一、整理中的檔號的編制
檔號是檔案實體管理編號的總稱，包括全宗號、案卷目錄號、類別號、案卷號、件號和頁（張）號。其中全宗號是檔案館指定給每個全宗的**，案卷目錄號是全宗內每一本案卷目錄的**，類別號是檔案類目的**，案卷號是檔案館內案卷排列的順序號，件號是卷內檔案的順序號，頁（張）號是卷內檔案每頁（張）的順序號。
1. 檔號的結構和編制方法
檔號採用層次碼，即以檔案實體分類的從屬、層次關係為排列順序的**。檔號的結構大體可分為兩種。
第一種結構為：全宗號-案卷目錄號-案卷號-件或頁（張）號
格式為：***x-x.xx-***-***
例如：g012-006-025-018
j016-j·02-022-016
第二種結構為：全宗號-類別號-案卷號-件或頁（張）號
格式為：***x-x·xx- ***- ***
例如：a001-f·05-023-019
a033-045-023-169
檔號的**形式有兩種型別：一種是單純數字型**形式，另一種是數字與字母混合型**形式。各種**的編制方法如下。
（1）全宗號
全宗號用四位**標識，其中第一位用漢語拼音字母標識全宗類別（革命歷史檔案全宗用「g」,舊政權檔案全宗用「j」,建國後檔案第16號全宗。全宗順序號採用流水順序編號法，可按全宗類別分別編循序號，也可按館藏全宗首次進館時間先後編順序號，並省略全宗類別**。機關檔案室應按檔案館給定的全宗號編寫，也可不編寫全宗號，從第二級**開始依次編制案卷目錄號（類別號）、案卷號、件或頁（張）號。
（2）案卷目錄號
案卷目錄號應根據全宗內檔案整理狀況設定，可按年度或階段、組織機構、問題、檔案種類、保管期限、檔案載體形態分別設定案卷目錄並編號。現行機構檔案室通常應對不同保管期限的檔案分別編制案卷目錄，案卷目錄號採用流水順序編號法。如005號表示案卷目錄第五號卷。
（3）類別號
有的全宗卷不編寫案卷目錄，以類別號代替。類別號由漢子、漢語拼音字母或阿拉伯數字組成的**標識。類別號應根據檔案的內容及數量設定，一般不超過**。
不同級位的類別之間可用間隔符「· 」分開，如：「j·02」表示計畫類第2號卷。不會產生誤解時也可省略間隔符。
（4）案卷號
案卷號用流水順序方法編制，用三位以內的阿拉伯數字標識，其間不應有空號。一般來說，案卷號在案卷目錄內採用流水編號比較合適。數年合編一本案卷目錄的，每年的案卷號應該連續編，以後又收集到從前的案卷時，可將其案卷號編在收到案卷年度卷號的末尾，並在「案卷目錄說明」中註明。
（5）頁（張）號或件號
有文字、圖表、印章等標識的每個頁面均應編頁號，背面無任何標記的應編張號。頁（張）號在案卷內按檔案排列順序編流水順序號。由於乙個案卷不宜太厚，其中的頁碼也不宜超過3位數。
最好能控制在200頁之內，多了的分卷裝訂，增加案卷數量。
例如，a016-008-052-110這個檔號表示該檔案館中建國後檔案第16號全宗中第8號案卷目錄中第52號案卷中第110頁檔案。
二、全宗內檔案的常用分類方法
1.年度分類法
採用年度分類法，應該注意準確地判定檔案的所屬年度。在判定年度時，常會遇到以下幾種情況。
（1）檔案上沒有註明日期。檔案上如果沒有日期或日期不準確，可以運用多種考證方法，判定其準確日期或近似日期，如分析檔案的內容，研究檔案的製成材料，或者通過檔案的字型、格式、編排和標記來判定。
（2）檔案上有屬於不同年度的幾種日期。如果乙份檔案上有兩個以上的日期，可以根據不同檔案的特點，確定乙個主要日期。如指示、命令等指令性檔案，以簽署日期為依據；計畫、總結等，以內容所針對的時限為依據，跨年度的計畫可放入開始念叨，跨年度的總結可放入最後念叨；案件或事故所形成的檔案一般歸入其結案年度；等等。
（3）專門年度的檔案。在具體工作中，除了一般通用的年度外，各專業部門還採用專門的年度來開展工作，如學校教學以9月1日至次年8月31日為乙個學年度，教學檔案往往按學年形成，而其他日常工作又按自然年度進行。對這種情況，應將兩種年度結合起來使用，如「1995-1996學年」等。
專業年度究竟與所跨自然年度的前一年還是後一年結合，全宗內應統一。
2.組織機構分類法
組織機構分類法一般是按立檔單位內第一層組織機構設定類別，如組織部檔案、工會檔案等。組織機構的名稱就是類名，各個類的次序應根據正式檔案規定的或習慣上的順序來排列。
關於涉及幾個機構的檔案，在乙個立檔單位內應當有統一的規定，如經過本機關黨組或黨委討論而以行政名義發的檔案，一般應歸入行政機構類內；幾個機構聯合辦理的，一般應歸入主辦單位，也可歸入批示「退存」或最後承辦的單位。
3.問題分類法
這種方法一般適用於不可能或不適於按組織機構分類，或者每個機構內檔案相當多需要再分類的情況。
按問題分類應注意以下幾個問題。
（1）類項設定力求符合實際。要參照機關的職權範圍和基本工作任務，根據檔案的實際狀況來設類，不要任意劃分類別，也不要設定虛類。
（2）類目體系力求符合邏輯。所設的分類，概念要明確，層次要清晰。各類之間應是平行關係，不能互相交叉，更不能互相包括。
三、複式分類方法和方案的編制
在實際工作中，通常使用以下四種複式分類法。
1.年度-組織機構分類法
適用於立檔單位內部組織機構有變化但不複雜的全宗。現行機關的檔案，採用年度-組織機構分類法最為適宜。
2.組織機構-年度分類法
適用於立檔單位內部組織機關多年一直固定，或在比較穩定的基礎上有所調整的全宗，一般用於撤銷機關檔案和歷史檔案。
3.年度-問題分類法
適用於立檔單位內部機構變動頻繁，檔案已無法按組織機構進行分類的情況。也有一些單位，雖然內部也設一些機構，但是非常簡單，內部分工也不十分明確，有些機構形成檔案較多而有些機構形成檔案較少，這種情況下較宜採用年度-問題分類法。
4.問題-年度分類法
適用於歷史檔案和撤銷機關檔案。
實訓五 檔案操作
實訓五 目錄及檔案操作 一 實訓目的 1.掌握目錄樹的維護 2.檔案的新建 複製 移動 改名 3.檔案的查詢 二 實訓內容和步驟 1 在桌面新建終端 2 在使用者主目錄下建立乙個目錄mydir 3 複製檔案 etc inittab到mydir目錄下，並更名為 4 在使用者主目錄下建立檔案mydoc ...
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