人員檔案管理方案

一、公司為每位員工建立公司員工檔案，記錄員工在應聘及入職後的個人基本情況及考核、獎懲、職位、薪資變動情況。

以下資料納入公司人事檔案範圍內：

1、應聘簡歷及面試評價表

2、身份證、學歷證書、戶口本影印件

3、背景調查記錄

4、入職登記表

5、體檢表

6、員工轉正工作總結、考核表

7、勞動合同

8、崗位變動記錄

9、薪資調整記錄

10、獎懲記錄

11、保險繳納記錄

12、與公司簽訂的其它合同、協議

13、其它有必要納入檔案的資料

14、辭職申請、培訓檔案單獨管理，不納入員工檔案範圍內。

二、檔案建立及維護：人力資源管理人員負責員工檔案的建立及維護工作，自員工入職第一天起為員工建立檔案，員工入職後轉正、崗位變動、薪酬調整等資料在調整後的一周內放入員工檔案。為保證檔案的時效性，要求員工每年3月份填寫乙份最新的員工登記表並放入檔案，原登記表繼續儲存。

員工檔案管理人員負責將員工檔案按部門編號統一管理，並登記《檔案存放登記表》，建立《員工檔案目錄》，以便查詢。辭職、辭退員工的檔案從原部門提出，單獨保管。

三、檔案查詢許可權：員工檔案涉及員工個人及家庭資訊等資料，檔案管理人員應嚴格做好保密工作，不得隨意翻閱、洩露員工檔案內容，hr經理因工作需要可以查閱員工檔案，本部門經理因工作需要可以查詢本部門員工檔案，其他人因工作需要經hr經理同意後方可查詢員工檔案。

四、本管理辦法所指的員工檔案指員工入本公司後的檔案，不含員工進入公司前的人事檔案。