文書檔案管理規定

為加強和規範文書檔案的管理，根據《檔案法》、國家檔案局《歸檔檔案整理規則》及《江蘇省國信集團檔案管理辦法》等有關規定，特制定本規定。

1管理內容與方法1.1歸檔範圍

本公司各部門在工作活動中直接形成的具有儲存價值的各種檔案材料均屬歸檔範圍。包括命令、指示、決定、報告、請示、批覆、通知、信函、合同協議、演示文稿、會議記錄、紀要、計畫總結、報表、外出帶回的文字材料等。歸檔範圍具體見「檔案材料歸檔範圍」。

1.2歸檔時間、要求與方法

1.2.1各部門應在規定的時間內，按照公司檔案材料歸檔範圍把應歸檔的檔案材料（紙質檔案和電子檔案）收集齊全並進行價值鑑定，同時檢查歸檔檔案是否符合質量要求，由兼職檔案員於次年2月底前向檔案管理部門移交完畢。

1.2.2檔案歸檔在時間上採取「集中歸檔」的方式，文書檔案歸檔工作，必須在次年的6月底完成。

1.2.3歸檔檔案（電子檔案和紙質檔案，以及相應附件）應齊全、完整、準確、規範。電子檔案應與紙質檔案內容一致。

1.2.4歸檔檔案應齊全完整，保管期限劃分準確，分類排列有序，編號編目規範。1.2.5歸檔檔案材料質量要求按公司檔案管理制度第十

八、十九條執行。1.3文書檔案的整理、編目和保管

1.3.1文書檔案的整理和編目按照公司文書檔案整理規則執行。

1.3.2文書檔案接收後，應及時登記、分類、劃定保管期限，將每份檔案逐一錄入計算機，

編制檔案目錄、備考表，整理完畢方可入庫，並編制各種檢索工具，以便迅速查詢。

1.3.4對破損的檔案材料應採取措施，及時複製並進行修補工作。2檔案開發和利用

2.1檔案開發和利用要為公司生產、經營、技術管理、黨的建設、思想政治工作服務，提高經濟效益。

2.2檔案人員要熟悉庫藏檔案情況，主動了解利用需求，採取多種形式開發檔案資訊資源，積極做好提供利用工作。

2.3檔案管理部門應對檔案資訊進行加工整理，編撰彙編、年鑑、大事記、組織機構沿革等編研材料。