一、文書檔案的管理部門
公司檔案（財務會計檔案、人事檔案除外）由綜合管理部歸口管理。除股東資料檔案管理由綜合辦總監擔任外，公司檔案管理員由綜合管理部文員擔任，負責公司檔案的收集、整理、分類存檔、保管和保密,並確保各類檔案的齊全、完整。
二、文書檔案的歸檔範圍：
重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議演示文稿、會議記錄等。
本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
本公司的請示與上級機關的批覆。
上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計畫等檔案材料。
本公司反映主要職能活動的報告、總結。
本公司的各種工作計畫、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及演示文稿。
信訪工作材料，員工調查表等工作材料。
本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、**、錄音、錄影等。
公司各部門簽定的各種合同、協議書及合資合作專案活動中形成的檔案材料。
本公司員工任免的檔案材料以及關於職工獎勵、處分的檔案材料。
本公司職工勞動、工資、福利方面的檔案材料。
公司形成的財務報表、憑證、帳簿、審計等檔案材料。
公司科研專案等的檔案圖紙材料
公司徵用土地、基建施工、竣工決算等的檔案圖紙材料
地形圖及電子文件。
公司購置大中型裝置的檔案圖紙材料
本單位重要業務問題的請示與上級機關的批覆、批示；
本單位業務開展合約檔案資料等。
本單位開展培訓工作形成的檔案材料
檔案分類詳見檔案類別。
三：下列檔案不需歸檔
(一)重份檔案。
(二)未經簽發的文電草稿，一般性檔案的修改稿，鉛印多次的校對稿。
(三)無查考價值的事務性、臨時性檔案。
(四)同級機關送來與公司業務無關的檔案材料。
(五)其它單位抄送公司作為通報情況性質並沒有保留價值的檔案材料及資料。
四、文書檔案歸檔週期、歸檔登記
檔案檔案按辦結以季度為依據，分部門、類別進行歸檔；重要、保密檔案應當月遞交綜合管理部歸檔。歸檔前，辦理移交手續，移交人在《歸檔登記表》上簽字登記。
五：文書檔案、保管期限
(一)根據上級有關檔案規定，結合公司實際，確定我公司文書檔案保管期限為永久、長期(16—20)、短期(15年以下)三類，詳見各文書檔案保管期限。
六：文書檔案案卷質量標準
(一)文書檔案組卷要求
1、遵循檔案材料形成規律的特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同價值，便於管理和利用。
2、歸檔的檔案材料種類，份數以及每份檔案的頁數應齊全完善。
3、每份檔案的正件與附件、印件與底稿，請示與批覆、**檔案與原件，多種文字形成的同一份檔案應立在一起，不得分開，文電應合一立卷。
4、永久、長期、短期不同保管期限的檔案應分別立卷。
5、跨年度的立卷應放在結案的一年，計畫、總結、報表、預決算等檔案應放在所針對的一年。
(二)文書檔案案卷排列要求
1、卷內檔案材料密不可分的應排在一起，批覆在前、請示在後，正件在首、附件在後，印件在前、底稿在後。
2、卷內檔案材料應依分類方案和排列順序逐件編號，在檔案首頁上端的空白位置加蓋歸檔章並填寫相關內容。
3、歸檔檔案由歸檔檔案目錄封面、歸檔檔案目錄及歸檔檔案三部分構成，並應裝訂成冊，裝入捲盒，置於檔案櫃內儲存。
(三)文書檔案案卷裝訂要求：
1、卷內檔案要去掉金屬物，對破損的檔案應修復或託裱，字跡擴散的應影印與原件一併立卷。案卷視情況採用三孔一線、不鏽鋼夾方法裝訂。
2、歸檔檔案目錄列印兩份，一套目錄裝訂成冊，另一套目錄與相應的歸檔檔案裝訂成冊。
（四）裝盒
1、卷殼以無酸紙盒或者塑料檔案盒進行保管。
檔案盒封面應標明全宗名稱，在盒脊或底邊設定檢索項，包括全宗號、年度、保管期限、機構（問題）、起止件號、盒號六項。
2、裝盒要求，歸檔檔案裝盒時，應按照分類方法，將不同類別的歸檔檔案按件號順序分別裝入檔案盒中，其具體要求是：不同形成年度的歸檔檔案不應放入同一檔案盒；不同保管期限的歸檔檔案不應放入同一檔案盒。裝盒應視檔案的多少選擇檔案盒的厚度。
3、備考表，每一盒內的歸檔檔案之後應放置備考表，用以對盒內歸檔檔案進行必要的注釋說明，它是檔案部門對歸檔檔案進行動態管理所採取的有效措施。備考表應設定盒內檔案情況說明、整理人、檢查人及日期等專案。
第十三條檔案借閱、保密、銷毀
（一）文書檔案借閱
1、公司員工如因工作需要借閱、複製本部門一般檔案時，經綜合管理部同意，由檔案管理員填寫《檔案借閱登記表》後借閱。如需借閱、複製非本部門檔案、合同協議、重要技術檔案等，須填寫《檔案借閱審批單》，經總經理同意後執行，並由檔案管理員在《檔案借閱登記表》上進行登記；涉及絕密及機密資料，必須經公司部門領導審核、總經理批准。檔案管理員作好登記（借閱人、借閱時間、檔名稱、事由及歸還時間），並及時收回。
複製合同協議等重要資料時，須在影印件上註明限制的用途，並加蓋公司行政公章
2、外單位人員借閱、調閱、複製公司檔案須出具介紹信、身份證和工作證，由檔案管理員填寫《檔案借閱審批單》，經公司總經理審核簽字，機密檔案須經董事長批准後方可執行。
3、檔案借閱者應對借閱的檔案負責，並妥善保管，不得轉借、勾劃、塗改、汙損、摺疊、摳除、折卷、撕頁、調換檔案，要保證案卷的完整與安全。如發生丟失、損壞、缺頁等情況，當事人應立即向檔案管理員和公司總經理報告，查清責任，按嚴重程度作出處理，對隱瞞不報者，應嚴肅處理。
4、檔案借閱原則上應當天歸還，特殊情況借閱時間不得超過3天。檔案歸還時，檔案管理員應對借出的檔案進行檢查，無誤後再歸檔。
（二）文書檔案的保密工作
1、檔案管理員和借閱人必須自覺遵守《保密法》和《保密守則》，正確處理檔案保密與利用的關係，做到既保守公司機密，又積極主動提供利用。
（三）文書檔案的銷毀工作
1、檔案的銷毀，由檔案管理員對確認已失去儲存價值的檔案清理造冊，報公司分管領導、公司總經理審核批准後實施，由2人以上對銷毀過程進行監督，並在銷毀清冊上簽字後歸檔儲存。
2、有下列行為之一，根據情節輕重，給予50-500元扣薪處理，若構成犯罪者依法追究其刑事責任。
1、毀損、丟失或擅自銷毀公司檔案。
2、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。
3、擅自塗改、偽造公司檔案。
4、未按手續借閱、外帶者或越級查閱者。
十二、本制度自批准之日起執行，由綜合管理部負責解釋。
附件：1、歸檔流程
2、檔案借閱流程
3、檔案借閱審批單
4、檔案借閱登記表
5、歸檔章式樣
6、歸檔檔案目錄封面式樣
7、歸檔檔案目錄
8、檔案盒盒脊及底邊式樣
9、備考表
10、文書檔案保管期限表
附件1：
歸檔流程
附件2：
檔案借閱流程
《檔案借閱審批單》交檔案室
附件3：
檔案借閱審批單
附件4：
檔案借閱登記表
文書檔案管理辦法
浙江京新藥業股份 為加強公司文書類檔案 以下簡稱文書檔案 工作業務建設，逐步實現文書類檔案管理工作的規範化，不斷提高科學管理水平，有效地為公司各項工作服務，根據 中華人民共和國檔案法 歸檔檔案整理規則 及公司檔案工作條例，特制訂本辦法。一 凡公司在黨群 行政 經營管理活動中直接形成的具有儲存價值的文...
文書檔案管理辦法
中共赤峰富龍熱力有限責任公司 第一條公司黨委工作部幹事為黨委兼職檔案員，其主要職責 一 管理黨委檔案的收發 登記 傳閱 二 及時 準確 安全地辦理黨委檔案，提高公文處理的效率和質量 三 管理黨委各類會議記錄 文書立卷歸檔工作。第二條管理內容與要求 一 收文 1 凡寄送 或會議帶回 黨委的公文，均由黨...
文書檔案管理辦法
為規範公司文書檔案管理，保證公司重要檔案資料的完整性，充分發揮公司文件的作用，制定本辦法。一 公司文書檔案管理的範圍 一 公司收取的上級機關和有關業務主管部門下發的公文 二 以公司名義編號製發的公文 三 公司營業執照，法人 證書 營業資質證書及有關申請 批准和變更檔案 四 公司業務專案檔案 包括專案...