大漢城建文書檔案收集、管理方案
第一條總則
1、為保證公司檔案的完整，便於查詢利用，做好收集、立卷、保管、等工作，維護檔案檔案的完整和安全，特制定本方案。
2、本方案所稱的檔案是指在建司、經營、管理工作和活動中形成的，具有備用、備查價值的各類資質證照，文書、公文、公函，合同、圖紙，影像、實物等不同形式的歷史記錄。本方案不包含人事、財務和生產技術類檔案。
第二條檔案管理機構
1、公司總部檔案室是大漢城建檔案工作的歸口管理部門，設定專門的檔案室（庫），各中心增設第二庫；各專案公司、各專業性很強的部門設定自己專門的檔案室或檔案櫃。
2、公司總部設綜合檔案室，由文化行政中心檔案員負責，其它各中心、各專案單位均設檔案管理員（或兼職檔案管理員、資料員）由各單位指派責任人並到人資運營中心、文化行政中心備案。
第三條檔案的歸檔範圍及要求
1、具體歸檔範圍、上交時間見《大漢城建文書檔案歸檔範圍目錄》（附表一）
2、歸檔的檔案材料應完整、準確、系統。檔案書寫和載體材料應能耐久儲存。檔案材料整理符合規範。歸檔的電子檔案，應有相應的紙質檔案材料一併歸檔儲存。
3、聲像類、實物類檔案要清晰完整，符合有關規範和標準，並按歸檔要求提供拍攝內容、時間、背景等。
第四條檔案的立卷
1、立卷原則：文書檔案按性質、類別、年限、重要程度和檔案材料的自然形成規律，當年立前一年的卷，並預立當年的卷。
2、立卷時間：總部檔案室立卷時間為每年三月份。各專案單位及中心每年三月前將檔案移交至總部檔案室。
3、立卷
為統一立卷規範，保證案卷質量，立卷工作由各中心、各專案單位檔案員負責，進行組卷、編目。
立卷要求：遵循檔案的形成規律和特點，保持檔案之間的有機聯絡，區別不同的價值，便於保管和利用。
歸檔的檔案材料類別、份數以及每份檔案的頁數均應齊全完整。
在歸檔檔案材料中，應將每份檔案的正件與附件、請示與批覆、**檔案與原件、多種文字形成的同一檔案，分別立在一起，不得分開。
不同年度的檔案一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批覆，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議檔案放在會議開幕年。
卷內檔案材料應區別不同情況進行排列，密不可分的檔案材料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；其它檔案材料依其形成規律或特點，應保持檔案之間的密切聯絡並進行系統的排列。
卷內檔案材料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁材料正面的右上角標上頁號。
永久和定期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內目錄。
為便於查詢，案卷須依案卷號次序排列，並填寫檔案總目錄。
第五條檔案的歸檔
歸檔的步驟（6個）裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒
1、裝訂
a、裝訂（以「件」為單位裝訂）
「件」—乙份自然的檔案
正文—定稿、正文—附件、原件—影印件、**文—被**文、批覆—請示、批示—報告、覆函—問函。可作一件裝訂時按正本在前定稿在後。
b、裝訂方法：貼上、不鏽鋼訂書針、縫紉機、不鏽鋼燕尾夾、塑料鑼釘、三孔一線。
c、注意事項：恢復檔案（補孔、殘缺、磨損）、複製檔案（字跡模糊、易退變的資料夾材料）。耐久的字跡材料：
碳素墨水、油墨、雷射列印、蘭黑墨水；不耐久的字跡材料：原子筆、紅墨水、純蘭墨水、複寫、鉛筆、電腦色帶、傳真。
2、分類（有儲存價值的）： 按保管期限—年度—機構（問題），制定分類方案
a 、保管期限：永久、定期（30、10）
總結：永久，反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本單位的工作和單位建設具有長遠利用價值的資料夾材料。定期：
反映本單位一般工作活動，在一段時間內對本單位有參考利用價值的檔案材料。
b、年度分類：按檔案形成和檔案處理的時間（強調形成年度，不強調針對年度）跨年度會議歸檔為結束的這一年，案件，結案那一年歸檔，批覆—請示，放在批覆形成的那一年歸檔（在目錄裡進行說明），**文—被**文，按**文時間歸檔。
c 、機構（問題）：可以按機構也可按問題分，單位不大，機構調整設定不複雜，檔案少，任選其一。
3、排列一般按時間先後、先重後次
4、編號（全宗號、頁號、件號、年度、保管期限）
a、蓋歸檔章 b、編頁號 c、編盒號 d、填寫封面、臨時裝盒
5、編目歸檔檔案目錄（一式五份）最少也要四份
6、裝盒填寫備考表（歸檔說明）
第六條檔案的移交
1、各中心、各專案單位按《大漢城建文書檔案歸檔範圍目錄》規定要求移交檔案，同時要移交《檔案移交（接收）登記表》（附表二）及目錄表的電子版。
2、總部檔案室接收檔案時，應根據移交目錄，與移交人共同清點。對重要、機密類的案卷，要逐頁清點，經查對無誤方可辦理簽收手續。
文書檔案管理之五檔案的收集與整理
一 整理中的檔號的編制 檔號是檔案實體管理編號的總稱，包括全宗號 案卷目錄號 類別號 案卷號 件號和頁 張 號。其中全宗號是檔案館指定給每個全宗的 案卷目錄號是全宗內每一本案卷目錄的 類別號是檔案類目的 案卷號是檔案館內案卷排列的順序號，件號是卷內檔案的順序號，頁 張 號是卷內檔案每頁 張 的順序號...
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文書的作用 指導作用 規範作用 聯絡作用 記載憑證作用。文書的稿本有 草稿 定稿 正本 副本 存本 試行本 修訂本 各種文字文字。行文制度是公文在撰寫製作過程中必須遵守的規定和準則，主要包括行文關係 行文方向 行文方式和行文規則等方面的內容。認清行文關係 行文關係是指各級各類之間因檔案往來而構成的關...