⒈文書的作用：①指導作用②規範作用③聯絡作用④記載憑證作用。
⒉文書的稿本有①草稿②定稿③正本④副本⑤存本⑥試行本⑦修訂本⑧各種文字文字。
⒊行文制度是公文在撰寫製作過程中必須遵守的規定和準則，主要包括行文關係、行文方向、行文方式和行文規則等方面的內容。
⒋認清行文關係：行文關係是指各級各類之間因檔案往來而構成的關係。各個不同組織之間構成不同的組織關係。
目前我國各級各類組織的關係主要有四種型別：領導與被領導關係、業務指導關係、平行關係與不相隸屬關係。
⒌明確行文方向：行文關係決定了行文方向，行文方向分下行、上行、平行三種。
⒍確定行文方式：從行文方向來看，下行文可採取逐級行文、多級行文和直達行文等方式；上行文除採取逐級行文、多級行文，還可採取越級行文。
⒎收文程式：簽收、拆分、登記、分發、審核。
⒏製文環節：草擬、審核、會商與會簽、簽發。
⒐制發環節：標註檔案管理資訊、複核、排版、校對、繕印、用印、登記、分發。
⒑檔案整理與歸檔工作的意義：⑴檔案整理是檔案整理的前提。⑵檔案整理是文件管理的重要建設。
⑶檔案整理是開發檔案資訊資源的重要基礎。⑷檔案整理歸檔是把分散的檔案集中儲存的重要手段。⑸歸檔是把檔案轉化為檔案的重要標誌。
⒒全宗是指乙個法人或自然人在社會活動中所形成的全部檔案的總和。
⒓了解歸檔檔案的整理：⑴整理單位①檔案正本與不同稿本②正文與附件③正文與檔案處理單④原件與複製件⑤**文與被**文⑥報表、名冊、圖冊（本）⑦來文與復文⑵檔案修整①修裱破損檔案②複製字跡模糊或易褪色的檔案③摺疊超大紙張④去除易鏽蝕的金屬物⑶檔案裝訂⑷歸檔檔案的排列⑸歸檔檔案的編號①件號室編件號編號專案 ②編號專案必備專案：全宗號、年度、保管期限、件號選擇專案—機構（問題）項歸檔章 ⑹歸檔檔案的編目①件號②責任者③文號④題名⑤日期⑥頁數⑦備註⑺歸檔檔案的裝盒。
⒔檔案的鑑定一般是指對檔案真偽和檔案價值的鑑定，實際業務工作多是後者。所以，檔案界通常所說的檔案鑑定，是對檔案價值的鑑定。
⒕鑑定檔案價值的標準：鑑定檔案價值時使用最廣泛的基本標準是檔案內容、檔案的形成者、檔案的形成時間、檔案的名稱以及檔案的完整程度、檔案的可靠程度等因素。
⒖文書檔案的保管期限為永久和定期兩類。定期一般分為30年和10年。
⒗安裝密集架對地面的承重能力有較高要求，若在二樓以上的房間內安裝，樓板承受力一般需在600公斤/平方公尺以上。
⒘檔案室的「八防」一般是指防火、防水、防潮、防霉、防蟲、防光、防塵、防盜。
⒙科技檔案的特點：⑴專業技術性⑵成套性⑶動態性⑷多樣性⑸保密性。
⒚科技檔案的歸檔要求：歸檔保管的科技檔案的內容必須齊全、完整、準確、系統。載體材料應質地優良，不得有汙損、受潮、破裂等現象。
檔案材料應採用耐用性強的書寫材料書寫，不得使用易褪色的書寫材料，否則必須影印。檔案材料應字跡清晰，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續完備。大圖紙應折成a4幅面。
⒛人事檔案具有真實性、全面性、動態性和保密性的特點。
21.保管底片最適宜的溫度是13℃~15℃，濕度為35%~45%。保管**最適宜的溫度為14℃~24℃，濕度為40%~65% 。
22.文件一體化系統一般包含檔案管理、檔案管理、資料維護、系統維護四個模組。
23.在現代，文書有兩種含義。第一種指物，是人們在社會實踐中為了記載、憑證、公布和傳遞的需要，以文字方式在一定書寫材料上表達思想意圖的一種書面記錄。
第二種指人，是對各級各類組織中管理文字材料工作人員的特定稱謂。文書包括私務文書和公務文書。
24.檔案室國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的有價值的各種形式的歷史記錄。
25.檔案的特點：一是檔案**廣泛。二是檔案內容具有社會實踐性。三是檔案的本質屬性是原始記錄性。四是檔案必須是有價值的。五是檔案的形式多樣。
26.文書與檔案的關係：文書是檔案的前身，檔案是文書的延續。文書是檔案的主要**之一，檔案則是文書的主要歸宿，所謂「今日之文書，明日之檔案」就是這個意思。
27.參謀諮詢：⑴認識檔案諮詢服務的型別。
①按內容性質，可將檔案諮詢分為事實性諮詢、指導性諮詢與檢索性諮詢。②按難易程度分，可將檔案諮詢分為一般性諮詢和專門性諮詢。③按諮詢形式，可將檔案諮詢分為口頭諮詢和書面諮詢。
⑵明確檔案諮詢服務的步驟。①接受諮詢問題。②分析諮詢問題。
③查詢檔案材料。④答覆檔案材料。⑤建立諮詢檔案。
28.舉辦展覽：ⅰ認識檔案展覽的型別。
⑴按展覽的時間劃分。①長期陳列②臨時展覽。ⅱ案展出的內容劃分：
⑴綜合性檔案展覽。⑵專題性檔案展覽。ⅲ明確檔案展覽的形式⑴固定展覽⑵網上展覽⑶巡迴展覽。
ⅳ明確檔案展覽的組織⑴確定主題⑵精選材料⑶設計格局⑷保證檔案安全。
28。提供閱覽： ⑴熟悉檔案閱覽服務①選址適當②分割槽合理③裝置齊全④制度健全⑤工作人員要有良好的工作作風和紮實的業務基本功。
⑵了解檔案外借服務①借閱證制度②代卷（盒）卡制度③借閱審批制度④催還和續借制度。
29.檢索檔案：ⅰ了解檔案檢索工作的內容⑴儲存階段的主要內容。
①著錄標引②編制檢索工具⑵查詢階段的主要內容①確定查詢內容②查詢。ⅱ熟悉檔案的著錄、標引。ⅲ了解檔案檢索工具的種類。
⑴按體例分①目錄②索引③指南。⑵按載體形式分①書本式檢索工具。②卡片式檢索工具。
③縮微式檢索工具。④機讀式（電子）檢索工具。⑶按檢索範圍分①以乙個全宗的檔案為檢索和介紹物件的檢索工具。
②以乙個檔案館的全部檔案為檢索和介紹物件的檢索工具。③以檔案館內有關某一專題的檔案為檢索和介紹物件的檢索工具。④以全國或某一地區若干個檔案館內的全部或某一專題的檔案為檢索和介紹物件的檢索工具。
⑷按功能分。①館藏性檢索工具②查詢性檢索工具③介紹性檢索工具。ⅳ編制檔案檢索工具。
⑴案卷目錄⑵全引目錄⑶全宗指南①立檔單位的歷史概況②全宗檔案概況③檔案的內容與成分。
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