《文書檔案管理》複習內容
第一章文書與檔案
1文書的概念
文書是行為主體在社會活動中為一定目的而形成和使用的、具有特定格式的應用性文字材料。
簡言之，文書是行為主體在社會活動中形成的應用性文字材料。
2該定義的內涵：
文書是文字材料的一種。
文書有特定的格式和明確的授受關係。
文書具有應用性，屬應用文範疇。
文書有很強的目的性和針對性。
文書是行為主體在社會活動中自然形成的，是行為主體處理具體事務的自然結果。這裡的「行為主體」指文書的責任者、發布者，即文書的「作者」，又叫「行文名義」。它可以是機關、企事業單位、群眾團體，也可以是個人或家庭。
「行文名義」才是文書的真正作者。
3文書的本質屬性是什麼，如何理解？
文書有政治性、機密性和知識性等一般屬性，其本質屬性是現實執行性。
現實性。文書是「現實」的。行為主體的現實活動是文書產生的根源，文書的目的是解決現實問題。
執行性。文書是「必須執行」的。文書是行為主體依據法定權利和責任處理事務的工具，受國家法律保障，必須被執行。
現實執行性。文書的「執行」有一定的有效期。事務辦理完畢或問題解決，文書的執行即告終止
4文書的特點。
文書在人類社會活動中的使用極為廣泛，品種繁多。概括地說，文書的特點主要有三個方面：
1、法定的作者。所謂法定的作者，即發文的名義。①指依據法律和有關的條例、章則、決定等成立的，並能以自己的名義行使法定的職能權利和擔負一定的任務、義務的機關和組織。
這些法定的機關與組織有時也以領導人的名義發文，此時代表的是其所在的機關、單位。②私人文書的法定作者是享有公民權的個人。
2、法定的權威和效力。文書的法定權威和效力，**於法定的作者和其法定的權利，如果不具備或者超越了這種法定性，也就失去權威和效力。
3、特定的程式。程式，即規程法式。文書，特別是國家行政機關的公文，具有規範的程式，包括使用文書的種類和格式及文書的處理程式。
5名詞解釋：法定作者。
1、法定的作者。所謂法定的作者，即發文的名義。①指依據法律和有關的條例、章則、決定等成立的，並能以自己的名義行使法定的職能權利和擔負一定的任務、義務的機關和組織。
這些法定的機關與組織有時也以領導人的名義發文，此時代表的是其所在的機關、單位。②私人文書的法定作者是享有公民權的個人。
6文書、檔案、公文的聯絡與區別。
文書、檔案、公文是文書學中既有聯絡又有區別的三個常用術語。
在多數情況下，文書、檔案的同義語；公文是文書（檔案）的一類，如「公務文書」「私人檔案」。
文書（或檔案）與公文的關係比較清楚，文書與檔案關係則複雜些，主要是對於二者的外延大小有不同看法。
一種意見認為，文書的外延大於檔案。理由是文書既包括一般意義的檔案，還包括簿冊、報表、臺帳等等。
另一種意見認為，檔案的外延比文書大。理由是文書通常指書面的文字材料，而檔案還包括非文字的、非文字的材料，如音像檔案、電子檔案。
文書與檔案的重要區別是：
文書既指「物」（文字材料），也指「人」（職務）。而檔案僅指「物」。
在指「物」的時候，文書是不可數的集合概念，不能以數量詞修飾。檔案是可數的具體概念，如某乙份或若干份檔案。
使用習慣上的區分。在「**檔案」「紅標頭檔案」「一號檔案」「檔案袋」「檔案櫃」中均不說「文書」。在「文書工作」「文書人員」「文書檔案」中均不說「檔案」。
7檔案的概念及其內涵。
人們在社會實踐中對檔案這一事物不斷加深認識，逐步形成了關於檔案的完整概念。但具體的表述各有不同，差異主要在於「屬概念」，主要有「檔案」、「文書材料」、「歷史記錄」、「文獻」等。
聯絡文書概念，檔案的定義可以簡潔地表述為：
檔案是機關、組織和個人在自身的社會活動中形成，經過系統整理，作為歷史記錄儲存以備查考的文書。
檔案的內涵
這一定義的內涵有以下幾點：
● 檔案是由文書材料有條件地轉化而來的，是文書的另一種存在形式。文書轉化為檔案一般要具備三個條件：第一，辦理完畢的文書才能作為檔案儲存，正在承辦中的文書不是檔案。
所謂辦理完畢是相對而言的，主要是指完成了文字處理程式。第二，對日後實際工作和科學研究活動有一定查考利用價值的文書，才有必要作為檔案儲存。第三，將文書按照一定的規律集中儲存起來，才能最後成為檔案。
檔案就是經過立卷歸檔集中儲存起來的文書。
● 檔案是各機關、組織和個人在其自身活動中形成的。由文書轉化而來的檔案，同樣**於形成者特定的實踐活動。（文書的作者未必就是檔案的形成者）
● 檔案的形式是多種多樣的。文書的物質存在形式決定了檔案的物質形式。在人類社會長期的社會實踐中，文書和檔案的形式不斷發展和變化，豐富多樣。
● 檔案是儲存備查的原始記錄。文書是行為主體在自身的職能活動中形成的，由文書轉化而來的各種檔案就是人們社會活動的原始記錄，而不是事後另行編寫和隨意收集的間接材料。
8文書轉化為檔案的三個條件。
● 檔案是由文書材料有條件地轉化而來的，是文書的另一種存在形式。文書轉化為檔案一般要具備三個條件：第一，辦理完畢的文書才能作為檔案儲存，正在承辦中的文書不是檔案。
所謂辦理完畢是相對而言的，主要是指完成了文字處理程式。第二，對日後實際工作和科學研究活動有一定查考利用價值的文書，才有必要作為檔案儲存。第三，將文書按照一定的規律集中儲存起來，才能最後成為檔案。
檔案就是經過立卷歸檔集中儲存起來的文書。
10檔案的本質屬性是什麼，如何理解？
檔案與文書一樣，具有政治性、機密性、知識（資訊）性等一般屬性，其本質屬性是原始記錄性。
檔案是歷史的原始記錄，這首先是由檔案的前身——文書的形成特點決定的。文書產生於行為主體的社會實踐，是這種實踐的「連帶產品」，是人類社會活動的直接記錄，從內容到形式都打上了鮮明的時代印記。其次，還決定於檔案的形成特點。
文書是隨著人的實踐交錯地陸續地產生的，資訊難免「散亂」，而經過整理轉化為檔案，就成為乙個有機的資訊系統，歷史得以清晰地「記錄」和儲存。因此，在一定意義上，檔案比文書更系統地反映歷史的原貌，是最真實、最可靠、最寶貴的史料。原始記錄性不僅使檔案區別於圖書、報刊等，也區別於文書。
11檔案的特點。
(1)資訊的系統性。檔案是對有關文書、資訊材料進行系統整理以後形成的，不經過系統整理的零散的資訊材料，不能以其為檔案。檔案要經過整理分類，並按照一定的規律和方法組合起來形成案卷或案盒，以便於保管和查詢利用。
(2)儲存的選擇性。不是所有的文書材料都能轉化為檔案，必須是日後有查考利用價值的文書，才能轉化為檔案。因此，對文書材料的鑑別、選擇就成為檔案的乙個重要特點。
另一方面，這種鑑別和選擇必須保持歷史的原貌，保持原始的記錄性，不可修改新增或者縮減，這與圖書、資料、情報有所不同。
12檔案的基本價值現實作用。
（一）檔案的基本價值
1.憑證價值
檔案是原始記錄，是歷史的真憑實據。檔案真實地記錄和反映了當時人們的思想和活動，是歷史的真跡，可靠性強，因此，具有不容置辯的證據作用，往往具有法律效力。
2.情**值
檔案是以往社會活動以及各項工作的經驗成果，對於現實工作的查考、總結經驗和科學研究、歷史研究都有著極其重要的參考作用。檔案儲存的年代愈久，也就愈珍貴，對科學研究和歷史研究的價值也就愈大。
13檔案的現實作用
基於檔案的兩大價值，檔案在現實生活中的作用是多方面、多層次的，主要有三個方面的作用：
(1)現實工作、社會活動的查考依據。
(2)歷史的憑據。
(3)科學研究的基礎和條件。
14按載體分類，檔案有哪些類別？
按檔案載體形式分類，有石刻檔案、泥版檔案、甲骨文檔、金文檔案、簡牘檔案、縑帛檔案、紙質檔案、紙草檔案、羊皮檔案、蠟版檔案、棕櫚葉檔案、樺樹皮檔案、膠片檔案、磁帶檔案等。
15國家檔案全宗的構成。
第二章文書檔案的起源和流變
1文書檔案誕生和發展的三個條件
●文字的發明
●國家的產生
●商貿的發展
東晉後，未見有簡牘檔案出土，說明自此時起，紙成為日常公文的唯一製作材料，完全取代了使用一千多年的簡牘文書。這一變化，大大方便了文書的草擬、修改、傳遞、批閱、審讀、儲存、查用，極大地提高了文書工作效率。從桓玄下令用紙代簡一直到今天，文書檔案的主要載體仍然是紙張。
第三章文書工作概述
1文書工作內容的三大環節。
文書工作主要包括三大環節，即公文的形成、公文的處理和公文的管理。公文的形成是文書工作的前提環節；公文的處理是文書工作的中心環節；公文的管理是文書工作的歸結環節。前提、運轉處理、歸結正是公文產生、發展、終結的乙個有規律性的完整過程。
2文書工作的基本任務。
文書工作的基本任務是：根據工作的需要和客觀實際，高質量地形成機關的公文，科學地組織和準確地處理機關的公文，有秩序而安全地進行公文運轉，完整妥善地保管公文，正確地發揮公文的作用，有效地推進機關工作，為領導工作服務，為社會主義現代化建設服務。
3文書工作的基本原則。
文書工作的基本原則應該是：堅持實事求是、反映客觀實際；精簡公文，反對官僚主義、形式主義和文牘主義；注重實用，高效率地做好文書工作。
4文書工作的要求。
文書工作的具體要求是：準確、及時、安全、保密。要做到嚴肅認真、一絲不苟，不能粗枝大葉，不可出現紊亂和錯漏，以免給機關工作帶來麻煩和困難，以至造成嚴重損失。
文書處理要及時、迅速，反對拖拉、積壓和迂緩，注重時效，講究效率，不搞公文「旅行」。要做好協調催辦工作，防止誤時誤事。有些公文宜減少手續，避免人為地製造迂迴和曲折過程。
文書處理要做到安全、可靠，確保****。要保護好公文，使之不丟失、不損壞。要嚴格執行保密制度，防止失密洩密。
保守機密，慎之又慎。
第四章文書的形成
1名詞解釋：公務文書
公務文書是指法定機關、團體和組織為處理公共事務而形成和使用的文書。簡稱「公文」。
按公文的法定性質分類，有法定性公文、非法定性公文兩類。法定性公文是國家規定使用的公文。我國的法定性公文在不同時期略有更易，目前，國家行政機關的法定性公文為13種，執政黨——中國共產黨機關的法定性公文為14種。
2公文的作用。
公文的作用：①指導工作。②規範行為。③聯絡公務。④憑據備忘。⑤宣傳教育。
3按使用範圍劃分，文書有哪四類？
有通用文書、專用文書、常用文書和雜體文書等四類。
（1）通用文書
通用，即在一定範圍內普遍使用。文書「通用」的前提，是標準統
一、體式規範。因此，通用文書又稱法定文書。
（2）專用文書
專業部門的業務活動中形成和使用的文書，具有專業性、專用性。如經濟文書、科技文書、司法文書等等。由於當代社會活動分解細緻，因而其具體品種繁多。
（3）常用文書
指未納入「法定文書」範圍、國家未規定其體式標準的經常使用的其他文書。如規章類的條例、辦法、章程，事務類的計畫、總結、調查報告、演示文稿等。
（4）雜體文書
除上述三類之外的文書，主要有書信類、禮儀類。如證明書、意見書、聘書、介紹信、慰問信、賀信（電）、請柬及各類致辭等。
文書與檔案管理複習整理
2 文書工作的原則 及時 準確 安全 精簡 3 文書工作組織機構分為三種型別，1 中心機構 2 專門機構 3 分支機構 4 文書工作組織方式的型別分集中形式和分散形式 5 檔案工作的性質有 1 管理型2 服務性3 政治性 6 狹義的檔案工作也就是檔案業務工作，包括八個環節 檔案收集 檔案整理 檔案堅...
文書檔案整理要求
附件2 歸檔檔案以 件 為單位進行裝訂 分類 排列 編號 編目 裝盒，使之有序化的過程。一 件 的概念 歸檔檔案的整理單位，一般以每份檔案為一件。1 檔案正本與定稿為一件 2 正文與附件為一件 3 正文與檔案處理單 包括檔案處理單 擬辦單 行 文呈批表 簽批條等 作為一件 注意 各單位必須使用區檔案...
文書檔案的整理方法
一 概念 文書檔案主要是指各單位從事社會管理活動中形成的具有儲存價值的檔案材料，即法規性檔案和行政性檔案。法規性檔案是本單位制定和頒發的。具有法律性和強制性的檔案。行政性檔案是本單位為貫徹執行法規 在日常政務活動中形成的檔案材料。目前我國黨政軍機關 部門使用和形成的檔案主要由 命令 令 指令 決議 ...