔案的排列 第八步 蓋歸檔章和編號 第九步 歸檔檔案的編目 第十步 裝盒 填寫備考表與上架。會計檔案整理流程 會計憑證檔案整理...
檔案歸檔整理流程
一 收集 收集工作作為檔案管理的第乙個步驟，由於涉及到最後檔案的歸檔的齊全完整和有效利用，目前將其劃分為兩個步驟 檔案判斷和確定期限。1 檔案判斷。檔案判斷主要是對於現有檔案的歸檔範圍進行確定，首先需要與各單位進行溝通和深入調研，根據實際情況劃定合理的歸檔範圍。2 期限期限。根據檔案的使用頻率，重要...
檔案歸檔整理規範
1 總體說明 供電所檔案按班組 櫃卷 資料盒進行歸檔，具體檔案歸檔及編碼以下發的各班組資料目錄為準。各所領取的標籤中有櫃卷標籤和資料盒標籤，櫃卷標籤貼於分層板正面，資料盒標籤插於資料盒側面塑料膜夾層。各班組領取的資料目錄有三種，分別是供電所總目錄 班組分目錄 各資料盒內夾目錄，其中資料盒內夾目錄應按...